Como Dar Baixa em uma Conta a Receber, Passo a Passo

Registrar um recebimento como entrada avulsa não resolve nada: se o pagamento não for aplicado ao documento que o originou, o saldo da conta não cai e a carteira segue mostrando como pendente uma dívida que o cliente já pagou. Dar baixa na conta a receber é o que amarra o dinheiro recebido à obrigação específica, reduz o saldo e deixa o rastro do movimento no caixa.

Este guia percorre o processo completo no aplicativo, com uma captura por tela e o significado de cada quadro vermelho numerado. O exemplo abate 200000 na conta 01-CXC-15 de DISTRIBUIDORA HERMES SAS («CONTA A RECEBER DE EXEMPLO»), um total de 500,000.00 no centro de custo 01 - Central Warehouse: no fim a conta fica PARCIAL com 300000.00 de saldo.

Antes de começar

Sessão aberta com o usuário que faz o recebimento (Admin no exemplo) e permissão para entrar no módulo financeiro.
O centro de custo correto ativo, o da conta a abater (01 - Central Warehouse no exemplo).
A conta a receber já criada e localizada na lista, encontrada pela referência ou pela descrição antes de abater.
O valor recebido e uma nota para identificá-lo, porque o «Descrição» é obrigatório e sem ele a baixa não é salva.

Passo a passo

Passo 1 — A janela principal

KardexTauro V3 abre nesta janela. Os abonos são registrados no módulo financeiro, por isso o primeiro passo é entrar em «Financeiro». Em cima vê-se o centro de custo ativo (01 - Central Warehouse), que é o da conta a abater.

Textos na tela: «Financeiro», «Estoque», «Entradas», «Saídas», «Alterar Centro de Custo»

Ação: Pressione «Financeiro» para entrar no módulo financeiro.

Passo 2 — O menu do módulo financeiro

Abre-se o menu financeiro. O abono é feito sobre uma conta a receber, por isso entra-se por «Contas a Receber» (ao lado está a outra carteira, com as suas próprias contas).

Ação: Pressione «Contas a Receber» para abrir a lista de contas a receber.

Passo 3 — A lista de contas a receber

Abre-se «Lista de Documentos». Cada linha é uma conta com a referência, o terceiro, o conceito, o STATUS, o total, o abatido e a data. Antes de abater convém ver o status e o abatido: uma conta FECHADA já está paga por completo.

Textos na tela: «Procurar»

Ação: Procure a conta que vai abater (no exemplo, a do conceito «CONTA A RECEBER DE EXEMPLO»).

Passo 4 — Selecionar a conta e pressionar «Pagar»

Ação: Selecione a linha e pressione «Pagar».

Passo 5 — A janela do abono

Abre-se a janela do abono, que já traz os dados da conta: «Documento» (01-CXC-15), «Total da Obrigação» (500,000.00), «Saldo a Pagar» (500,000.00) e a «Data de Pagamento» (22/09/2026). Para registrar o abono há que preencher «Valor a Pagar», que começa em zero, e o «Descrição». Atenção ao rótulo: o programa titula esta janela «Pagar Contas a Pagar» —o texto da outra carteira— também quando a conta é a receber. O que identifica a conta é o «Documento»: um número 01-CXC-… é uma conta a receber.

Na imagem:

1) «Documento» (01-CXC-15): conta a receber (01-CXC), não a pagar.
2) «Total da Obrigação»: o total da obrigação (500,000.00).
3) «Saldo a Pagar»: o que falta pagar (500,000.00).
4) «Valor a Pagar»: aqui se escreve o abono.

Textos na tela: «Documento», «Total da Obrigação», «Saldo a Pagar», «Valor a Pagar», «Descrição», «Data de Pagamento»

Ação: Confira a conta e o saldo que a janela mostra.

Passo 6 — Escrever o valor e o conceito

Escreve-se em «Valor a Pagar» o valor que se abate —no exemplo 200000, uma parte do saldo— e em «Descrição» uma nota para o identificar («ABONO DE EXEMPLO»). O conceito é obrigatório: sem ele o programa não salva o abono.

Na imagem:

1) «Valor a Pagar»: o abono escrito (200000).
2) «Descrição»: a nota do abono («ABONO DE EXEMPLO»).

Textos na tela: «Valor a Pagar», «Descrição», «Data de Pagamento»

Ação: Escreva o valor do abono e o seu conceito.

Passo 7 — Aceitar o abono

O abono é registrado com o botão «OK» da janela. Ao aceitá-lo, o programa soma o valor ao abatido da conta e deixa o movimento no caixa (entrada se se cobra, saída se se paga).

Na imagem:

1) «Documento» (01-CXC-15): conta a receber (01-CXC), não a pagar.
2) Botão «OK»: registra o abono.
3) «Cancelar»: fecha sem abater.

Textos na tela: «OK», «Cancelar»

Ação: Pressione «OK» para registrar o abono.

Passo 8 — A conta abatida

A conta fica como «01-CXC-15» com status PARCIAL, 200000.0 abatido de 500,000.00 (saldo 300000.00) e no caixa ficou o movimento «01-CIG-1 · Abono a CXC. ABONO DE EXEMPLO». Se o abono tivesse coberto todo o saldo, a conta ficaria FECHADA.

Ação: Confira na lista o status e o abatido da conta.

Resultado

A baixa fica aplicada à conta: a «01-CXC-15» passa a status PARCIAL, com 200000.0 abatido de uma obrigação de 500,000.00 e saldo de 300000.00 (o «Saldo a Pagar» que a janela mostrava ao abrir era 500,000.00), e no caixa fica o movimento «01-CIG-1 · Abono a CXC. ABONO DE EXEMPLO». Se a baixa tivesse coberto todo o saldo, a conta ficaria FECHADA. A conferência foi feita lendo o banco de dados do programa (kardex.db), não só a tela.

Boas práticas

Confira o status e o abatido na lista antes de abrir a janela: uma conta FECHADA já está paga por completo e não aceita nova baixa.
Escreva em «Descrição» uma nota que permita rastrear o recebimento depois (número do recibo, data ou forma de pagamento): sem ela o programa não salva a baixa.
Confirme em «Documento» que o número é 01-CXC-… e não 01-CXP-…: a janela aparece titulada «Pagar Contas a Pagar» mesmo quando a conta é a receber.
Se o cliente pagar só uma parte, deixe a baixa parcial em vez de forçar o total: a conta fica PARCIAL e o saldo continua visível para o próximo recebimento.

Perguntas frequentes

Por que a janela de pagamento diz «Pagar Contas a Pagar» se estou cobrando?

Porque o programa titula a janela assim também quando a conta é a receber: é o texto da outra carteira. O que identifica a conta é o «Documento»; um número 01-CXC-… é uma conta a receber.

Posso abater só uma parte do saldo?

Sim. No exemplo abatem-se 200000 de uma obrigação de 500,000.00 e a conta fica PARCIAL, com 300000.00 de saldo. Só quando o pagamento cobre todo o saldo a conta passa a FECHADA.

O que acontece se eu pressionar «Pagar» sem linha selecionada ou deixar a descrição vazia?

O botão «Pagar» atua sempre sobre a conta selecionada, então sem linha escolhida não faz nada; e a «Descrição» é obrigatória, porque sem ela o programa não salva a baixa.

Este artigo faz parte do Manual do Usuário do Kardex Tauro V3, que reúne todos os processos do sistema explicados passo a passo.

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