Modelo de organograma em Word

Modelo de organograma em Word

Um organograma não é enfeite de parede: é a forma mais rápida de responder a uma pergunta que aparece todos os dias em qualquer empresa, «quem decide isto». Quando a resposta não está escrita, cada área cria a sua própria versão, as aprovações se duplicam e as tarefas acabam caindo entre duas cadeiras. Este modelo de organograma em Word resolve isso com um formato funcional por níveis: cinco blocos sombreados que representam a estrutura, uma tabela de detalhe cargo por cargo e um quadro com o total de pessoal por área.

O arquivo foi pensado para empresas pequenas e médias que ainda não têm um sistema de gestão de pessoal e precisam registrar por escrito, em uma folha imprimível, quem depende de quem. Basta baixar, substituir o nome da empresa no rodapé e o código do documento na tabela de controle, e preencher com os cargos reais. Não é necessário saber desenhar nem usar ferramentas de diagramação: os blocos já vêm sombreados e as tabelas já trazem os cabeçalhos prontos.

Antes de continuar, um aviso útil. Neste blog já existem o manual de funções e a descrição de cargo, e é muito comum que os três modelos terminem com o mesmo texto copiado. Não são a mesma coisa: o organograma responde quem depende de quem, o manual de funções explica como funciona uma área inteira e a descrição de cargo detalha um posto específico. Mais adiante veremos a diferença com exemplos, porque usar os três documentos sem distingui-los é a forma mais segura de que nenhum deles sirva.

O que é e para que serve este modelo de organograma

O modelo é um documento em Word que se preenche à mão ou no computador e depois se assina. O seu núcleo é a estrutura por níveis: o nível 0 é o órgão de decisão, que pode ser a assembleia de sócios ou o proprietário; o nível 1 é a direção geral; o nível 2 agrupa as gerências; o nível 3 reúne coordenações e chefias; e o nível 4 contém os cargos operacionais. Cada nível ocupa um bloco sombreado, de modo que a hierarquia aparece de imediato e se entende sem explicações adicionais.

Abaixo dos blocos há uma tabela de detalhe que responde às perguntas finas: cargo por cargo, a quem reporta, quais cargos dependem dele e quantas pessoas estão sob a sua responsabilidade. Essa tabela é a que evita discussões, porque as exceções ficam escritas e não dependem da memória de ninguém: a coordenação que também atende outra unidade, o cargo compartilhado entre duas gerências, a vaga coberta apenas por temporada.

Vale ter clareza sobre um limite. Um organograma não é um diagrama decorativo. Se os blocos não correspondem à realidade, o documento passa a ser fonte de conflito em vez de ferramenta de trabalho. Por isso o formato inclui versão, data, vigência e as assinaturas de quem elabora e de quem aprova: o que está escrito vale, e o que muda aparece na versão seguinte. Essa disciplina é o que mantém o documento útil seis meses depois de assinado.

Para que serve na prática

• Saber a quem reporta um cargo novo antes de publicar a vaga, evitando que uma pessoa tenha dois chefes.
• Resolver rápido quem aprova uma despesa, uma compra ou uma saída de estoque, sem percorrer o prédio inteiro perguntando.
• Organizar a integração de quem entra: em uma única folha a pessoa entende onde o seu posto se encaixa e com quem precisa falar toda semana.
• Detectar duplicidades antes que custem dinheiro, como dois cargos fazendo o mesmo trabalho em áreas diferentes ou um processo sem responsável claro.
• Sustentar conversas de crescimento com critério: se a camada de coordenações cresceu, isso aparece no papel e não na impressão de cada chefe.
• Entregar um comprovante organizado quando um cliente, um banco ou um auditor pergunta como a empresa está estruturada.
• Definir quem é procurado primeiro quando surge um problema urgente e não há tempo de subir toda a cadeia.

O que o modelo inclui

O arquivo traz sete seções com os cabeçalhos já montados. Esta tabela resume o que se escreve em cada uma.

Como usar, passo a passo

1. Baixe o arquivo e salve com o nome da versão que vai valer, não como cópia de trabalho. Registre essa versão e a sua data na tabela de controle.
2. Substitua o nome da empresa no rodapé e troque o código do documento na tabela de controle pelo que a sua empresa usa, mantendo o formato do código original.
3. Preencha os dados gerais: razão social, data de aprovação, versão, vigência, quem elabora e quem aprova.
4. Escreva os cargos dentro de cada bloco de nível, usando o nome do cargo e não o nome da pessoa. Nomes próprios ficam na tabela de detalhe, nunca nos blocos.
5. Preencha a tabela de detalhe linha por linha: nível, área ou processo, cargo, a quem reporta, cargos que dependem e pessoas sob a sua responsabilidade. É o passo que consome mais tempo e evita mais discussões.
6. Complete o total de pessoal por área e o tipo de vínculo, e confira a soma com a folha do mês antes de assinar.
7. Escreva nas notas as exceções reais: cargos compartilhados, pessoas que atendem várias unidades, vagas e funções cobertas por temporada.
8. Assine com quem elabora e quem aprova, arquive o documento na pasta da área e deixe uma cópia para cada parte. Atualize sempre que mudar um cargo ou uma linha de reporte, subindo a versão.

Organograma, manual de funções e descrição de cargo não são a mesma coisa

Os três documentos falam de trabalho, mas respondem a perguntas diferentes. Confundi-los é o erro que faz perder mais tempo, porque obriga a manter três arquivos com informação repetida, e os três ficam desatualizados ao mesmo tempo.

O teste é simples. Se o organograma começa a encher de parágrafos sobre como uma tarefa é feita, esse texto pertence ao manual de funções. Se começa a encher de requisitos de estudo ou de experiência, esse texto pertence à descrição de cargo. E se uma frase serve igualmente para dois cargos diferentes, ela não tem lugar no organograma: ali se escreve o cargo, não a função.

A ordem prática de trabalho é esta: primeiro o organograma, porque fixa a estrutura e os níveis; depois os manuais das áreas que realmente precisam deles; por último as descrições de cada cargo. Ao contrário, acaba-se escrevendo o perfil de um posto que ainda não existe na estrutura, e quando alguém revisa descobre que não há a quem reportar.

Erros mais comuns

• Colocar os nomes das pessoas nos blocos. O organograma é de cargos; os nomes mudam e o documento não deveria mudar a cada saída.
• Deixar de fora os níveis extremos: o órgão de decisão no topo e os cargos operacionais na base. Sem eles, a estrutura fica pela metade e não explica como o trabalho é executado.
• Não registrar as exceções. Quase toda empresa tem pelo menos uma pessoa que trabalha para dois chefes; se isso não está nas notas, a tabela de detalhe mente.
• Atualizar o conteúdo sem subir a versão, de modo que circulam três organogramas diferentes e ninguém sabe qual vale.
• Transformar o organograma em manual: um documento longo que ninguém lê e que fica obsoleto em um mês.
• Aprovar sem conferir o total de pessoal com a folha; um organograma com contas que não fecham perde credibilidade na primeira reunião.
• Imprimir sem verificar a quebra de página. Se os blocos se dividem entre duas folhas, a estrutura deixa de ser compreendida de imediato e o documento perde a sua única vantagem.

Quando vale a pena passar para um sistema

O organograma em Word funciona enquanto a estrutura é estável e o número de cargos pode ser revisado em uma sentada. Quando a empresa começa a mover pessoas com frequência, abre unidades ou opera vários depósitos, o documento fica curto: diz quem depende de quem, mas não diz quanto cada área movimentou, o que saiu do depósito sob a responsabilidade de cada gestor nem o que mudou desde a última versão.

Nesse ponto vale a pena levá-lo para um sistema em que a estrutura esteja conectada à operação. O Kardex Tauro é um software de estoque e controle que mantém áreas, responsáveis e movimentações em um só lugar, para que o organograma deixe de ser um arquivo solto e passe a ser mais uma visão do sistema. O Kardex Tauro não substitui o documento que você assina: mantém-no atualizado e reduz o trabalho manual de acertar números cada vez que alguém entra ou sai. Comece pela versão em Word, com a estrutura bem equilibrada, e faça a mudança quando as alterações acontecerem mais rápido do que você consegue atualizar o arquivo.

Este modelo é um guia geral de uso interno: revise-o com o seu assessor antes de adotá-lo como norma da empresa, e ajuste os níveis à forma como a sua equipe realmente decide.

Este modelo faz parte do índice de modelos de Word, que reúne os 90 agrupados por família.