Custeio por ordem de produção: como calcular o custo de cada pedido

Custeio por ordem de produção: como calcular o custo de cada pedido

Uma oficina entrega dois pedidos no mesmo mês: um de 200 unidades simples e outro de 80 com mais material e menos montagem. Se no fechamento você divide o custo total pelas 280 unidades, chega a um número confortável e errado. O pedido que deu lucro e o que foi vendido barato ficam diluídos na mesma média.

O custeio por ordem de produção não faz média: acumula. Cada pedido tem sua ficha de custo, com material direto, mão de obra direta e custos indiretos de fabricação (CIF) lançados naquela ordem e em nenhuma outra. Ao encerrá-la, o total dividido pelas unidades boas dá o custo unitário. Aqui está como a ficha é montada, o que entra em cada campo, um exemplo com duas ordens e os erros que fazem um pedido “ganhar” sem ganhar.

Quando o custo se acumula por ordem e quando não

O sistema se aplica quando a produção é identificável por pedido ou por lote: móveis sob medida, impressão, confecção, construção, oficinas de usinagem, máquinas especiais. O teste é simples: se você consegue dizer “esta mesa é do pedido 001 e consumiu estas tábuas”, o custo pode ser acumulado.

Não se aplica quando o produto é indistinguível. Uma fábrica que enche a mesma garrafa o dia inteiro não consegue rastrear o litro número quarenta mil até um pedido: ali o custo se acumula por processo e é rateado entre unidades equivalentes. Forçar uma ficha de custo nesse cenário só produz pastas cheias de números que ninguém usa para decidir.

O sinal comercial ajuda: se o cliente pediu algo específico e o preço foi cotado antes de produzir, há ordem; se o preço é ditado pelo mercado e a empresa compete por eficiência, há processo. Existem empresas mistas, com uma linha padrão e uma área de especiais. O importante é não misturar os dois cálculos no mesmo número.

A ficha de custo: o documento que sustenta tudo

Três acumulados e um número de ordem: toda a lógica do sistema cabe aí. Material direto, mão de obra direta e CIF. Todo documento lançado —uma requisição, um cartão de ponto, uma aplicação de CIF— precisa carregar o número da ordem; se não carrega, esse custo se perde e acaba penalizando todas as ordens por igual.

A ficha acompanha a ordem, não o mês contábil. Se a ordem começa no dia 24 e termina no dia 12 do mês seguinte, a ficha atravessa os dois meses e o corte de fim de mês mostra o que já foi acumulado, não um zero. Essa continuidade é o que permite ver se o pedido vai bem antes de terminá-lo.

Um pedido sem ficha de custo não tem custo: tem um palpite. E um palpite não se audita nem se compara com a cotação. A ficha é preenchida durante a produção, não depois: reconstruí-la no final é adivinhar com etapas extras.

Material direto: da requisição à ordem

O material direto entra por requisição de almoxarifado: pede-se uma quantidade, identifica-se a ordem e o material sai do estoque para aquela ordem. A requisição é o que transforma uma saída de depósito em custo rastreável. Sem ela, o consumo existe fisicamente, mas não contabilmente.

O critério para separar direto de indireto é a identificabilidade, não o valor. A madeira de um móvel sob medida é direta porque se sabe quanto leva. A cola, o verniz ou os parafusos de uma ordem pequena raramente são medidos com precisão: se o esforço custa mais do que o dado, são tratados como CIF. O que não vale é lançá-los no estoque geral e esquecê-los: ou vão para a ordem como diretos, ou entram no bolo do CIF, mas não desaparecem.

Duas disciplinas baratas evitam quase todas as diferenças. Primeira: avaliar a saída com o mesmo critério usado para avaliar o estoque; se o almoxarifado trabalha com média ponderada, a requisição também. Segunda: se sobra material e ele volta para o depósito, retorna com nota de crédito à ordem. Caso contrário, a ordem fica carregada com material que está na prateleira.

Mão de obra direta: horas, tarifas e o registro que quase ninguém faz

A mão de obra direta é lançada por horas ou horas-homem registradas na ordem, multiplicadas por uma tarifa. Parece trivial e é onde o sistema mais quebra, porque o registro de horas é a primeira coisa abandonada quando há pressa.

Se a oficina anota “João trabalhou oito horas” mas não diz em qual ordem, esse custo não pode ser atribuído e acaba rateado no olho. A solução não exige um sistema caro: um cartão por operário e por ordem, com hora de início e de fim, assinado no fim do turno.

A tarifa importa tanto quanto as horas. Se for usado o salário bruto por hora, o custo da ordem fica curto, porque a hora real de um trabalhador contratado inclui encargos sociais e contribuições patronais. Lançar apenas o salário produz ordens que parecem lucrativas e uma empresa que não fecha: a diferença aparece depois, na folha de pagamento, quando o preço já não pode ser corrigido.

A mão de obra indireta —supervisão, almoxarifado, manutenção, limpeza da fábrica— não é lançada na ordem: vai para o CIF. Se o supervisor dedica meio turno à ordem 001, esse meio turno continua sendo CIF, porque seu custo não varia com o pedido; misturá-lo com a mão de obra direta infla o custo direto e distorce a taxa.

CIF: a parte que ninguém sabe atribuir

Os custos indiretos de fabricação são reais, grandes e não têm dono. Aluguel da fábrica, energia, supervisão, depreciação de máquinas, manutenção, consumíveis. Nenhum deles pode ser faturado à ordem 001 sem discussão: a energia da fábrica não diz qual pedido a consumiu.

No entanto, a ordem 001 não pode esperar o fechamento do mês para saber quanto lhe cabe de aluguel. Ela é cotada e vendida antes de a conta de energia chegar. Por isso o CIF não é lançado pelo real, mas por uma taxa predeterminada, calculada antes do período e aplicada a cada ordem conforme ela avança.

Esse é o acordo do sistema: uma estimativa razoável durante o mês e um ajuste no final. Não é imprecisão gratuita; é a única forma de ter custo unitário antes de o mês terminar.

A taxa predeterminada e a base de rateio

A fórmula é uma divisão: CIF orçado do período dividido pela base orçada. A base pode ser horas de mão de obra, horas-máquina ou custo de mão de obra. Com CIF orçado de $18.000.000 e 3.000 horas de mão de obra orçadas, a taxa é de $6.000 por hora.

A base não se escolhe por comodidade, mas por causa. Se a oficina é intensiva em máquinas, a hora-máquina explica melhor o CIF do que a hora do operador. Se o processo é manual, a hora de mão de obra é a base natural. Uma base sem relação com o consumo real rateia o custo de forma bonita e errada: as ordens com muito trabalho manual ficam sobrecarregadas e as automatizadas, subsidiadas.

Duas regras de uso. A taxa é calculada para um período definido —normalmente o ano— e não muda no meio do caminho porque um mês saiu caro. E é revisada quando a estrutura muda: uma máquina nova, um turno adicional ou um aluguel renegociado invalidam a base anterior. Mudar a taxa todo mês é não ter taxa.

Exemplo completo: a ordem 001 de 200 unidades

Os números deste exercício são redondos e próprios do exemplo, não são preços de mercado; os valores estão em pesos colombianos. A ordem 001 produz 200 unidades. Consome $4.000.000 de material direto, 100 horas de mão de obra direta a $20.000 a hora e CIF aplicado a $6.000 por hora de mão de obra.

O custo total é $6.600.000 e o unitário, $33.000. Com preço de venda de $50.000, a margem bruta unitária é $17.000, ou seja, 34% do preço. Esses 34% não incluem despesas administrativas nem de vendas: é margem bruta, a que serve para comparar ordens entre si.

A ordem 002 e por que a média teria mentido

A ordem 002 produz 80 unidades com mais material e menos mão de obra: $3.300.000 de material, 50 horas pela mesma tarifa e CIF sobre essas 50 horas. O custo total cai para $4.600.000, mas é dividido por muito menos unidades.

O custo unitário é $57.500, bem acima dos $33.000 da ordem 001. A diferença não está na eficiência da oficina: está na composição. A 002 leva $41.250 de material por unidade contra $20.000 da 001, e apenas $12.500 de mão de obra contra $10.000. É um produto diferente, produzido de outra maneira.

Agora a média: $11.200.000 de custo total divididos por 280 unidades dão $40.000 por unidade. Se a oficina tivesse cotado a ordem 002 com esse número, e com o mesmo preço de tabela de $50.000, teria acreditado ganhar $10.000 por unidade. Na verdade perde $7.500 em cada uma.

Vale ser exato: o lucro total não muda por fazer média, porque as receitas e os custos são os mesmos. O que muda é que você não sabe qual das duas ordens sustenta o negócio. Com a média, as duas parecem deixar 20%; com a ficha de custo, uma deixa 34% e a outra perde 15%. A primeira pode ser repetida; a segunda precisa ser recotada ou deixar de ser vendida.

Produtos em elaboração, acabados e custo dos produtos vendidos

O custo não vira despesa quando é produzido: ele se move. Enquanto a ordem está aberta, o que foi acumulado fica no estoque de produtos em elaboração. Quando termina, passa a produto acabado. Quando é vendido, vai para o custo dos produtos vendidos. Cada passo é uma transferência, não uma despesa nova.

O corte de mês é o momento crítico. Se a ordem 001 leva $4.000.000 de material, 60 das 100 horas e o CIF dessas 60 horas, o acumulado é $5.560.000 e esse valor vai para produtos em elaboração. Não é custo dos produtos vendidos, mesmo que a ordem já tenha semanas de trabalho: nada dela foi vendido.

O erro contrário também existe: encerrar a ordem e mandar tudo para o custo dos produtos vendidos no mesmo dia. Se o pedido terminou mas não foi despachado, o custo pertence ao estoque de produtos acabados. Contabilizá-lo como despesa antecipa a perda e deixa o estoque físico sem respaldo contábil.

CIF subaplicado ou sobreaplicado: o ajuste que não se pode pular

Durante o período aplicou-se uma taxa; no fechamento conhece-se o CIF real. Se o CIF real foi $19.200.000 e foram aplicados $18.600.000 —3.100 horas por $6.000—, há $600.000 subaplicados: o custo das ordens ficou curto e precisa ser aumentado.

Se a diferença for ao contrário, o CIF ficou sobreaplicado e as ordens carregaram mais do que a fábrica custou. Nos dois casos o ajuste é feito no fechamento e não se ignora, porque ignorá-lo deixa uma margem que não existe. Se o valor é pequeno diante do custo do período, vai para o custo dos produtos vendidos; se é material, é rateado entre produtos em elaboração, acabados e custo dos produtos vendidos, na proporção do CIF que cada um recebeu.

Esse julgamento de materialidade é assinado pelo contador, não pelo chefe de produção. O que não se pode fazer é deixar a diferença numa conta transitória “por enquanto” durante meses: é aí que se perde o rastro da margem real.

Unidades boas, danificadas e refugo: o divisor que muda tudo

O custo unitário é calculado sobre unidades boas, não sobre unidades iniciadas. Se a ordem 001 tivesse produzido 205 unidades e 5 saíssem danificadas sem recuperação, o custo de $6.600.000 seria dividido por 195 unidades e o unitário subiria para $33.846. A ordem não gastou mais; produziu menos do que serve.

Por isso a ordem é encerrada com três contagens: unidades boas, unidades danificadas e refugo. As danificadas com valor de recuperação —venda como sucata ou reprocesso— geram uma receita creditada à ordem e reduzem o custo das boas. As que não têm recuperação ficam no custo, porque alguém precisa pagar por elas.

Dividir por unidades iniciadas é o atalho mais comum e o mais caro: faz o custo unitário parecer melhor do que é e a cotação seguinte sair baixa. Quando o cliente repete o pedido, a diferença aparece como prejuízo sem explicação.

Erros que fazem a ordem “ganhar” sem ganhar

Nenhum desses erros aparece na demonstração de resultado do mês. Todos aparecem na ordem seguinte, quando o preço já está assinado.

Um fechamento honesto antes de cotar

O custeio por ordem não conserta uma empresa que não registra. Se a oficina não exige requisição, não anota horas e não encerra as ordens, a ficha de custo vira um formulário preenchido no final com números inventados. O sistema funciona quando o registro faz parte do trabalho, não é uma tarefa extra de sexta-feira.

Também não se aplica à produção contínua e homogênea: ali o custo se acumula por processo e este artigo não é o caminho. E não substitui o contador: a ficha alimenta a contabilidade, mas a política de estoques, a materialidade do ajuste e a avaliação final são decisões assinadas com critério profissional e com a norma vigente à vista.

Se sua empresa produz por pedido, a sequência para começar é esta: requisição com número de ordem, horas registradas por ordem durante um mês, taxa de CIF calculada com o orçamento do ano e a primeira ficha completa. Com duas ordens encerradas você já tem com o que comparar. Quando estoque, faturamento e contabilidade vivem no mesmo sistema —o caso do Kardex Tauro—, a requisição e a ficha de custo deixam de ser arquivos separados e o custo pode ser consultado enquanto a ordem continua aberta.

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