Plantilla de oferta de empleo en Word (descarga gratis)

Después de las entrevistas y de la verificación de referencias, llega el momento en que la empresa y el candidato deben ponerse de acuerdo por escrito. Ese acuerdo se formaliza con una oferta de empleo: un documento breve, de una o dos páginas, en el que la empresa describe el cargo, las condiciones y la fecha en que la persona empezaría a trabajar. Cuando la oferta está bien redactada, el ingreso se vuelve un trámite ordenado; cuando se improvisa con mensajes de texto o con un correo escrito a la carrera, quedan cabos sueltos sobre el horario, el lugar de trabajo o las funciones que después nadie sabe cómo resolver.

Esta plantilla de oferta de empleo en Word fue pensada para pequeñas y medianas empresas que contratan con frecuencia y no tienen un área de selección formal. La usa quien entrevista —el jefe de área, el gerente o la persona de Talento Humano— y también la firma el candidato cuando acepta. El archivo trae el membrete editable, el espacio para la fecha y los datos del destinatario, el asunto con el cargo, la tabla con las condiciones de la oferta, las condiciones adicionales y el bloque de aceptación firmada.

Como es un documento que la empresa emite y el candidato firma, todo lo que quede escrito allí se convierte en referencia para las dos partes durante los primeros días del trabajo. Por eso conviene tratarlo con cuidado: datos exactos, campos editables entre corchetes y una revisión final antes de enviarlo. En este artículo explicamos qué contiene la plantilla, para qué sirve, cómo llenarla paso a paso y qué revisar antes de entregarla.

⬇ Descargar oferta de empleo (.docx)

Qué es la oferta de empleo y por qué se hace por escrito

La oferta de empleo es la comunicación formal con la que la empresa propone a un candidato ocupar un cargo, bajo unas condiciones determinadas, a partir de una fecha concreta. Todavía no es el contrato: es el paso anterior, el que permite que la persona conozca la propuesta completa y decida si la acepta o la rechaza. Solo cuando el candidato firma su aceptación, la empresa continúa con los trámites de vinculación.

Hacerla por escrito tiene tres ventajas prácticas. La primera es la claridad: el candidato lee el cargo, el horario, el lugar de trabajo y la remuneración en un mismo documento, sin depender de lo que recuerde de la entrevista. La segunda es la trazabilidad: si más adelante surge una duda sobre lo que se acordó, la oferta firmada es el punto de partida de la conversación. La tercera es organizativa: la aceptación firmada se archiva en la carpeta del trabajador y sirve de insumo para el contrato, para el registro de inducción y para la descripción del cargo.

Conviene aclarar algo desde el inicio: la oferta no reemplaza el contrato de trabajo ni la liquidación de ningún concepto. Es un documento de acuerdo previo, de comunicación con el candidato y de uso interno. Los detalles finos de cada vinculación se revisan con el asesor laboral de la empresa y con la normatividad vigente del país donde se contrata.

Para qué sirve esta plantilla

Dejar por escrito las condiciones del cargo antes de que la persona empiece a trabajar, para evitar malentendidos sobre horario, lugar y funciones.
Confirmar la fecha de inicio y darle al candidato un plazo claro para responder.
Reunir en un solo formato los beneficios, los documentos requeridos para el primer día y los acuerdos adicionales.
Obtener la aceptación firmada del candidato, que luego se archiva en su carpeta de personal.
Servir de insumo para el contrato, la descripción del cargo y el registro de inducción.
Dejar constancia de que la empresa informó la propuesta completa antes del ingreso.

Qué incluye la plantilla

La plantilla sigue el orden de una carta formal, con las secciones que ya trae el archivo. Estas son, una por una, y lo que se escribe en cada una:

Sección	Qué se escribe
Membrete	Nombre de la empresa emisora, identificación, dirección, ciudad, teléfono, correo y sitio web. Reemplace el membrete genérico por el de su empresa antes de imprimir.
Fecha y destinatario	Ciudad y fecha, más el nombre completo del candidato con su dirección. Los demás datos personales que sirvan a la vinculación se anexan al expediente, no en la carta.
Asunto y saludo	Una línea con el cargo ofrecido —el archivo trae el texto “Asunto: oferta de empleo para el cargo de [cargo]”— y el saludo de cortesía.
Párrafo de complacencia	Uno o dos párrafos en los que la empresa manifiesta su interés tras el proceso de selección. Es el tono de la carta: cordial, breve y sin prometer nada que no esté en la tabla.
1. Condiciones de la oferta	Tabla concepto / detalle con ocho condiciones: cargo, área o dependencia, tipo de contrato, jornada y horario, remuneración, fecha de inicio, lugar de trabajo y periodo de prueba.
2. Condiciones adicionales	Beneficios, auxilios, capacitación inicial u otros acuerdos, y la lista de documentos que el candidato debe presentar el primer día.
3. Aceptación del candidato	Vigencia de la oferta, forma de aceptarla (firmar la carta y devolver una copia) y el canal para resolver dudas antes de esa fecha.
Declaración de aceptación	Párrafo que firma el candidato, con nombre completo, número de documento y fecha de aceptación.
Firmas y copia	Firma de la empresa con nombre y cargo de quien firma, y firma del candidato. Abajo queda la línea de copia y el aviso final del formato.

Dos detalles del archivo que suelen pasarse por alto. El primero: la remuneración se escribe en el campo editable, con la periodicidad que use la empresa, y ese dato debe coincidir con el que quede en el contrato. El segundo: el periodo de prueba también se deja en campo editable, porque su duración depende del tipo de vinculación y conviene verificarla con el asesor laboral antes de escribir un número.

Cómo usarla paso a paso

Descargue el archivo y guarde una copia en blanco como formato maestro. Trabaje siempre sobre una copia nueva, para que el original quede limpio.
Reemplace el membrete genérico por los datos de su empresa y revise el pie de página, donde suele quedar el nombre de la compañía. Si su empresa maneja códigos de documento, ajuste ese campo en la tabla de control interno.
Complete la ciudad y la fecha, el nombre del candidato y el asunto con el cargo exacto que aparece en la convocatoria.
Llene la tabla de condiciones con lo que ya se definió en la selección. Si algún dato todavía no está confirmado, escriba “[por confirmar]” en lugar de dejar el espacio en blanco.
Revise la remuneración y su periodicidad contra lo aprobado por la empresa, y verifique el periodo de prueba con su asesor laboral y con la ley vigente de su país.
Escriba las condiciones adicionales y la lista de documentos del primer día. Sea concreto: qué documento, en original o copia, y en qué área se recibe.
Defina la vigencia de la oferta con una fecha límite clara y explíquele al candidato cómo debe aceptarla.
Recoja primero la firma de la empresa y luego la del candidato. Archive una copia en la carpeta del trabajador y entregue la otra al candidato.

Qué revisar antes de enviarla

Punto	Por qué importa
Cargo y área	El nombre debe ser el mismo que aparece en la convocatoria, en el contrato y en la descripción del cargo.
Fecha de inicio	Es la referencia que el candidato usa para organizar su salida del empleo anterior. No la deje vacía ni con una fecha ya vencida.
Remuneración	Debe coincidir con el valor aprobado y con la periodicidad que maneja la empresa. Si cambia después, comuníquelo por escrito.
Periodo de prueba	Depende del tipo de vinculación: escríbalo solo después de confirmarlo con su asesor laboral.
Vigencia de la oferta	Sin fecha límite, la vacante queda abierta sin control y el proceso de selección se detiene.
Membrete y pie de página	Es el error más común: se envía la carta con el nombre de la plantilla y no con el de la empresa.
Aceptación firmada	Sin esa firma, la carpeta del trabajador queda incompleta desde el primer día.

Anunciar beneficios que la empresa todavía no ha aprobado. La oferta compromete, incluso cuando se redacta con buena intención.
Escribir condiciones distintas a las del contrato. Si algo cambia entre la oferta y la firma, deje constancia escrita del cambio.
Confundir la oferta con el contrato o con el certificado laboral: cada documento tiene su función y su momento.
Enviar la carta sin revisar ortografía y datos de contacto. Es la primera impresión formal que recibe el candidato.
Olvidar la línea de copia. La constancia de a quién se entregó evita discusiones posteriores.

Cuándo conviene pasar a un sistema

La plantilla resuelve bien una contratación aislada. El problema aparece cuando la empresa crece: varias vacantes al mismo tiempo, ofertas enviadas por distintos jefes, versiones distintas del mismo formato y carpetas de personal que nadie sabe dónde quedaron. En ese punto, el control de los documentos de personal empieza a competir con el trabajo del día y los ingresos se demoran por falta de un soporte firmado. Un sistema como Kardex Tauro ayuda a centralizar los registros del personal, a relacionar cada ingreso con su documento y a consultar el historial sin depender de carpetas físicas. La decisión no depende del tamaño de la empresa: si usted ya perdió la cuenta de cuántas ofertas quedaron sin firma, es buen momento para evaluarlo.

Este modelo es una guía general de uso interno: revíselo con su asesor antes de firmarlo.

⬇ Descargar oferta de empleo (.docx)

Labels:

#oferta de empleo #selección de personal #planilla word