Modelo de ata de junta diretiva em Word (download grátis)

Modelo de ata de junta diretiva em Word (download grátis)

Quando uma junta diretiva se reúne, as decisões que toma não existem por completo enquanto não ficam escritas. Um acordo verbal, por mais claro que pareça na sala, desaparece assim que os participantes saem pela porta: ninguém lembra com exatidão quem propôs o quê, quantos votaram a favor e o que ficou encarregado a cada responsável. A ata é o documento que transforma uma conversa em fato verificável, e por isso é um dos papéis mais consultados da vida de uma sociedade.

Este modelo de ata de junta diretiva em Word foi pensado para que o secretário da sessão, ou quem faça as suas vezes, registre uma reunião completa sem improvisar o formato. Inclui os campos de identificação da sessão, a verificação do quórum, a tabela de presentes, a ordem do dia, a tabela de votações, o espaço para as resoluções e o bloco de assinaturas. Você baixa, adapta à empresa e arquiva no lugar correto.

Neste guia explicamos em que a ata de junta diretiva se diferencia de uma ata de reunião comum, o que ela deve conter para servir de respaldo ao que foi decidido, como preenchê-la passo a passo e o que revisar antes que os diretores assinem.

O que é uma ata de junta diretiva e em que se diferencia de uma ata de reunião comum

Uma ata é o relato escrito e ordenado do que aconteceu em uma sessão: quem compareceu, o que se discutiu, o que foi votado e o que se decidiu. Até aí, uma ata de junta diretiva e uma ata de reunião comum se parecem muito. A diferença aparece quando a reunião é de um órgão de administração, porque então a ata deixa de ser uma simples memória da conversa e passa a ser o suporte de decisões que comprometem a sociedade.

Numa reunião de trabalho comum, como um comitê de área, uma reunião de equipe ou uma sessão de acompanhamento, o habitual é anotar os temas tratados e os compromissos que cada um assume. Ninguém verifica se há quórum, ninguém conta os votos e as conclusões são recomendações que podem ser ajustadas depois. Numa junta diretiva há três elementos que mudam a natureza do documento: quórum, votações e resoluções.

• Quórum: antes de começar é preciso verificar que está presente o número mínimo de membros que habilita a sessão. Se ele não for atingido, a reunião não pode decidir nada e o único registro que fica é a constatação de que não houve quórum. Esse controle é a primeira coisa que se observa quando alguém questiona a validade de uma decisão.
• Votações: cada decisão é submetida a votação e o resultado é registrado um por um, com votos a favor, votos contra e abstenções. Não basta anotar que foi aprovado; é preciso deixar claro quantos votaram e em que sentido, porque uma maioria mal contada é a fonte mais comum de discussões posteriores.
• Resoluções: o que foi aprovado é redigido como uma decisão formal, com verbo no presente e encabeçada pela palavra RESOLVE. Uma resolução não descreve uma conversa: ela determina algo, nomeia alguém ou autoriza uma atuação, e por isso pode ser executada.

A isso se soma uma regra de arquivo que se esquece com frequência: a ata não é guardada solta. Ela é aprovada, na mesma sessão ou na seguinte, e depois é arquivada no livro de atas com numeração consecutiva. Esse livro é a memória oficial da sociedade; uma ata sem número e sem livro é um rascunho, não é ata. Vale também não confundir a ata com os documentos que a acompanham: a convocação é a chamada prévia, a lista de presença registra quem chegou e a ata conta o que aconteceu e o que se decidiu. Os três papéis se complementam e são arquivados juntos.

Para que serve a ata de junta diretiva

Além do cumprimento formal, a ata resolve problemas bastante concretos do dia a dia de uma empresa:

• Registra que a sessão ocorreu, com data, hora, local e modalidade, para que o fato não dependa da memória dos presentes.
• Comprova que a decisão foi tomada com o quórum exigido e com a maioria correspondente, o que dá respaldo a quem depois precisa executá-la.
• Permite reconstruir o debate: por que uma proposta foi aprovada e por que outra foi descartada, com os argumentos apresentados.
• Serve de instrução para os responsáveis, porque cada resolução e cada compromisso ficam atribuídos a uma pessoa e a uma data.
• É a fonte de informação para as revisões internas e para qualquer terceiro que precise conhecer o histórico de decisões da sociedade.
• Dá continuidade à junta: a sessão seguinte começa lendo o que ficou pendente e verificando o que foi cumprido.

O que o modelo inclui

Estas são as seções do arquivo, tiradas do documento real. Cada uma tem uma função e nenhuma delas deve ser deixada de lado:

Como usá-lo passo a passo

1. Baixe o arquivo e abra no Word. Guarde uma cópia em branco como formato base e trabalhe sempre sobre uma cópia nova.
2. Substitua no rodapé os dados da empresa que vêm no modelo pelo nome real da sua sociedade e ajuste a data e a versão do documento.
3. Preencha a tabela de controle: escreva o código da ata usando o marcador [JD-___] e atribua um número consecutivo dentro do livro de atas.
4. Complete os dados gerais da sessão antes de começar: número da ata, tipo de sessão, data, hora de início, local e modalidade.
5. Antes de abrir a discussão, verifique o quórum e deixe a constatação por escrito. Se o mínimo não for atingido, registre esse fato e encerre a sessão.
6. Leve para a reunião a tabela de presentes e a ordem do dia já escritas; durante a sessão basta confirmar os dados e marcar a presença presencial ou virtual.
7. Faça anotações em cada ponto da ordem do dia e, quando houver votação, registre os votos a favor, os votos contra e as abstenções na tabela de decisões.
8. Redija as resoluções com a palavra RESOLVE e uma única ideia por resolução, e anote os compromissos com responsável e data.
9. Passe a ata a limpo, leia em voz alta no encerramento ou no início da sessão seguinte para aprovação e assine o bloco final com o presidente, o secretário e o membro designado.
10. Arquive a ata aprovada no livro de atas, com a sua numeração consecutiva, junto com a convocação e a lista de presença daquela mesma sessão.

Como registrar votações que resistem a uma revisão

A tabela de votações é a parte da ata que mais se consulta e a que pior se preenche. Anotar apenas o resultado final deixa sem resposta a pergunta importante quando alguém contesta uma decisão: quem votou e como. Uma tabela com uma linha por decisão, como a do exemplo, resolve o problema e não alonga o documento.

Quando uma decisão não é aprovada, isso também se escreve: a ata deve refletir o resultado real, e não apenas os acordos que seguiram adiante. E quando alguém se abstém, vale anotar se deixou uma constatação explicando a sua posição, porque esse detalhe evita interpretações posteriores e protege tanto a junta quanto o membro que se afastou da maioria.

Erros frequentes antes de assinar

• Deixar a hora de encerramento em branco. Se a ata não diz quando a sessão terminou, ficam dúvidas sobre se tudo o que consta foi discutido naquele momento.
• Anotar que foi aprovado sem registrar os votos. Sem o detalhe da votação, a decisão perde respaldo no dia em que alguém a questionar.
• Escrever as resoluções como se fossem um resumo da conversa. Uma resolução determina, autoriza ou nomeia; se apenas narra, não serve para executar nada.
• Deixar a ata sem número ou com um número repetido. A numeração consecutiva do livro de atas é o que permite citar a ata depois sem ambiguidade.
• Assinar sem ter lido o documento. O presidente da sessão e o secretário respondem pelo que está escrito, não pelo que lembram.
• Esquecer as constatações e os votos particulares de quem não concordou com uma decisão.

Quando convém passar para um sistema

O modelo funciona muito bem enquanto o volume de atas é administrável e uma só pessoa cuida do livro. Ele se torna incômodo quando há várias sociedades, quando as atas são arquivadas em pastas diferentes ou quando cada área guarda a sua própria versão do documento. Nesse ponto começam os números repetidos, as versões assinadas que não coincidem com o rascunho e as buscas que consomem meia tarde. Um sistema de gestão documental ajuda a numerar de forma consecutiva, a controlar versões e a encontrar a ata exata em segundos. O Kardex Tauro entra nessa conversa por uma razão concreta: quem já mantém o inventário e os documentos operacionais num mesmo lugar costuma querer a ata no mesmo lugar. Ainda assim, a ferramenta não é o ponto de partida. Primeiro é preciso ter claro o que se decide, como se vota e quem assina; o modelo e, mais adiante, o Kardex Tauro apenas fazem com que esse trabalho fique ordenado e possa ser encontrado quando for necessário.