Modelo de livro de folha no Excel: registro por funcionário

Modelo de livro de folha no Excel: registro por funcionário

No fechamento de cada período de pagamento volta a mesma pergunta: quanto foi pago a cada pessoa, por qual cargo e com quais descontos. Quando essa informação vive em papéis soltos, em e-mails e em uma planilha diferente a cada mês, a resposta chega tarde e quase sempre incompleta. Este modelo de livro de folha no Excel reúne esse registro em uma única planilha, funcionário por funcionário e período por período.

O arquivo traz as colunas de um registro de folha já paga, totais automáticos, um bloco de resumo do período e uma mini tabela de líquido por cargo. É um arquivo de Excel (.xlsx) pronto para baixar e começar a usar no mesmo dia.

O que é este livro de folha e para quem serve

Vale esclarecer desde a primeira linha: este formato é um registro da folha já paga, não uma liquidação. O arquivo não calcula benefícios, não calcula contribuições e não aplica nenhuma tabela. As deduções e as contribuições são digitadas exatamente como quem liquida a folha as entrega; a planilha as recebe, organiza e soma.

Serve para qualquer negócio que pague uma equipe e queira manter o comprovante em ordem: lojas, oficinas, restaurantes, escritórios de serviços, obras e setores administrativos. Também é útil para o contador que recebe a informação da folha e precisa saber de onde vem cada número antes de registrá-lo.

O ponto de partida é simples: se alguém perguntar quanto uma pessoa recebeu no período, a resposta deve estar em uma linha, com o salário, os outros proventos, as deduções, as contribuições e o líquido a pagar. É isso que este modelo deixa à vista.

Um registro, não uma liquidação

A liquidação é o documento onde o pagamento é definido: é ali que os valores são estabelecidos conforme o critério de quem liquida a folha. Este livro cumpre outra função: registrar o que já ficou definido e pago, para poder consultar depois, comparar um período com outro e responder a uma revisão com o comprovante na mão. Por isso o arquivo não opina sobre os valores: ele os recebe e os mantém em ordem.

Para quem foi pensado

O modelo foi pensado para quem mantém o controle sem um sistema grande: o dono do negócio, a pessoa de recursos humanos que monta o registro do mês, o assistente contábil que consolida várias unidades ou o contador externo que recebe a informação e quer conferir os números antes de levá-los à contabilidade. Em todos os casos a ideia é a mesma: uma linha por funcionário e período, com tudo o que foi pago à vista.

O que o arquivo inclui

O arquivo foi montado para trabalhar de uma vez, com as colunas de entrada separadas das que se calculam sozinhas e um bloco de resumo ao final. É isto que ele traz:

As colunas da planilha

A planilha se lê da esquerda para a direita: primeiro o período e quem é a pessoa, depois o cargo e os dias pagos, em seguida o salário com os outros proventos e, no fim, o resultado. Estas são as colunas:

Como funciona o cálculo: um período com três funcionários

O exercício pode ser acompanhado linha por linha. No período há três funcionários: um em vendas, um na administração e um na produção. Cada um é registrado com salário e, quando existem, outros proventos. O total de proventos vem da soma; as deduções e as contribuições são digitadas exatamente como quem liquidou a folha as entregou; e o líquido a pagar é o que sobra depois de subtraí-las.

Os totais do período confirmam a soma: salários 4.300.000, outros proventos 250.000, total de proventos 4.550.000, deduções 340.000, contribuições 850.000 e líquido a pagar 3.360.000. O bloco de resumo mostra esses mesmos números em ordem, e a mini tabela por cargo reparte o líquido entre vendas, administração e produção.

Repare em algo importante: a planilha não desconta nem contribui por conta própria. Ela apenas soma e subtrai o que recebeu. Se um valor vier diferente na liquidação, o registro vai repeti-lo diferente; por isso comparar cada linha com o recibo faz parte do trabalho e não é um passo opcional.

Passo a passo para preencher

1. Baixe o arquivo e defina o período que vai registrar; escreva-o igual em todas as linhas desse bloco.
2. Escreva o nome de cada funcionário sempre da mesma forma e com a identificação completa.
3. Escolha o cargo na lista; se o posto ainda não existir, acrescente-o à lista antes de continuar digitando.
4. Registre os dias pagos, o salário do período e os outros proventos de cada pessoa.
5. Digite as deduções e as contribuições exatamente como quem liquida a folha as entrega.
6. Confira se o total de proventos e o líquido a pagar batem com o recibo e anote nas observações tudo o que tenha fugido do habitual.

Dicas e erros comuns

• O nome escrito de duas formas. Uma grafia em uma linha e outra na seguinte são lidas como duas pessoas diferentes ao filtrar, e o líquido da pessoa fica dividido em dois.
• O cargo digitado à mão. Se o posto é escrito livremente, a mini tabela por cargo termina com uma lista enorme de variantes e perde a utilidade.
• Misturar períodos em um mesmo bloco. Deixe um bloco por período e separe-os com clareza; assim os totais do pé sempre significam algo.
• Confundir proventos com líquido. Os proventos são o que foi gerado antes de deduções e contribuições; o líquido é o que se paga de fato. Se os dois se confundem, o controle perde o ponto de comparação.
• Deixar deduções ou contribuições em branco. Se a pessoa não teve descontos, escreva zero: a célula vazia é lida como dado faltante, e não como ausência de desconto.
• Corrigir apenas uma coluna. Se o salário é ajustado e as deduções e contribuições não são revistas, o líquido fica desalinhado sem que ninguém perceba.
• Não guardar o recibo de pagamento. O registro organiza a informação, mas o comprovante continua sendo o recibo; arquive-o junto do período.

Quando vale a pena passar para um software

O modelo rende muito bem enquanto a folha é um exercício de controle: poucos funcionários, uma ou duas unidades, uma pessoa que revisa e assina. Com o tempo aparecem os sinais de que a planilha está ficando curta: vários centros de custo, pagamentos em dias diferentes, comissões calculadas à parte, pessoas que entram e saem no mesmo mês e cada vez mais perguntas sobre o que foi pago e quando.

Nesse ponto vale apoiar o registro em um sistema que receba a informação e a deixe consultável por funcionário, por cargo e por período, sem remontar a planilha a cada mês. O Kardex Tauro é o programa que usamos para isso: recebe os movimentos, organiza e deixa os relatórios prontos, enquanto o modelo continua servindo de respaldo e de controle do que foi pago. Se a sua operação ainda é simples, siga com o arquivo e preencha-o com disciplina; quando o volume crescer, esse mesmo registro organizado é a melhor base para migrar para o Kardex Tauro sem perder histórico.

Lembre-se também de que este livro é um controle interno: não substitui nenhum registro oficial nem nenhuma declaração, e não promete validade legal. O seu valor é o controle do dia a dia: quanto se pagou, a quem e por qual cargo.