Modelo de nota de crédito no Excel

Modelo de nota de crédito no Excel

Uma venda quase nunca corre perfeitamente do começo ao fim. Às vezes o cliente recebe um produto amassado, às vezes o preço foi digitado errado na nota e às vezes simplesmente se combinou um valor menor depois de a nota já ter sido emitida. Em qualquer desses casos o negócio precisa de um documento que registre por escrito que o valor da venda original diminuiu e qual foi o motivo. Esse documento é a nota de crédito, e este modelo em Excel entrega a estrutura completa para emiti-la e arquivá-la sem depender de um programa especializado.

O arquivo traz duas planilhas: o modelo da nota de crédito e uma planilha de instruções com o passo a passo e um exemplo resolvido. Foi montado apenas com cinzas empresariais, com a página configurada em A4 na horizontal, e os valores são escritos sem símbolo de moeda, de modo que serve com a moeda que o seu negócio usa. É uma ferramenta gratuita de controle interno: você baixa, preenche com os seus dados e guarda junto da nota que ela afeta.

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O que é uma nota de crédito e quando ela é emitida

A nota de crédito é o documento com o qual se corrige ou se reverte uma nota já emitida. Ela não é um novo comprovante de venda: é o ajuste que registra por escrito que o valor da operação original diminuiu e com que motivo. Enquanto esse ajuste não existe, os registros do negócio continuam mostrando uma venda que na prática já mudou, e o depósito continua contando unidades que o cliente já devolveu.

Na prática ela é emitida em três situações:

• Devolução de mercadoria. O cliente não aceitou o produto ou o recebeu em mau estado e o devolve. É o caso mais frequente em um depósito, em uma loja de peças ou em um comércio de bairro.
• Erro no faturamento. Foi faturada uma quantidade, um produto ou um preço diferente do que realmente foi entregue e a diferença precisa ser corrigida.
• Desconto posterior. Foi combinado com o cliente um valor menor depois de a nota ter sido emitida, por exemplo por um ajuste comercial ou por uma falta detectada na separação.

O modelo contempla esses motivos em uma lista suspensa dentro do bloco da nota, com as opções Devolução de mercadoria, Desconto posterior, Erro no faturamento, Cancelamento parcial e Outro. Assim o motivo fica registrado sempre com a mesma palavra e depois pode ser filtrado e contado sem ambiguidade.

O que o modelo inclui

A planilha do modelo está organizada de cima para baixo, na mesma ordem em que uma nota real é preenchida. Tudo o que você precisa para sustentar o ajuste cabe em uma única página.

As linhas do detalhe

A tabela central tem vinte linhas e cinco colunas. É a parte que transforma a nota de crédito em um documento verificável: cada linha mostra exatamente o que está sendo creditado e quanto vale.

Se você usar menos de vinte linhas, as linhas que sobram ficam em branco e o total não se altera: o valor creditado só aparece quando a quantidade e o valor unitário têm dado, e o total creditado é a soma das linhas que foram preenchidas. Se o mesmo produto voltar em duas apresentações diferentes, vale separá-lo em duas linhas para que a descrição continue clara na conferência.

Exemplo resolvido

Suponha que você vendeu cem unidades a 2.500 e faturou 250.000. No dia seguinte o cliente informa que doze unidades chegaram amassadas e as devolve. É assim que a nota de crédito fica completa:

Repare na relação entre os dois quadros: o total creditado nunca pode ser maior que o valor da nota original. Neste exemplo 30.000 é menor que 250.000, então o ajuste é válido. Se alguém pretendesse creditar mais do que foi faturado, o problema não se resolveria com este documento, porque você estaria devolvendo um valor que nunca entrou no negócio.

Como se resolve

O quadro "Como se resolve" define o destino do valor creditado. Não basta emitir a nota: é preciso decidir o que acontece com esse saldo, porque é dessa decisão que dependem o contas a receber e a entrega física da mercadoria.

Em uma nota com várias linhas pode haver mais de uma forma de resolução, mas vale deixar isso escrito em uma observação para que quem confere a conta do cliente não precise adivinhar. Se o cliente pedir para aplicar o valor na nota e também devolver a mercadoria, anote as duas coisas: o saldo que resta a pagar e a entrada das unidades no depósito.

Como preencher o modelo passo a passo

1. Anote o número da nota de crédito e a nota afetada com a data. Sem esses dois dados o documento não serve para conferir depois.
2. Complete os dados do cliente exatamente como aparecem na nota: nome ou razão social, documento, endereço, telefone e e-mail.
3. Escolha o motivo na lista suspensa e escreva o depósito que recebe a mercadoria.
4. Registre quem elabora a nota e quem aprova. Quando falta a aprovação, o ajuste fica sem responsável.
5. Detalhe cada produto devolvido em sua própria linha, com a descrição e o valor unitário tirados da nota original.
6. Confira se o total creditado não ultrapassa o valor da nota e se o saldo a favor coincide com a soma das linhas.
7. Defina como o saldo se resolve e anote no quadro, com a observação que for necessária.
8. Assine as duas áreas do documento, guarde o arquivo junto da nota afetada e entregue uma cópia ao cliente.

Erros comuns

• Emitir a nota de crédito sem indicar a nota afetada. Depois ninguém consegue ligar o ajuste à venda original.
• Creditar um valor maior que o da nota. Essa diferença se espalha pela contabilidade e também pelo estoque, porque o que entra não coincide com o valor que sai.
• Devolver a mercadoria ao estoque sem revisar. Se o item está amassado, incompleto ou vencido, ele volta a ficar disponível e acaba vendido outra vez.
• Deixar a nota sem definir como se resolve. O cliente fica esperando o dinheiro ou o saldo a favor, e o contas a receber não sabe se cobra, desconta ou devolve.

O que acontece com o estoque quando a devolução entra

Aqui está a razão pela qual a nota de crédito não é opcional quando há devolução. O produto devolvido precisa voltar ao depósito, e essa entrada exige um documento que a sustente. Sem a nota, o estoque não volta ao lugar e a contabilidade continua mostrando uma venda que já não existe: de um lado falta mercadoria que está fisicamente na prateleira, e do outro sobra uma receita que nunca será recebida.

Quando a mercadoria chega, o procedimento correto é sempre o mesmo: receber, contar contra o que a nota de crédito indica, revisar o estado e decidir o que fazer com ela. O que está em bom estado volta para a sua posição e fica disponível para venda. O que está amassado, incompleto ou vencido é separado na hora e registrado à parte, porque um produto danificado que retorna à prateleira só cria um segundo problema: uma nova devolução, desta vez de um cliente que já teve uma experiência ruim.

Vale a pena que a pessoa que recebe a devolução seja a mesma que assina a área de recebido na nota. Assim o documento prova não apenas que o valor diminuiu, mas que alguém viu fisicamente a mercadoria que voltou e respondeu pelo seu estado.

Quando passar para um software como Kardex Tauro

O Excel funciona muito bem para organizar o controle de devoluções enquanto o negócio é pequeno. Os limites aparecem quando o volume cresce: se duas pessoas emitem notas ao mesmo tempo, se você precisa que cada devolução atualize o estoque automaticamente, se quer ver o histórico de devoluções de um cliente ou se o catálogo de produtos já não cabe em uma planilha sem duplicar nomes.

Nesse ponto vale considerar um software especializado como Kardex Tauro, que registra a devolução uma única vez e ao mesmo tempo ajusta as existências, o saldo do cliente e os relatórios. O modelo em Excel não perde utilidade: ele serve como lista de verificação do que precisa ser registrado, e as notas que você já emitiu são o histórico com o qual você migra os dados sem perder rastreabilidade.

Se você ainda não precisa dele, continue com o modelo. Uma nota de crédito bem preenchida no Excel vale mais que um sistema alimentado com devoluções mal registradas.

Baixe o modelo, preencha com a nota afetada e guarde os dois documentos juntos: assim cada devolução fica sustentada e o seu estoque e a sua contabilidade contam a mesma história.

Os requisitos formais da nota de crédito mudam de um país para outro. Este modelo é uma ferramenta de controle interno e não um documento oficial: antes de emiti-la, confirme com o seu contador o que a regra do seu país exige.

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