Conciliação de IVA: como acertar o saldo com a contabilidade
Conciliação de IVA: como acertar o saldo com a contabilidade
O período fechou e a contabilidade diz que há 6.000.000 a pagar de IVA. A revisão contra os documentos diz 6.285.000. Entre os dois números existe uma nota crédito que ninguém registrou, uma venda faturada tarde e uma compra cujo IVA nunca foi descontável.
Essa diferença de 285.000 não se resolve subtraindo de olho: resolve-se encontrando o documento que a produz. Aqui está o procedimento inteiro, com as duas contas que formam o saldo, os cinco itens que explicam quase todas as diferenças, os quatro passos da conciliação e um exemplo que fecha até o último peso.
Por que o IVA contábil e o fiscal se separam
Contabilidade e declaração não perseguem a mesma coisa. A contabilidade ordena os fatos econômicos para que o dono entenda o que aconteceu; a declaração responde quanto imposto é devido segundo uma norma que define fato gerador, base, competência e requisitos dos documentos de suporte.
Daí saem quatro razões de separação, e cada uma produz um tipo de diferença:
- Tempo. A contabilidade pode lançar um documento no mês em que ele chega; a declaração o coloca no período a que o documento pertence.
- Alcance. Há IVA pago que nunca foi descontável: na contabilidade é um maior valor do custo ou da despesa.
- Prova. Um imposto faturado sem os requisitos legais não existe para a declaração, ainda que exista no registro contábil.
- Classificação. Uma operação tributada, isenta ou não alcançada se registra de forma diferente, e o IVA segue caminhos distintos em cada caso.
Por isso os dois saldos não precisam coincidir. O que precisam é se explicar. Se você não consegue nomear o item que produz a diferença, ainda não encontrou a diferença: encontrou um erro.
As duas contas: IVA gerado e IVA descontável
O saldo de IVA não é uma conta única que sobe e desce. São duas, com naturezas opostas e auxiliares separados, e a subtração entre elas produz o resultado do período.
O IVA gerado nasce em cada venda tributada e se registra como crédito: sobe com as vendas e as notas débito, cai com as notas crédito e as devoluções. O IVA descontável nasce em cada compra com direito a desconto e se registra como débito; cai com as notas crédito de fornecedores e com o IVA que se descobre não descontável.
A fórmula do período: IVA gerado menos IVA descontável menos as retenções de IVA que lhe aplicaram. Se o resultado for positivo há saldo a pagar; se for negativo, saldo a favor.
| Conta | Natureza | O que registra | Sinal de alerta |
|---|---|---|---|
| IVA gerado em vendas | Crédito | Imposto faturado em vendas tributadas, mais notas débito, menos notas crédito e devoluções | Cresce sem que as vendas cresçam |
| IVA descontável | Débito | Imposto faturado por fornecedores com direito a desconto e o pago em importações | Cresce mais rápido que a despesa |
| IVA não descontável | Dentro do custo ou da despesa | Imposto pago que não pode ser descontado: vai ao custo do bem ou à despesa | Fica na conta de IVA por descuido |
| Retenção de IVA que lhe aplicaram | Saldo a favor | Imposto que o cliente reteve e que se desconta do valor a pagar | Retenções certificadas que não aparecem |
| Saldo a pagar ou a favor | Resultado | Subtração das contas anteriores no fechamento do período | Mistura-se com adiantamentos ou outros impostos |
Com todo o IVA numa conta única, no dia em que aparece uma diferença ninguém sabe se o problema está no que foi vendido ou no que foi comprado.
Quais documentos alimentam cada uma
O IVA gerado é alimentado por documentos emitidos: faturas eletrônicas de venda, notas crédito, notas débito e os documentos equivalentes que a norma permite quando a operação não exige fatura. O descontável é alimentado por documentos recebidos: faturas de fornecedores e de serviços públicos, notas crédito de fornecedores e importações com o imposto pago.
Aqui está o ponto que explica metade das conciliações que dão errado: o documento precisa discriminar o imposto. Uma fatura com o IVA embutido no total, sem a linha do imposto, não dá direito a descontar ainda que o dinheiro tenha sido pago. E uma nota crédito sem referência à fatura que corrige é um documento solto: serve para discutir, não para declarar.
O momento também se confunde: o IVA de uma compra não se torna descontável por pagá-la. Quem apura por competência reconhece o direito quando a operação ocorre; quem apura por caixa, quando paga.
Por que o período fiscal não coincide com o mês contábil
O fechamento contábil é mensal; o período do IVA não. No regime geral costuma ser bimestral, com exceções e regras próprias para as retenções: confirme qual é o seu período e a sua data limite, porque o calendário muda a cada ano.
O fechamento do mês responde "como fomos"; a declaração responde "quanto é devido por estes dois meses". Se você toma o saldo de 30 de junho como base de um período que termina em 31 de julho, falta um mês de movimento e a diferença que encontrar não será um erro: será um corte mal feito.
O corte é feito pela data do documento, não pela data de pagamento nem de recebimento. Uma fatura de 30 de julho que chegou em 3 de agosto pertence ao período encerrado em 31 de julho; se for lançada em agosto, a conciliação mostrará uma diferença que não existe: o documento está lá, mas no mês errado.
Os cinco itens que explicam quase todas as diferenças
Numa pequena empresa colombiana quase todas as conciliações se explicam com cinco itens. Mudam os valores e os fornecedores; a natureza da diferença é a mesma.
| Item | Por que aparece | Efeito no saldo | Tratamento |
|---|---|---|---|
| Compra com fatura que não cumpre requisitos | O IVA foi registrado como descontável sem conferir o documento | Sobe: o descontável cai | Sai do descontável e vai ao custo ou à despesa; se já declarado, corrige-se |
| Nota crédito emitida e não registrada | O comercial emitiu e a contabilidade recebeu depois do fechamento | Cai: o gerado cai | Registra-se no período de emissão, não no de recebimento |
| Venda entregue sem fatura eletrônica | Foi despachada e a fatura ficou sem transmissão | Sobe: o gerado sobe | Fatura-se e declara-se no período da operação |
| IVA sem direito a desconto na conta de descontável | Todo o IVA das compras entrou na mesma conta | Sobe: o descontável cai | Separa-se por natureza e vai ao custo ou à despesa |
| Diferença de competência entre documento e lançamento | Lança-se pela data de pagamento ou de recebimento | Sobe ou cai, conforme o caso | Corta-se pela data do documento e ajusta-se o lançamento |
Há dois itens mais que aparecem quando a empresa cresce: a retenção de IVA que ninguém registra e o saldo a favor anterior que não se aplica. Os dois têm o mesmo sintoma: o saldo não fecha por um valor já resolvido em outro documento.
Como se monta a conciliação em quatro passos
Passo 1. Fixe a base contábil. Pegue o razão das duas contas no último dia do período, não o saldo do balanço: a conciliação se constrói com documentos.
Passo 2. Fixe a base fiscal. Monte o rascunho da declaração a partir dos documentos: faturamento eletrônico, notas crédito e débito, faturas de fornecedores e importações.
Passo 3. Liste as diferenças uma por uma. Cada linha leva documento, data, valor, efeito no saldo e causa. "Ajuste diversos" não é um item: é uma diferença sem investigação.
Passo 4. Decida e assine. Cada item se corrige na contabilidade, se corrige na declaração ou se documenta para o período seguinte. O papel de trabalho é assinado e revisado.
O exemplo da abertura se resolve com essas colunas. Um responsável de IVA fecha com gerado contábil de 18.000.000 e descontável de 12.000.000: saldo de 6.000.000. Ao conferir os documentos aparecem três coisas.
Primeira: uma compra de 2.000.000 com IVA de 380.000 cuja fatura não cumpre os requisitos; o descontável fiscal cai para 11.620.000 e o saldo sobe para 6.380.000. Segunda: uma nota crédito de 1.000.000 mais 190.000 de IVA emitida e não registrada; o gerado cai para 17.810.000 e o saldo fica em 6.190.000. Terceira: uma venda de 500.000 mais 95.000 de IVA entregue sem fatura, reconhecida antes de declarar: o gerado sobe para 17.905.000 e o saldo termina em 6.285.000.
O saldo fiscal é 17.905.000 menos 11.620.000, ou seja 6.285.000. A diferença contra a contabilidade é 6.285.000 menos 6.000.000: 285.000. Compõe-se de menos 190.000 da nota crédito, mais 95.000 da venda e mais 380.000 do IVA que deixa de ser descontável. Os três valores somam exatamente o ajuste.
| Conceito | IVA gerado | IVA descontável | Saldo a pagar |
|---|---|---|---|
| Saldo contábil do período | 18.000.000 | 12.000.000 | 6.000.000 |
| Compra com fatura sem requisitos | — | -380.000 | +380.000 |
| Nota crédito não registrada | -190.000 | — | -190.000 |
| Venda entregue sem fatura | +95.000 | — | +95.000 |
| Saldo fiscal | 17.905.000 | 11.620.000 | 6.285.000 |
| Ajuste a registrar na contabilidade | — | — | 285.000 |
O IVA da compra não desaparece: sai do descontável e entra na despesa. São 380.000 que deixam de reduzir imposto e passam a reduzir lucro; por isso a contabilidade precisa de dois lançamentos e a declaração de apenas um.
Ajustes: quando se corrige a contabilidade e quando a declaração
A decisão tem ordem: primeiro se estabelece o fato, depois se decide onde ele se corrige.
Se o imposto apurado está correto e o erro está no lançamento, corrige-se a contabilidade. É o caso do exemplo: declara-se com 17.905.000 e 11.620.000, e a contabilidade se ajusta em 285.000. Não há nada a corrigir diante da autoridade tributária.
Se o imposto apurado está errado, corrige-se a declaração. Acontece quando se incluiu um IVA que não correspondia, se omitiu uma operação do período ou se declarou no bimestre errado. A contabilidade se ajusta depois, para refletir o que foi declarado.
Se o documento é de um período posterior, não há correção: há lançamento no período a que pertence. Uma nota crédito emitida em agosto não corrige a declaração de junho; entra no bimestre em que foi emitida.
Corrigir uma declaração tem trâmite e pode gerar multa e juros; verifique o procedimento vigente de cada ano. E uma regra de higiene evita quase todos esses casos: a declaração não se ajusta para fechar com a contabilidade, ajusta-se quando o fato tributário estava mal apurado.
Saldo a pagar, saldo a favor e saldo pendente de compensação
São três resultados do mesmo cálculo e se confundem porque dois deles parecem iguais no balanço.
O saldo a pagar aparece quando o gerado supera o descontável mais as retenções. O saldo a favor aparece quando o descontável e as retenções superam o gerado: acontece em meses de compras grandes, em exportações e no início da operação. O saldo pendente de compensação é a parte de um saldo a favor anterior que ainda não foi aplicada numa declaração seguinte. Não é um saldo novo: é o mesmo, apenas mais velho.
O erro clássico é compensar o saldo a favor contra o saldo a pagar no balanço sem registrar o movimento. No período seguinte a conta aparece com um saldo que nenhum documento explica, e a conciliação começa com um item fantasma que ninguém consegue rastrear.
Um saldo a favor tem dois destinos: aplicá-lo em períodos seguintes ou pedir restituição ou compensação. Enquanto nenhuma das duas coisas acontece é um ativo parado: não rende e pode perder validade. Um saldo com três períodos sem aplicação não é um problema contábil: é uma decisão pendente.
Como se controla mês a mês
A conciliação não se faz uma vez por ano nem quando chega a fiscalização: faz-se todos os meses, ainda que a declaração seja bimestral. Um mês sem conciliar transforma a revisão do bimestre em arqueologia.
- Feche as duas contas no último dia do mês, com o razão exportado e arquivado.
- Baixe o relatório de faturamento eletrônico do mesmo corte.
- Compare o gerado contábil com o que foi faturado no período.
- Compare o descontável contábil com as faturas recebidas com direito a desconto.
- Anote cada diferença com documento, valor e causa, num arquivo que se conserve.
- Revise a idade dos itens abertos do mês anterior.
Três números bastam: quantos itens abertos existem, quanto somam e quantos períodos tem o mais antigo. Se crescem mês a mês, o problema não está na conciliação: está no lançamento.
Uma regra que funciona: nenhum item vive mais de um período sem causa documentada. Ou se corrige, ou se explica por escrito. Os que ficam para depois são os que aparecem três anos mais tarde numa intimação.
Como se prova cada item quando chega uma revisão
Uma conciliação não vale pelo que diz, mas pelo que se pode reconstruir. A prova de um item é o conjunto de documentos que permite a outra pessoa chegar ao mesmo número sem perguntar nada.
Para uma compra: a fatura com a linha do imposto, o comprovante de recebimento e o lançamento contábil. Para uma nota crédito: o motivo, a fatura que corrige e o registro de emissão. Para uma venda: a fatura eletrônica transmitida e o comprovante de entrega.
A ordem importa: a evidência se reúne quando o fato acontece, não quando chega a revisão. Um documento reconstruído três anos depois se parece demais com um documento inventado.
E há uma terceira fonte que muitos ignoram: o faturamento eletrônico. O que você reportou e o que o sistema registrou precisam coincidir; quando não coincidem, a diferença existe para a autoridade tributária ainda que sua contabilidade esteja impecável, e o trabalho então não é explicá-la: é corrigi-la.
Erros frequentes
Estes erros não são de principiantes: aparecem em empresas com contador, com sistema e com anos de história, quase sempre por pressa no fechamento.
| Erro | Sintoma | Consequência | Correção |
|---|---|---|---|
| Declarar com base no saldo contábil sem conferir documentos | A declaração fecha com a contabilidade e não com os documentos | A diferença aparece na revisão, com multa e juros | Conciliar antes de declarar, com papel de trabalho assinado |
| Levar ao descontável o IVA de faturas que não cumprem requisitos | O descontável cresce mais rápido que a despesa | Mais imposto a pagar e multa pelo IVA indevido | Conferir requisitos antes de lançar; levar o IVA à despesa |
| Não registrar notas crédito no período em que são emitidas | O gerado está inflado frente ao faturamento líquido | Paga-se imposto sobre vendas canceladas | Registrar na data de emissão; se já declarado, avaliar correção |
| Deixar saldos a favor sem compensar por anos | Conta com saldo a favor crescente e sem movimento | Dinheiro parado e risco de perder validade | Calendário de compensação ou de pedido de restituição |
| Corrigir a declaração quando o erro estava na contabilidade | Correções repetidas que não mudam o imposto | Processo inconsistente e multas evitáveis | Estabelecer o fato antes de decidir onde corrigir |
Um fechamento honesto antes de decidir
A conciliação de IVA não é uma subtração: é uma revisão de documentos. A subtração qualquer sistema faz. O que evita o problema é a pessoa que abre a fatura e confere se o imposto podia ser descontado, e a que registra a nota crédito no dia em que ela é emitida.
Isso não se aplica igual a todos. Se a sua empresa está no regime simples, a mecânica do IVA descontável muda e a conciliação se monta com outras regras: confirme com o seu contador antes de copiar este formato. Se compra pouco, a conciliação será curta; se importa, exporta ou vende para entidades que retêm, precisará de mais colunas.
E não substitui o contador: entrega a ele, e a você, o papel de trabalho que responde às perguntas antes que a autoridade as faça. Se o faturamento e o estoque vivem no Kardex Tauro, o relatório de IVA por período é montado com os mesmos documentos que alimentam a contabilidade, e a conciliação começa com menos itens a explicar.
