Modelo de entrevista de desligamento em Word (download grátis)

Modelo de entrevista de desligamento em Word (download grátis)

Quando alguém decide deixar a empresa, a conversa final costuma acontecer de forma informal: um diálogo rápido no corredor, uma mensagem de despedida ou uma assinatura apressada do desligamento. Desse momento não sobra nada aproveitável. O modelo de entrevista de desligamento em Word transforma a última conversa em um registro organizado, com perguntas definidas, espaço para as respostas e uma assinatura que comprova que a conversa realmente aconteceu.

O arquivo foi pensado para chefias imediatas, analistas de Recursos Humanos e gerentes de operação que precisam entender por que as pessoas saem, sem improvisar as perguntas a cada vez. Os campos vêm separados: dados do desligamento, fatores que influenciaram a decisão, avaliação da passagem pela empresa e o espaço para as assinaturas. Basta preencher com dados reais e guardar onde seja possível consultar depois.

Vale dizer desde o início: este formulário não substitui a rescisão, nem o termo de quitação, nem a carta de desligamento. É um instrumento de escuta e de análise, e o seu valor está na informação que recolhe e na forma como essa informação é lida depois por área, e não no documento em si.

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O que é uma entrevista de desligamento e por que registrá-la

A entrevista de desligamento é uma conversa estruturada que se faz com o colaborador antes do fim do vínculo, ou nas semanas seguintes à saída quando ela já era inevitável. Não é uma tentativa de segurar a pessoa na última hora, embora isso às vezes aconteça: o objetivo é entender a causa real da saída, que pode estar nas condições de trabalho, na relação com a chefia, na carga e nos horários, no crescimento profissional, no clima da equipe ou em um motivo estritamente pessoal.

O registro escrito importa por dois motivos. O primeiro é a comparabilidade: se todas as pessoas que saem respondem ao mesmo questionário, as respostas podem ser agrupadas e comparadas entre áreas e entre períodos. O segundo é a evidência: fica a constância de que a empresa escutou e do que se comprometeu a revisar. Quando o motivo é escrito com as palavras do trabalhador e não com a interpretação de quem escuta, o dado passa a servir para decidir, e não para confirmar uma opinião anterior.

O tipo de desligamento muda o tom da conversa, mas não os temas. Um pedido de demissão, um acordo entre as partes, o encerramento de uma obra ou o fim de um contrato por prazo determinado, ou uma saída decidida pela empresa, passam pelos mesmos fatores: o que motivou a decisão, o que a pessoa valorizava, o que ela melhoraria e como avalia a passagem pela organização. O modelo atende a todos esses casos porque o campo do tipo de desligamento é preenchido à mão e não obriga a escolher entre opções fechadas.

Para que serve este modelo

• Identificar os motivos reais da saída e separá-los das explicações de cortesia dadas na despedida.
• Agrupar os motivos por área, cargo e turno para distinguir se o problema está em uma pessoa ou em um processo.
• Detectar sinais de rotatividade em cargos críticos antes que a substituição se torne urgente e desorganizada.
• Recolher recomendações concretas sobre o posto, o treinamento recebido e as ferramentas de trabalho.
• Deixar a constância de que a conversa ocorreu, com a assinatura de quem entrevista e a data correspondente.
• Alimentar os planos de integração, clima e desenvolvimento com informação de primeira mão, e não com suposições.
• Documentar a passagem de responsabilidades quando o desligamento coincide com a entrega de um cargo ou de um estoque.

O que o modelo inclui

O arquivo traz o timbre e o rodapé da empresa, o título centralizado e três seções numeradas. Esta é a tabela de conteúdo real do formulário:

A tabela central merece uma revisão à parte. Os seis fatores que o arquivo traz são: motivos da saída, o que a pessoa gostava no trabalho, o que ela melhoraria, relação com a chefia e a equipe, condições de trabalho, e o que recomendaria ao seu sucessor. Estão redigidos de forma aberta, para que a resposta não se resolva com um sim ou um não. Junto com essa tabela, o formulário inclui o parágrafo de confidencialidade e o aviso de agrupar os motivos por área, dois elementos que costumam ser deixados de lado e que são justamente os que transformam a conversa em informação útil.

Como usar, passo a passo

1. Baixe o arquivo e salve com o nome do colaborador e o ano, e não como cópia anônima dentro de uma pasta compartilhada.
2. Substitua os dados da empresa no timbre e no rodapé, e ajuste o código do documento na tabela de controle com o número sequencial que a sua área usa.
3. Preencha a seção de dados do desligamento usando como fonte a carta de demissão ou o documento da saída. Não escreva de memória a data de admissão nem o tipo de desligamento.
4. Agende a conversa em um espaço reservado, sem interrupções e com tempo suficiente. Meia hora é um mínimo razoável para percorrer os seis fatores.
5. Conduza a entrevista seguindo a tabela de fatores. Pergunte e escute; anote as respostas com as palavras do colaborador e não com o seu resumo.
6. Complete a avaliação e o fechamento, e marque com clareza as perguntas que ficaram sem resposta em vez de preenchê-las com o seu próprio critério.
7. Leia o parágrafo de confidencialidade antes de terminar, para que a pessoa saiba quem lerá o formulário e com que finalidade ele será usado.
8. Assine como entrevistador, ofereça a assinatura ao colaborador, entregue a cópia indicada no formulário e arquive o original na pasta do colaborador.

Erros frequentes antes de assinar ou arquivar

• Fazer a entrevista no último dia, com a pessoa ocupada devolvendo equipamentos e chaves, e sem tempo real para conversar.
• Transformar a conversa em um interrogatório sobre falhas ou em uma tentativa de retenção na última hora.
• Escrever apenas "motivos pessoais" quando a pessoa deu duas ou três razões concretas e diferentes entre si.
• Registrar interpretações próprias, do tipo "faltava compromisso", em lugar de fatos e frases verificáveis.
• Deixar a seção de avaliação em branco ou respondê-la pelo colaborador, o que tira todo o sentido do fechamento.
• Arquivar o formulário sem agrupar os motivos por área: o documento fica guardado e o aprendizado se perde.
• Esquecer o código e a versão do documento, de modo que depois ninguém sabe se o modelo usado era o vigente.

Para interpretar o que já foi recolhido, ajuda ter à mão um guia curto como o desta tabela, que pode ser anotado na margem do formulário:

Confidencialidade e tratamento dos dados

A entrevista de desligamento toca informação pessoal e opiniões sobre chefias e colegas. Por isso o arquivo traz um parágrafo de confidencialidade que vale a pena ler antes de começar: nele se explica quem lerá o formulário e com que finalidade. Na prática, isso significa limitar o acesso a Recursos Humanos e à chefia que precise agir sobre o resultado, e trabalhar a análise com os motivos agrupados, sem expor o nome de quem fez um comentário pontual. A assinatura do colaborador é opcional porque a recusa não invalida a conversa; a constância é dada por quem entrevista.

Quando vale a pena passar para um sistema

Com poucos desligamentos por ano, uma pasta bem organizada é suficiente e não vale a pena complicar. O cenário muda quando o número de saídas cresce e a análise passa a ser recorrente: aí começa a custar trabalho cruzar os motivos da entrevista com as entregas de uniforme, a devolução de ativos, as movimentações de estoque e os eventos de pessoal, e esse cruzamento é justamente o que explica a rotatividade. Nesse ponto um registro em papel fica curto e vale a pena avaliar um sistema como Kardex Tauro, que organiza essas movimentações e as deixa consultáveis por data, área e responsável. Não é uma necessidade para uma empresa de quinze pessoas; passa a ser quando a operação e a rotatividade crescem ao mesmo tempo e as decisões devem se apoiar em dados, e não na impressão do último mês.

Por fim, lembre-se de que este modelo é um guia geral de uso interno: revise-o com o seu assessor e ajuste-o à política de pessoal da sua empresa.

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