Plantilla de entrevista de salida en Word (descarga gratis)
Plantilla de entrevista de salida en Word (descarga gratis)
Cuando una persona decide dejar la empresa, la conversación final suele ocurrir de manera informal: un breve diálogo en el pasillo, un mensaje de despedida o una firma apresurada del retiro. De ese momento no queda nada aprovechable. La plantilla de entrevista de salida en Word convierte la última conversación en un registro ordenado, con preguntas definidas, espacio para las respuestas y una firma que da constancia de que la conversación sí se realizó.
El archivo está pensado para jefes inmediatos, analistas de Talento Humano y gerentes de operación que necesitan entender por qué se va el personal sin improvisar las preguntas cada vez. Trae los campos separados: datos del retiro, factores que influyeron en la decisión, valoración del paso por la empresa y el espacio para las firmas. Solo hay que completarlo con datos reales y guardarlo donde se pueda consultar después.
Conviene decirlo desde el principio: este formato no reemplaza la liquidación final, ni el paz y salvo, ni la carta de retiro. Es un instrumento de escucha y de análisis, y su valor está en la información que recoge y en la forma como esa información se lee después por área, no en el documento en sí.
⬇ Descargar entrevista de salida (.docx)
Qué es una entrevista de salida y por qué se documenta
La entrevista de salida es una conversación estructurada que se sostiene con el colaborador antes de que termine su vinculación, o en las semanas siguientes al retiro cuando la salida ya era inevitable. No busca retener a la persona a última hora, aunque a veces eso ocurra: busca entender la causa real de la salida, que puede estar en las condiciones de trabajo, en la relación con el jefe, en la carga y los horarios, en el crecimiento profesional, en el clima del equipo o en un motivo estrictamente personal.
El registro escrito importa por dos razones. La primera es la comparabilidad: si todas las personas que se van responden el mismo cuestionario, las respuestas se pueden agrupar y comparar entre áreas y entre periodos. La segunda es la evidencia: queda constancia de que la empresa escuchó y de qué se comprometió a revisar. Cuando el motivo se escribe con las palabras del trabajador y no con la interpretación de quien lo escucha, el dato sirve para tomar decisiones y no para justificar una opinión previa.
El tipo de retiro cambia el tono de la conversación, pero no los temas. Una renuncia voluntaria, un retiro por mutuo acuerdo, el cierre de una obra o el vencimiento de un contrato temporal, o una salida decidida por la empresa, pasan por los mismos factores: qué motivó la decisión, qué valoraba la persona, qué habría mejorado y cómo evalúa su paso por la organización. La plantilla admite todos esos casos porque el campo del tipo de retiro se llena a mano y no obliga a elegir entre opciones cerradas.
Para qué sirve esta planilla
- Identificar los motivos reales de salida y separarlos de las explicaciones de cortesía que se dan al despedirse.
- Agrupar los motivos por área, cargo y turno para distinguir si el problema está en una persona o en un proceso.
- Detectar señales de rotación en cargos críticos antes de que el reemplazo se vuelva urgente y desordenado.
- Recoger recomendaciones concretas sobre el puesto, el entrenamiento recibido y las herramientas de trabajo.
- Dejar constancia de que la conversación se hizo, con la firma de quien entrevista y la fecha correspondiente.
- Alimentar los planes de inducción, clima y desarrollo con información de primera mano y no con suposiciones.
- Documentar el traspaso de responsabilidades cuando el retiro coincide con la entrega de un cargo o de un inventario.
Qué incluye la plantilla
El archivo tiene el membrete y el pie de página de la empresa, el título centrado y tres secciones numeradas. Esta es la tabla de contenido real del formato:
| Sección de la plantilla | Qué se escribe ahí |
|---|---|
| Membrete y pie de página | Razón social, área de Talento Humano y datos de contacto. Reemplace estos campos por los de su empresa y revise el pie de página antes de imprimir. |
| Título y fecha | Título centrado y fecha de la conversación. Si la entrevista se hace después del retiro, escriba la fecha real de la entrevista y no la del último día laborado. |
| 1. Datos del retiro | Colaborador, documento, cargo, área, fecha de ingreso, fecha de retiro, tipo de retiro, motivo manifestado y nombre de quien entrevista. |
| 2. Factores de la salida | La tabla central del formato: seis factores con la respuesta del colaborador y el comentario de quien entrevista. |
| 3. Valoración y cierre | Si volvería a trabajar en la empresa, si la recomendaría como lugar de trabajo y las observaciones finales. |
| Párrafo de confidencialidad | Explica cómo se tratará la información recogida y quién podrá leerla después. |
| Firmas | Firma del entrevistador y una línea opcional para el colaborador, que puede firmar o abstenerse sin que la constancia se pierda. |
| Tabla de control del documento | Código del formato, versión, fecha y responsable. Es la parte que permite rastrear el documento años después. |
| Copia y aviso final | Recordatorio de que se entrega copia al colaborador y de que los motivos se agrupan por área para el análisis. |
La tabla central merece una revisión aparte. Los seis factores que trae el archivo son: motivos para la salida, qué le gustaba del trabajo, qué mejoraría, relación con el jefe y el equipo, condiciones de trabajo, y qué le recomendaría a su sucesor. Están redactados de forma abierta para que la respuesta no se pueda resolver con un sí o un no. Junto con esa tabla, el formato incluye el párrafo de confidencialidad y el aviso de agrupar los motivos por área, dos elementos que suelen pasarse por alto y que son los que convierten la conversación en información útil.
Cómo usarla paso a paso
- Descargue el archivo y guárdelo con el nombre del colaborador y el año, no como copia anónima dentro de una carpeta compartida.
- Reemplace los datos de la empresa en el membrete y en el pie de página, y ajuste el código del documento en la tabla de control con el consecutivo que use su área.
- Llene la sección de datos del retiro usando como fuente la carta de renuncia o el documento del retiro. No escriba de memoria la fecha de ingreso ni el tipo de retiro.
- Agende la conversación en un espacio privado, sin interrupciones y con tiempo suficiente. Media hora es un mínimo razonable para recorrer los seis factores.
- Conduzca la entrevista siguiendo la tabla de factores. Pregunte y escuche; anote las respuestas con las palabras del colaborador y no con su resumen.
- Complete la valoración y el cierre, y marque con claridad las preguntas que quedaron sin respuesta en lugar de completarlas con su propio criterio.
- Lea el párrafo de confidencialidad antes de terminar, para que la persona sepa quién leerá el formato y con qué finalidad se usará.
- Firme como entrevistador, ofrezca la firma al colaborador, entregue la copia que indica el formato y archive el original en la carpeta del colaborador.
Errores frecuentes antes de firmar o archivar
- Hacer la entrevista el último día, con la persona pendiente de entregar implementos y llaves, y sin tiempo real para conversar.
- Convertir la conversación en un interrogatorio sobre faltas o en un intento de retención de última hora.
- Escribir únicamente "motivos personales" cuando la persona dio dos o tres razones concretas y distintas entre sí.
- Anotar interpretaciones propias, del tipo "le faltaba compromiso", en lugar de hechos y frases verificables.
- Dejar la sección de valoración vacía o responderla por el colaborador, con lo que el cierre pierde todo su sentido.
- Guardar el formato sin agrupar los motivos por área: el documento queda archivado y el aprendizaje se pierde.
- Olvidar el código y la versión del documento, de modo que después nadie sabe si la planilla usada era la vigente.
Para interpretar lo que ya está recogido, ayuda tener a mano una guía corta como esta, que se puede anotar al margen del formato:
| Tipo de respuesta | Qué suele indicar | Qué conviene revisar |
|---|---|---|
| El motivo se repite en varias personas del mismo cargo | El problema es del puesto o del proceso, no de la persona | Funciones, horarios y herramientas del cargo |
| El motivo se repite en un solo equipo | El origen está en la jefatura o en el ambiente de ese grupo | Estilo de mando y carga del equipo |
| El retiro ocurre a los pocos meses de ingresar | La inducción o las expectativas del cargo fallaron | Proceso de inducción y descripción del cargo |
| Aparecen respuestas cortas y generales | Falta confianza en la conversación o en el manejo de los datos | Quién entrevista y cómo se comunica la confidencialidad |
Confidencialidad y manejo de los datos
La entrevista de salida toca información personal y opiniones sobre jefes y compañeros. Por eso el archivo trae un párrafo de confidencialidad que conviene leer antes de empezar: allí se explica quién leerá el formato y con qué finalidad. En la práctica eso significa limitar el acceso a Talento Humano y a la jefatura que deba actuar sobre el resultado, y trabajar el análisis con los motivos agrupados, sin exponer el nombre de quien hizo un comentario puntual. La firma del colaborador es opcional porque su negativa no invalida la conversación; la constancia la da quien entrevista.
Cuándo conviene pasar a un sistema
Con pocos retiros al año, una carpeta bien organizada es suficiente y no vale la pena complicarla. El panorama cambia cuando el número de salidas crece y el análisis se vuelve recurrente: ahí empieza a costar trabajo cruzar los motivos de la entrevista con las entregas de dotación, la devolución de activos, los movimientos de almacén y las novedades de personal, y ese cruce es justamente el que explica la rotación. En ese punto un registro en papel se queda corto y conviene evaluar un sistema como Kardex Tauro, que ordena esos movimientos y los deja consultables por fecha, área y responsable. No es una necesidad para una empresa de quince personas; sí lo es cuando la operación y la rotación crecen al mismo tiempo y las decisiones se quieren tomar con datos y no con la impresión del último mes.
Por último, tenga presente que este modelo es una guía general de uso interno: revíselo con su asesor y ajústelo a la política de personal de su empresa.
