Modelo de carta de cobrança em Word (download grátis)

Modelo de carta de cobrança em Word (download grátis)

Cobrar não deveria depender da memória de uma pessoa. Quando uma fatura passa da data de vencimento, a ligação educada e a mensagem de texto ajudam, mas se perdem: ninguém lembra exatamente o que foi dito, em que data nem o que o cliente prometeu. A carta de cobrança resolve justamente isso: transforma o lembrete em um documento com data, com o detalhe do que está pendente e com um pedido concreto de pagamento.

Na prática, a carta de cobrança ocupa o meio do caminho da cobrança. Ainda não é uma cobrança judicial nem a decisão de encerrar a relação comercial, mas também já não é um simples lembrete cordial. É a comunicação formal que diz ao cliente: revisamos a carteira, estas são as faturas vencidas, precisamos de uma data de pagamento e, se não houver resposta, é isto que vai acontecer.

Este modelo em Word traz a carta completa e montada: o cabeçalho de três linhas, o bloco do destinatário, o assunto, o parágrafo de abertura, a tabela de faturas pendentes de pagamento, o parágrafo que pede para confirmar a data de pagamento ou propor um acordo, o parágrafo que se usa quando o cliente já pagou, o parágrafo do prazo antes de escalar e o fechamento com assinatura, cópia e aviso. Basta substituir os dados entre colchetes e ajustar o tom ao estilo da empresa.

O que é uma carta de cobrança e no que ela difere de outros documentos

A carta de cobrança é uma comunicação formal que uma empresa envia a um cliente devedor para lembrá-lo de que existem faturas vencidas e pedir o pagamento ou um acordo de pagamento. Assina quem tem poder para comprometer a empresa: o setor financeiro, a área de cobrança ou a direção. Por isso ela não se escreve com pressa nem se envia sem revisar o saldo: a carta fala em nome da empresa.

Ela não é a mesma coisa que o extrato de conta. O extrato é uma listagem periódica com toda a movimentação do cliente: faturas, notas de crédito, pagamentos e saldo final. A carta de cobrança é pontual: envia-se quando algo está vencido e busca uma ação concreta. Muitas empresas enviam extratos acreditando que assim estão cobrando, e o cliente arquiva sem ler, porque nada lhe é pedido.

Também não substitui uma conciliação. Se o cliente responde que já pagou ou que tem uma nota de crédito não aplicada, a carta não resolve a diferença: ela revela a diferença. Isso também é útil, porque coloca a divergência sobre a mesa no momento adequado e não quando o caso já escalou.

Existe um valor que quase nunca é mencionado: a rastreabilidade. Com a data de envio, o nome de quem assina e a lista de faturas incluídas, qualquer pessoa consegue reconstruir a gestão meses depois. Esse rastro é o que transforma a cobrança em um processo, e não em uma série de ligações soltas que dependem de quem as fez.

Para que serve

Uma carta de cobrança bem feita trabalha para a empresa de várias maneiras ao mesmo tempo:

• Lembrar de forma formal o vencimento de uma ou várias faturas, com o número, a data e o valor de cada documento.
• Pedir uma data de pagamento concreta ou propor um acordo de pagamento por escrito, em vez de deixá-lo em uma conversa por telefone que depois ninguém consegue comprovar.
• Deixar registro da gestão de cobrança: data do envio, responsável, faturas incluídas e resposta do cliente.
• Esclarecer o caso quando o cliente já pagou ou quando aplicou o pagamento em outra fatura, para cruzar as informações sem discussão.
• Anunciar de forma organizada as consequências do não pagamento, como suspender as entregas pendentes ou encaminhar o caso à área de cobrança, sem ameaças nem tom agressivo.
• Alimentar o relatório mensal de carteira, a reunião de cobrança ou a conversa com o contador, com um comprovante escrito de cada gestão.

O tom certo em cada etapa da cobrança

O tom muda conforme o momento. No primeiro aviso, quando a fatura acabou de vencer e o cliente tem bom histórico, a carta deve parecer um lembrete e não uma reclamação: presume-se boa-fé e pede-se a confirmação da data de pagamento. No segundo aviso, o texto já menciona que houve uma comunicação anterior, repete o detalhe das faturas e pede uma resposta com prazo.

No terceiro aviso, ou aviso final, a carta anuncia de forma explícita o que vai acontecer: as entregas pendentes são suspensas, o caso é encaminhado à área de cobrança ou segue para a instância que a empresa tiver definido. Aqui o importante não é a dureza da linguagem, mas o cumprimento: se a carta anuncia algo, a empresa precisa estar pronta para fazer.

• Primeiro aviso: lembrete cordial, com o detalhe das faturas e o pedido de confirmar a data de pagamento.
• Segundo aviso: referência à gestão anterior, prazo curto e pedido de acordo de pagamento por escrito.
• Aviso final: anúncio claro das consequências e do passo seguinte, com cópia para a área comercial.

Uma regra prática: quanto mais tensa a relação, mais curta e concreta deve ser a carta. Parágrafos longos de reprovação não cobram; o dado exato cobra.

O que o modelo inclui

O modelo reproduz a estrutura real de uma carta de cobrança. Estes são os seus blocos e o que se escreve em cada um:

Que dados você precisa antes de escrever

Antes de abrir o modelo, tenha estes dados à mão. Boa parte dos erros de uma carta de cobrança acontece por escrever sem eles:

• A lista atualizada da carteira, com as faturas vencidas, a data de emissão, a data de vencimento, o valor e o saldo real de cada uma.
• O extrato do cliente ou o detalhe dos pagamentos e das notas de crédito aplicadas, para não cobrar o que já foi pago.
• O nome completo, o cargo e o canal de contato da pessoa que recebe a carta, além do endereço ou e-mail onde a comunicação é protocolada.
• O histórico de gestões: ligações, e-mails, acordos anteriores e promessas de pagamento, para não repetir a mesma mensagem nem contradizer o que já foi dito.
• O critério da empresa sobre prazos e consequências: quanto tempo se concede e o que se faz quando não há resposta.
• Quem assina a carta, com que cargo, e para quais áreas vai a cópia.

Como usar, passo a passo

1. Baixe o arquivo e abra no Word. Antes de escrever, salve uma cópia em branco: assim o modelo original fica preservado para a próxima vez.
2. Substitua o cabeçalho: nome da empresa, identificação, endereço, cidade, telefone, e-mail e site. Revise também o rodapé do documento, que muitas vezes continua com os dados do modelo.
3. Complete a cidade e a data. Se a carta for enviada vários dias depois de escrita, ajuste o parágrafo do prazo para que os dias concedidos continuem contando a partir da data real de envio.
4. Preencha o bloco do destinatário com a razão social, o nome e o cargo do contato, o endereço e a cidade. Se o envio for por e-mail, mantenha o bloco: a carta precisa poder ser impressa e arquivada.
5. Escreva o assunto com os números das faturas incluídas. Se forem muitas, mencione a primeira, a última e o total pendente.
6. Preencha a tabela de faturas. Confira cada valor contra o extrato antes de escrever o total: um erro no total tira a autoridade de toda a carta.
7. Escreva o parágrafo do prazo com os dias que a empresa está disposta a conceder e com a consequência real: suspender as entregas pendentes, encaminhar o caso à área de cobrança ou as duas coisas, conforme o procedimento interno.
8. Assine, revise a ortografia e o nome do cliente, atribua o número sequencial ou o código de documento se o seu arquivo tiver um e registre-o no controle de comunicações. Salve o arquivo com um nome que permita encontrá-lo depois, como o nome do cliente e a data.

Erros frequentes e o que revisar antes de enviar

• Cobrar um saldo que já foi pago ou que tem uma nota de crédito não aplicada. Revise o extrato no mesmo dia do envio, não no dia em que montou a carta.
• Enviar a carta sem os números das faturas, sem as datas ou sem o total. Sem esses dados a carta perde precisão e obriga a uma ligação extra.
• Usar o mesmo texto para todos os clientes: copiar e colar arrasta detalhes que não correspondem ao caso, e o cliente percebe.
• Anunciar consequências que a empresa não vai aplicar. Se as entregas nunca são suspensas, não escreva isso: a próxima carta não será levada a sério.
• Deixar colchetes sem substituir ou o parágrafo do prazo sem completar. É o erro mais comum e o mais visível.
• Enviar sem assinatura, sem cargo ou sem cópia para a área comercial e a cobrança, e não guardar cópia nem registrar a data de envio: sem esse registro não há como mostrar que a comunicação existiu.

Quando vale a pena passar para um sistema

Com poucos clientes e algumas faturas vencidas por mês, este modelo é suficiente: preenche-se em poucos minutos e deixa o comprovante escrito da gestão.

Quando a carteira cresce, o problema deixa de ser o texto e passa a ser a informação. É preciso saber quais faturas estão vencidas hoje, quantos dias já passaram, o que foi prometido na última ligação e quais clientes já receberam o terceiro aviso. Nesse ponto a carta se torna a parte fácil e o controle se torna a parte difícil.

Um software de estoque e carteira como Kardex Tauro mantém as faturas, os pagamentos e os saldos em um só lugar, calcula os dias de atraso sem abrir arquivo por arquivo e deixa o histórico de comunicações junto de cada cliente. O modelo continua sendo útil: serve para redigir a mensagem, enquanto o sistema diz a quem cobrar e quando.

Este modelo é um guia de gestão de carteira para uso interno: antes de escalar um caso, revise com o seu assessor as condições do contrato e os passos de cobrança definidos pela sua empresa.