Modelo de referências pessoais em Word (download grátis)

Modelo de referências pessoais em Word (download grátis)

Quando uma empresa me pede referências, a última coisa que quero é improvisar na hora. Anotar nomes e telefones no verso de uma folha, passar tudo por mensagem ou responder que envio depois deixa uma impressão fraca e atrasa um processo no qual já estou arriscando a vaga. Foi por isso que montei esta folha: um modelo de referências pessoais e profissionais em Word que se preenche uma única vez, se revisa com calma e se entrega como anexo do currículo ou da ficha de candidatura.

Ela existe para que quem me avalia tenha à mão as pessoas que podem falar de mim, com o dado completo e com a autorização já dada. Não substitui o currículo nem a carta de apresentação: acompanha os dois. Aproveitam mais quem procura o primeiro emprego, quem volta ao mercado depois de vários anos e quem se candidata a cargos em que se pede confiabilidade, como lidar com dinheiro, depósito, estoque ou atendimento ao público. Muitos processos pedem a folha como documento separado mesmo depois de receber o currículo.

O arquivo é uma página em Word, sem fórmulas nem macros: meu nome centralizado no alto, duas tabelas e um aviso no final. Ele pode ser editado no Word, no LibreOffice ou no Google Docs, e é impresso em folha tamanho carta sem ajustes.

O que é exatamente uma folha de referências

É um documento curto, quase sempre de uma página, em que apresento dois grupos de pessoas: as que me conhecem pelo trabalho e as que me conhecem fora do trabalho. Cada entrada leva o nome completo, a relação que existe entre nós, a empresa ou o vínculo pelo qual nos conhecemos, há quanto tempo nos conhecemos, um telefone, um e-mail e uma marcação que diz se a pessoa autoriza o contato.

Não é uma carta de recomendação. A carta é escrita por quem me recomenda e fala de mim; a folha de referências é escrita por mim e apenas entrega os dados para que outra pessoa faça as ligações. Se o processo pede cartas assinadas, esta folha não as substitui. Se o processo pede a folha, também não é preciso pedir a um gestor que escreva uma carta com pressa. Na prática, ela responde a uma pergunta muito concreta de quem avalia: para quem eu ligo e em qual número.

Ela também funciona como um inventário pessoal. Ao preencher a tabela, percebo se tenho duas referências profissionais e nenhuma pessoal, se faz anos que não falo com a pessoa que pensava indicar ou se o número que guardei já não existe. Descobrir isso sentado à mesa é bem melhor do que descobrir depois de entregar o documento e ficar esperando a ligação.

Para que serve tê-la pronta

• Anexá-la ao currículo ou à ficha de candidatura quando é pedida como documento separado.
• Responder rápido ao recrutador que a solicita por e-mail no meio de um processo.
• Deixar claro o tipo de relação de cada pessoa, para que ninguém ligue para um parente achando que é um gestor.
• Confirmar por escrito que cada pessoa autoriza o contato.
• Reunir em um só lugar dados que hoje estão espalhados entre o celular, o e-mail e papéis antigos.
• Preparar minhas referências: se aviso antes, quando ligarem elas já sabem quem liga e para quê.

O que o modelo inclui

Estes são os blocos reais do arquivo, na ordem em que aparecem quando ele é aberto:

As duas tabelas de referências têm as mesmas colunas. Vale a pena olhá-las juntas, porque são elas que decidem se alguém consegue fazer a ligação ou não:

Como preencher, passo a passo

1. Baixe o arquivo e salve com um nome que reconheça depois, por exemplo referências e o mês em que atualizei.
2. Apague os colchetes da parte de cima e escreva meu nome e sobrenome, meu documento de identidade, meu telefone e meu e-mail.
3. Preencha os dados do candidato com a vaga exata a que me candidato, a mesma que aparece no anúncio, além da cidade e da data em que entrego a folha.
4. Faça primeiro um rascunho com a lista de pessoas: duas ou três do trabalho e duas ou três de fora do trabalho, ainda sem pensar no formato, apenas anotando nomes.
5. Antes de registrar um único dado, ligue ou escreva para cada pessoa, conte para qual cargo estou me candidatando e peça autorização para incluir os dados. Marquem juntos a caixa de autorização.
6. Confira cada telefone e cada e-mail na agenda do celular ou em uma mensagem recente daquela pessoa. Um dígito trocado transforma a referência em um número que ninguém atende.
7. Escreva a relação e o tempo de convivência de forma concreta. Gestor direto na área de depósito, quatro anos diz muito mais do que a palavra trabalho.
8. Leia a folha inteira em voz alta, corrija acentos e maiúsculas e só então exporte para PDF ou imprima para anexar.

Erros frequentes que tiram o valor dela

• Colocar um parente próximo como referência pessoal. O aviso do próprio arquivo diz isso: é melhor um professor, um vizinho ou um líder de grupo, porque um parente é descartado de imediato.
• Incluir referências sem avisá-las. Se ligarem e a pessoa não souber do que se trata, a conversa começa mal e meu nome fica no meio.
• Escrever telefones ou e-mails sem conferir. Um número errado é lido como descuido, não como azar.
• Deixar a caixa de autorização em branco. Quem liga fica na dúvida e, em muitos casos, prefere não ligar.
• Repetir o mesmo telefone ou o mesmo e-mail em duas referências diferentes. O enchimento aparece e deixa qualquer um desconfiado.
• Datas e cargos que não batem com o currículo. Qualquer avaliador compara os dois documentos antes de discar um número.

Como quem contrata lê essa folha

Quando esta folha chega às mãos de um recrutador, ela não é lida como formalidade: ela é usada. O normal é ligarem para uma ou duas pessoas da lista e fazerem três perguntas básicas: quanto tempo trabalhei ali, como era meu desempenho e por que saí. As respostas são comparadas com o que eu disse na entrevista e com o que aparece no currículo.

Por isso o tempo de convivência pesa tanto. Uma referência que me conhece há alguns meses vale menos do que uma que trabalhou comigo um par de anos, e quem autorizou o contato por escrito responde com mais tranquilidade. A variedade também conta: se todas as minhas referências vêm da mesma equipe e do mesmo período, a folha conta só uma parte da minha história.

Vale lembrar que quem liga não procura uma opinião perfeita, mas sinais de coerência. Se a referência confirma o cargo, as datas e o motivo da saída, a folha cumpriu a função mesmo sem uma chuva de elogios.

Quando vale a pena passar para um sistema

Para uma pessoa que procura emprego, este modelo é suficiente e não precisa de mais nada: preenche-se uma vez por ano e guarda-se no computador ou em uma pasta na nuvem. O problema aparece do outro lado, na empresa que recebe dezenas de folhas de referências, arquiva tudo em pastas por processo e depois não encontra a do candidato contratado há meio ano. É aí que os arquivos soltos começam a jogar contra.

Quando o volume cresce, ajuda separar duas coisas: o documento que a pessoa assina e o registro que a empresa consulta. O Kardex Tauro é um software de estoque e controle de depósito, não uma ferramenta para currículos; ele ajuda, em contrapartida, quando a desordem já não está na folha do candidato, mas nos registros da operação, como as entregas de uniforme, o estoque sob responsabilidade de um funcionário ou os itens devolvidos no fim do vínculo. A regra honesta é simples: enquanto a informação cabe em uma folha de Word, a folha basta; quando for preciso cruzá-la com movimentações, assinaturas e datas de reposição, já é hora de um sistema.

Este modelo é um guia geral de uso pessoal. Cada empregador tem seu próprio formato e sua própria lista de documentos: quando uma entidade ou uma empresa pedir outro, verifique qual é o documento exigido e adapte esta folha, ou pergunte à entidade qual documento ela exige antes de entregar.