Modelo de carta de oferta de emprego em Word (download grátis)

Modelo de carta de oferta de emprego em Word (download grátis)

Depois das entrevistas e da checagem de referências, chega o momento em que a empresa e o candidato precisam registrar o acordo por escrito. Esse acordo se formaliza com uma carta de oferta de emprego: um documento curto, de uma ou duas páginas, em que a empresa descreve o cargo, as condições e a data em que a pessoa começaria a trabalhar. Quando a oferta é bem redigida, a admissão se torna um processo organizado; quando é improvisada por mensagens de celular ou por um e-mail feito às pressas, ficam pontas soltas sobre horário, local de trabalho e atribuições que ninguém sabe como resolver depois.

Este modelo de carta de oferta de emprego em Word foi pensado para pequenas e médias empresas que contratam com frequência e não têm uma área de recrutamento formal. Ele é usado por quem entrevista — o gestor da área, o gerente ou a pessoa de Recursos Humanos — e também é assinado pelo candidato no momento da aceitação. O arquivo traz o timbre editável, o espaço para a data e os dados do destinatário, o assunto com o cargo, a tabela com as condições da oferta, as condições adicionais e o bloco de aceitação assinada.

Como é um documento que a empresa emite e o candidato assina, tudo o que ficar escrito ali vira referência para as duas partes nos primeiros dias de trabalho. Por isso vale tratá-lo com cuidado: dados exatos, campos editáveis entre colchetes e uma revisão final antes do envio. Neste artigo explicamos o que o modelo contém, para que serve, como preenchê-lo passo a passo e o que revisar antes de entregá-lo.

O que é a carta de oferta de emprego e por que ela é escrita

A carta de oferta de emprego é a comunicação formal com que a empresa propõe a um candidato ocupar um cargo, sob condições definidas, a partir de uma data determinada. Ela ainda não é o contrato de trabalho: é o passo anterior, o que permite que a pessoa conheça a proposta completa e decida se aceita ou recusa. Só depois que o candidato assina a aceitação é que a empresa segue com os trâmites de admissão.

Fazer isso por escrito tem três vantagens práticas. A primeira é a clareza: o candidato lê o cargo, o horário, o local de trabalho e a remuneração em um único documento, sem depender do que lembra da entrevista. A segunda é a rastreabilidade: se mais adiante surgir uma dúvida sobre o que foi combinado, a oferta assinada é o ponto de partida da conversa. A terceira é organizacional: a aceitação assinada é arquivada na pasta do trabalhador e serve de insumo para o contrato, para o registro de treinamento e para a descrição de cargo.

Vale esclarecer uma coisa desde o início: a oferta não substitui o contrato de trabalho nem a quitação de qualquer verba. É um documento de acordo prévio, de comunicação com o candidato e de uso interno. Os detalhes de cada contratação devem ser revistos com o assessor trabalhista da empresa e conforme as regras vigentes no país onde a contratação acontece.

Para que serve este modelo

• Registrar por escrito as condições do cargo antes de a pessoa começar a trabalhar, evitando mal-entendidos sobre horário, local e atribuições.
• Confirmar a data de início e dar ao candidato um prazo claro para responder.
• Reunir em um só formato os benefícios, os documentos exigidos no primeiro dia e os acordos adicionais.
• Obter a aceitação assinada do candidato, que depois é arquivada na pasta dele.
• Servir de insumo para o contrato, a descrição de cargo e o registro de treinamento.
• Deixar constância de que a empresa informou a proposta completa antes da admissão.

O que o modelo inclui

O modelo segue a ordem de uma carta formal e já vem com as seções abaixo. Veja o que se escreve em cada uma:

Dois detalhes do arquivo costumam passar despercebidos. O primeiro: a remuneração é escrita no campo editável, com a periodicidade que a empresa usa, e esse valor precisa ser o mesmo que ficar no contrato. O segundo: o período de experiência também fica em campo editável, porque a duração depende do tipo de contratação e deve ser verificada com o assessor trabalhista antes de escrever um número.

Como usar, passo a passo

1. Baixe o arquivo e guarde uma cópia em branco como modelo mestre. Trabalhe sempre sobre uma cópia nova, para que o original permaneça limpo.
2. Troque o timbre genérico pelos dados da sua empresa e revise o rodapé, onde costuma aparecer o nome da companhia. Se a sua empresa usa códigos de documento, ajuste esse campo na tabela de controle interno.
3. Preencha a cidade e a data, o nome do candidato e o assunto com o cargo exato que consta no anúncio da vaga.
4. Preencha a tabela de condições com o que já foi definido na seleção. Se algum dado ainda não estiver confirmado, escreva “[a confirmar]” em vez de deixar a célula vazia.
5. Confira a remuneração e a periodicidade contra o que foi aprovado pela empresa, e verifique o período de experiência com o seu assessor trabalhista e conforme as regras vigentes no seu país.
6. Escreva as condições adicionais e a lista de documentos do primeiro dia. Seja específico: qual documento, original ou cópia, e em qual área ele é recebido.
7. Defina a validade da oferta com uma data-limite clara e explique ao candidato como ele deve aceitá-la.
8. Recolha primeiro a assinatura da empresa e depois a do candidato. Arquive uma cópia na pasta do trabalhador e entregue a outra ao candidato.

O que revisar antes de enviar

• Anunciar benefícios que a empresa ainda não aprovou. A oferta compromete, mesmo quando é redigida com boa intenção.
• Escrever condições diferentes das do contrato. Se algo mudar entre a oferta e a assinatura, registre a mudança por escrito.
• Confundir a oferta com o contrato ou com a declaração de trabalho: cada documento tem a sua função e o seu momento.
• Enviar a carta sem revisar ortografia e dados de contato. É a primeira impressão formal que o candidato recebe.
• Esquecer a linha de cópia. O registro de quem recebeu a carta evita discussões posteriores.

Quando vale a pena passar para um sistema

O modelo resolve bem uma contratação isolada. O problema aparece quando a empresa cresce: várias vagas ao mesmo tempo, ofertas enviadas por gestores diferentes, versões distintas do mesmo formato e pastas de pessoal que ninguém sabe onde ficaram. Nesse ponto, o controle dos documentos de pessoal começa a competir com o trabalho do dia e as admissões atrasam por falta de um registro assinado. Um sistema como Kardex Tauro ajuda a centralizar os registros do pessoal, a relacionar cada admissão com os seus documentos e a consultar o histórico sem depender de pastas físicas. A decisão não depende do tamanho da empresa: se você já perdeu a conta de quantas ofertas ficaram sem assinatura, é um bom momento para avaliar.

Este modelo é um guia geral de uso interno: revise-o com o seu assessor antes de assiná-lo.