Plantilla de libro de nómina en Excel: registro por empleado
Plantilla de libro de nómina en Excel: registro por empleado
Al cerrar cada periodo de pago vuelve la misma pregunta: cuánto se le pagó a cada persona, por qué cargo y con qué descuentos. Cuando esa información vive en papeles sueltos, en correos y en una hoja distinta por cada mes, la respuesta llega tarde y casi siempre incompleta. Esta plantilla de libro de nómina en Excel reúne ese registro en una sola hoja, empleado por empleado y periodo por periodo.
El archivo trae las columnas de un registro de nómina pagada, totales automáticos, un bloque de resumen del periodo y una mini tabla de neto por cargo. Es un archivo de Excel (.xlsx) listo para descargar y empezar a usar el mismo día.
⬇ Descargar la plantilla (Excel .xlsx)Qué es este libro de nómina y para quién sirve
Conviene aclararlo desde la primera línea: este formato es un registro de la nómina ya pagada, no una liquidación. El archivo no calcula prestaciones, no calcula aportes y no aplica ninguna tabla. Las deducciones y los aportes se teclean tal como los entrega quien liquida la nómina; la hoja los recibe, los ordena y los suma.
Sirve para cualquier negocio que pague a un equipo y quiera tener el soporte en orden: locales comerciales, talleres, restaurantes, despachos de servicios, obras y oficinas administrativas. También le resulta útil al contador que recibe la información de nómina y necesita saber de dónde sale cada cifra antes de registrarla.
El punto de partida es sencillo: si alguien pregunta cuánto se le pagó a una persona en el periodo, la respuesta debe estar en una fila, con su sueldo, sus otros devengos, sus deducciones, sus aportes y su neto a pagar. Eso es justamente lo que esta plantilla deja a la vista.
Un registro, no una liquidación
La liquidación es el documento donde se define el pago: allí se establecen los valores según el criterio de quien liquida la nómina. Este libro cumple otra función: dejar registrado lo que ya quedó definido y pagado, para poder consultarlo después, comparar un periodo con otro y responder una revisión con el soporte en la mano. Por eso el archivo no opina sobre los valores: los recibe y los ordena.
Para quién está pensado
La plantilla está pensada para quien lleva el control sin un sistema grande: el dueño del negocio, la persona de recursos humanos que arma el registro del mes, el asistente contable que consolida varios locales o el contador externo que recibe la información y quiere verificar los números antes de pasarlos a la contabilidad. En todos los casos la idea es la misma: una fila por empleado y periodo, con todo lo que se pagó a la vista.
Qué incluye el archivo
El archivo está armado para trabajar de corrido, con las columnas de entrada separadas de las que se calculan solas y un bloque de resumen al final. Esto es lo que trae:
| Componente | Para qué sirve |
|---|---|
| 200 líneas de registro | Una fila por empleado y periodo, con espacio suficiente para llevar varios meses en la misma hoja. |
| Lista de cargo | Elegir el cargo desde una lista evita que el mismo puesto aparezca escrito de tres formas distintas. |
| Sueldo y otros devengos | Las dos entradas que forman el total devengado de cada empleado. |
| Total devengado automático | Suma el sueldo más los otros devengos en cada fila. |
| Deducciones y aportes | Columnas de tecleo, tal como los entrega quien liquida la nómina. |
| Neto a pagar automático | Resta las deducciones y los aportes al total devengado. |
| Totales | Sumas al pie de sueldos, otros devengos, devengado, deducciones, aportes y neto. |
| Bloque de resumen | Empleados, devengado, deducciones, aportes y neto del periodo en un solo vistazo. |
| Mini tabla de neto por cargo | Cuánto se pagó en cada cargo, para comparar áreas, turnos o sedes. |
Las columnas de la hoja
La hoja se lee de izquierda a derecha: primero el periodo y quién es la persona, después el cargo y los días pagados, luego el sueldo con los otros devengos y al final el resultado. Estas son las columnas:
| Columna | Qué se escribe |
|---|---|
| Periodo | El mes, la quincena o la semana que se está registrando. |
| Empleado | El nombre completo, escrito siempre de la misma forma para poder filtrarlo. |
| Identificación | El número de documento de la persona. |
| Cargo | Se elige de la lista; es la llave de la mini tabla por cargo. |
| Días | Los días pagados en el periodo. |
| Sueldo | El sueldo del periodo, tomado del recibo. |
| Otros devengos | Horas extra, comisiones, bonos o cualquier pago adicional. |
| Total devengado | Automática: el sueldo más los otros devengos. |
| Deducciones | Se teclea el valor tal como lo entrega quien liquida la nómina. |
| Aportes | Se teclean igual, tal como aparecen en la liquidación. |
| Neto a pagar | Automática: el total devengado menos las deducciones y menos los aportes. |
| Observaciones | Notas de ajustes, reemplazos, vacaciones o pagos pendientes. |
Cómo funciona el cálculo: un periodo con tres empleados
El ejercicio se sigue fila por fila. En el periodo hay tres empleados: uno de ventas, uno de administración y uno de producción. A cada uno se le registra el sueldo y, si los tiene, otros devengos. El total devengado sale de la suma; las deducciones y los aportes se teclean tal como los entregó quien liquidó la nómina; y el neto a pagar es lo que queda después de restarlos.
| Cargo | Sueldo | Otros devengos | Total devengado | Deducciones | Aportes | Neto a pagar |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ventas | 1.500.000 | 200.000 | 1.700.000 | 120.000 | 300.000 | 1.280.000 |
| Administración | 2.000.000 | 0 | 2.000.000 | 160.000 | 400.000 | 1.440.000 |
| Producción | 800.000 | 50.000 | 850.000 | 60.000 | 150.000 | 640.000 |
Los totales del periodo confirman la suma: sueldos 4.300.000, otros devengos 250.000, total devengado 4.550.000, deducciones 340.000, aportes 850.000 y neto a pagar 3.360.000. El bloque de resumen muestra esos mismos números ordenados, y la mini tabla por cargo reparte el neto entre ventas, administración y producción.
Fíjate en algo importante: la hoja no deduce ni aporta por su cuenta. Solo suma y resta lo que se le entregó. Si un valor viene distinto en la liquidación, el registro lo va a repetir distinto; por eso comparar cada fila contra el recibo es parte del trabajo y no un paso opcional.
Paso a paso para llenarlo
- Descarga el archivo y define el periodo que vas a registrar; escríbelo igual en todas las filas de ese bloque.
- Escribe el nombre de cada empleado siempre con la misma forma y su identificación completa.
- Elige el cargo de la lista; si un puesto no existe todavía, agrégalo a la lista antes de seguir escribiendo.
- Registra los días pagados, el sueldo del periodo y los otros devengos de cada persona.
- Teclea las deducciones y los aportes tal como los entrega quien liquida la nómina.
- Revisa que el total devengado y el neto a pagar coincidan con el recibo y anota en observaciones cualquier cosa que se haya apartado de lo habitual.
Consejos y errores comunes
- El nombre escrito de dos formas. «Ana María Gómez» en una fila y «Ana M. Gomez» en otra se leen como dos personas distintas al filtrar, y el neto de la persona queda partido en dos.
- El cargo tecleado a mano. Si el puesto se escribe libre, la mini tabla por cargo termina con una lista larga de variantes y pierde su utilidad.
- Mezclar periodos en un mismo bloque. Deja un bloque por periodo y sepáralos con claridad; así los totales del pie siempre significan algo.
- Confundir devengado con neto. El devengado es lo causado antes de deducciones y aportes; el neto es lo que efectivamente se paga. Si se confunden, el control pierde su punto de comparación.
- Dejar deducciones o aportes en blanco. Si una persona no tuvo descuentos, escribe cero: la celda vacía se lee como dato faltante, no como ausencia de descuento.
- Corregir solo una columna. Si se ajusta el sueldo y no se revisan deducciones y aportes, el neto queda descuadrado sin que nadie lo note.
- No guardar el recibo de pago. El registro ordena la información, pero el soporte sigue siendo el recibo; archívalo junto al periodo.
Cuándo conviene pasar a un software
La plantilla rinde muy bien mientras la nómina es un ejercicio de control: pocos empleados, uno o dos locales, una persona que revisa y firma. Con el tiempo aparecen señales de que la hoja se está quedando corta: varios centros de costo, pagos en días distintos, comisiones que se calculan aparte, gente que entra y sale en el mismo mes y cada vez más preguntas sobre qué se pagó y cuándo.
En ese punto conviene apoyar el registro en un sistema que tome la información y la deje consultable por empleado, por cargo y por periodo, sin rearmar la hoja cada mes. Kardex Tauro es el programa que usamos para eso: recibe los movimientos, los ordena y deja los reportes listos, mientras la plantilla sigue sirviendo como respaldo y como control de lo que se pagó. Si tu operación todavía es sencilla, sigue con el archivo y llénalo con disciplina; cuando el volumen crezca, ese mismo registro ordenado es la mejor base para migrar a Kardex Tauro sin perder historia.
Ten presente además que este libro es un control interno: no reemplaza ningún registro oficial ni ninguna declaración, y no promete validez legal. Su valor es el control diario: cuánto se pagó, a quién y por qué cargo.
⬇ Descargar la plantilla (Excel .xlsx)
