Modelo de acordo de pagamento em Word (download grátis)

Modelo de acordo de pagamento em Word (download grátis)

Um acordo de pagamento é o documento com o qual duas partes fecham por escrito como será paga uma dívida já vencida. Cabe em uma folha: as partes identificadas, o saldo reconhecido com o detalhe das faturas, o calendário de parcelas, as condições que valem enquanto o devedor cumpre e três assinaturas —credor, devedor e testemunha—. Não é uma fatura nem uma nota promissória: é o plano de pagamento assinado, aquele que organiza a carteira de recebíveis e deixa claro o que se espera de cada lado.

O problema aparece quando esse papel não existe. Alguém promete pagar na sexta-feira, outro garante que já depositou uma parte, o vendedor lembra de um prazo diferente do que está na área de cobrança e, no fim, o saldo depende de quem atende o telefone. Essa desordem custa duas vezes: o dinheiro demora a entrar e as horas se perdem discutindo valores que ninguém registrou por escrito. Meses depois, quando é preciso explicar por que a conta continua aberta, não sobra nenhum comprovante do que foi negociado nem de quem autorizou.

Este modelo fecha essa lacuna. Baixe o arquivo, abra no Word, substitua os campos entre colchetes pelos dados reais e ele fica pronto para imprimir e assinar. Serve para donos de pequenas empresas, responsáveis pela cobrança, gerentes de crédito, contadores e administradores que negociam o pagamento de uma dívida com um cliente ou um fornecedor, e também para acordos internos quando um setor fica devendo uma falta de estoque ou um reembolso.

O que é um acordo de pagamento

É um documento privado, curto e formal, no qual as duas partes reconhecem uma obrigação pendente e definem como cumpri-la. Sua força não está na solenidade, mas no detalhe: quanto se deve, desde quando, em quantas parcelas será pago e o que acontece se uma parcela não chegar. Por isso o acordo de pagamento não substitui a fatura —que é a cobrança original— nem a nota promissória: ele é a renegociação, a ponte entre o que se devia nas condições iniciais e o que de fato será pago.

Também não é uma ata. A ata registra o que várias pessoas discutiram em uma reunião e é assinada pelos presentes; o acordo de pagamento obriga duas partes com interesses opostos, então precisa da assinatura das duas e, se possível, de uma testemunha que dê fé. E é diferente da carta de cobrança, que sai do credor para o devedor e leva uma única assinatura: aqui o devedor também assina, porque reconhece o saldo e aceita o calendário. Essa assinatura dupla é o que transforma uma promessa verbal em compromisso verificável.

Para que serve

• Registrar por escrito o saldo real, com o detalhe de cada fatura ou documento que o compõe e sua data.
• Fixar parcelas, datas e valores, para que o devedor saiba exatamente quanto deve pagar e quando.
• Organizar a carteira: o setor financeiro deixa de correr atrás de promessas verbais e trabalha sobre um calendário assinado.
• Evitar que cada vendedor ou consultor negocie condições diferentes com o mesmo cliente.
• Dar respaldo quando o acordo é cumprido e também quando é descumprido e é preciso decidir o que fazer.
• Documentar o caso na pasta do devedor, junto aos comprovantes de pagamento e às comunicações.

O que o modelo inclui

O arquivo já traz as seções tituladas e as tabelas prontas para preencher. Esta é a estrutura real do documento:

Repare que a seção 1 pede os dados do credor e do devedor. Quando o acordo é entre empresas, a identificação é o registro com o qual cada uma atua; quando o devedor é pessoa física, é o seu documento de identidade. Preencher errado ou deixar em branco é uma das razões mais comuns pelas quais um acordo deixa de servir meses depois, exatamente quando é necessário.

Como usar passo a passo

1. Substitua os dados do cabeçalho: nome da empresa, identificação, endereço, cidade, telefone, e-mail e site. Qualquer colchete não preenchido mostra que o documento foi assinado sem ser revisado.
2. Escreva a cidade e a data da assinatura e mantenha o título centralizado como está.
3. Confira o saldo com a contabilidade e com os comprovantes de pagamento do devedor antes de registrá-lo. Se já houve pagamentos parciais, subtraia-os aqui: o acordo deve tratar do saldo que realmente está pendente.
4. Preencha a tabela da seção 2 com cada fatura ou documento, sua data e seu valor, e feche com a linha de total. Esse total precisa coincidir com o valor em números escrito no parágrafo anterior.
5. Defina as parcelas junto com o devedor e escreva-as na tabela da seção 3. Escolha datas alcançáveis: um calendário confortável que se cumpre vale mais do que um calendário ambicioso que se rompe na segunda parcela.
6. Redija os três parágrafos da seção 4. Antes de assinar, decida os campos entre colchetes: o meio de pagamento concreto (transferência, dinheiro ou cheque), o que acontece com os juros já gerados enquanto o devedor cumpre, e quantas parcelas não pagas permitem encerrar o acordo. Esse número fica escrito aqui e não é improvisado depois.
7. Leia o documento em voz alta com o devedor, ponto por ponto, antes de assinar. Aproveite para confirmar que ele entende a data de cada parcela e que tem como pagá-la.
8. Assinem as três partes e entregue uma cópia ao devedor. Guarde o original na pasta do devedor, junto aos comprovantes de pagamento e às comunicações.

Um exemplo da tabela de parcelas

A tabela da seção 3 é a mais revisada e a que acumula mais erros. É assim que ela aparece com os campos a preencher:

Os colchetes não são enfeite: são os espaços que devem ser preenchidos antes de imprimir. O valor em números e a moeda são escritos no parágrafo do saldo, e vale repetir a moeda em cada linha quando o negócio trabalha com mais de uma. A soma das parcelas deve dar exatamente o total do saldo; se não fechar, o documento perde credibilidade e o devedor ganha um argumento para discutir a parcela seguinte. Também vale definir a data de cada pagamento antes de assinar, em vez de deixá-la como a confirmar.

O que revisar antes de assinar

• Que o saldo confira com a contabilidade e com os comprovantes de pagamento do devedor.
• Que não tenha sido incluída nenhuma fatura já paga nem documento de outra conta do mesmo cliente.
• Que as datas das parcelas sejam realistas diante do fluxo de caixa do devedor.
• Que o campo do descumprimento esteja definido e claro: quantas parcelas não pagas permitem encerrar o acordo.
• Que o meio de pagamento e a conta estejam escritos sem ambiguidade.
• Que quem assina pelo devedor tenha poderes para isso e que sua identificação coincida com a do cabeçalho.
• Que fique uma cópia assinada com o devedor e o original arquivado com seu número sequencial.

Quando vale a pena passar para um sistema

O acordo de pagamento resolve a negociação, mas não resolve o acompanhamento. Paga a primeira parcela, alguém precisa lembrar da segunda, confirmar que o dinheiro entrou, atualizar o saldo e avisar quando uma parcela atrasa. Com dez acordos abertos isso cabe em uma planilha; com duzentos, vira trabalho de tempo integral e um risco silencioso de que algo passe despercebido. É aí que faz sentido apoiar-se em um sistema que guarde o saldo, o calendário e os pagamentos no mesmo lugar onde está a carteira. O Kardex Tauro existe exatamente para esse passo: organizar o estoque e a carteira com registro de movimentos, para que o acordo assinado seja o ponto de partida e não a única ferramenta de controle. Se a sua operação ainda cabe em um caderno e cinco pastas, continue com o modelo; quando não couber mais, não o force.

Este modelo é um guia geral, não é assessoria jurídica

O modelo é de uso interno: não foi redigido sob medida para o seu caso e não constitui assessoria jurídica. As condições de um acordo de pagamento mudam conforme o tipo de dívida, a relação entre as partes e as regras do país onde é assinado. Antes de assinar, revise-o com o assessor da sua empresa e ajuste-o à sua operação e ao seu país; se a dívida for grande ou o devedor já tiver descumprido outros compromissos, peça essa revisão primeiro.