Plantilla de análisis ABC de productos en Excel
Plantilla de análisis ABC de productos en Excel
En la mayoría de los negocios pequeños una parte reducida del catálogo explica casi toda la facturación. Ese desequilibrio es la base del análisis ABC: ordenar los productos por ingreso y repartirlos en tres clases para decidir dónde poner la atención. Esta plantilla hace ese trabajo en una sola hoja. Se escriben las unidades vendidas y el precio unitario de cada producto, y la hoja calcula el ingreso, la parte que representa dentro del total, el acumulado y la clase que le corresponde, sin tablas dinámicas y sin escribir una fórmula por fila.
La clasificación sirve para decidir, no para decorar un informe. Un producto de clase A se revisa con más frecuencia: se controlan sus existencias, se negocia su precio y se vigila que no falte. Un producto de clase C no se abandona, pero se pide con menos urgencia y admite menos inventario. Con la lista ordenada, la compra deja de depender de la memoria de quien atiende el mostrador.
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La hoja no impone ninguna regla de negocio. Los dos cortes que separan una clase de otra son celdas editables de la cabecera: por defecto la clase A llega hasta 80 por ciento del ingreso acumulado y la clase B hasta 95 por ciento, de modo que el resto cae en C. Si el catálogo es muy corto, muy largo o muy estacional, esos valores se cambian y la tabla entera se reclasifica sola. Con eso claro, el resto del artículo se lee de otra manera.
Qué es y qué resuelve
El análisis ABC es una forma de priorizar un catálogo con un criterio que se puede medir. Se ordenan los productos de mayor a menor ingreso, se calcula qué parte del total aporta cada uno y se suma esa participación fila por fila. Cuando el acumulado llega al primer corte, todo lo que quedó arriba es clase A; cuando llega al segundo, lo que quedó en medio es clase B; el resto es clase C. Nada en el criterio es arbitrario, porque el orden lo pone el dinero que cada producto deja en la caja del periodo.
Lo que resuelve es una pregunta concreta: de todo lo que vendemos, ¿qué pocas cosas merecen la mayor parte del tiempo? En una papelería, la resma y el tóner pueden pesar más que veinte referencias menores juntas. Sin ese dato el esfuerzo se reparte por igual y los productos que sostienen el mes quedan sin seguimiento. No calcula utilidad, no descuenta costos ni proyecta demanda: trabaja con ingreso, unidades por precio, y con la participación de cada producto en él.
Los bloques de la hoja
El libro tiene dos hojas. La hoja «ABC» es la que se trabaja; la hoja «Instrucciones» repite en texto lo que hace cada bloque y sirve para resolver dudas sin salir del archivo. Dentro de «ABC» la información está separada en cinco bloques que se leen de arriba hacia abajo.
| Bloque | Qué contiene | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Cabecera | Empresa, periodo y los dos cortes | Identificar el análisis y ajustar los umbrales sin tocar fórmulas |
| Tabla de productos | Producto, código, unidades, precio, ingreso, participación, acumulado y clase en ocho filas cargadas y filas vacías con fórmula | Cargar el catálogo del periodo |
| Fila de totales | Suma de unidades y de ingreso | Comprobar que la suma cierra antes de leer nada más |
| Resumen por clase | Número de productos, ingreso y parte del ingreso de A, B y C | Ver la concentración de un solo golpe |
| Hoja Instrucciones | Qué hace, cómo se usa, cómo se calcula, ejemplo, errores y aviso | Resolver dudas sin salir del archivo |
La cabecera concentra los cuatro datos que valen para todo el análisis. La tabla de productos ocupa el centro, con ocho filas de ejemplo y veintidós vacías que ya traen la fórmula, así que al escribir unidades y precio el resto aparece solo. Debajo están los totales y el resumen por clase, que es lo que se mira primero.
Las columnas y qué significa cada una
Son ocho columnas, de las cuales tres se escriben y cinco se calculan. Entender cuál es cuál evita el error más común: sobrescribir una fórmula con un valor que después no se actualiza cuando cambian las unidades.
| Columna | Se escribe o se calcula | Qué significa |
|---|---|---|
| Producto | Se escribe | Nombre con el que se reconoce el artículo en el mostrador |
| Código | Se escribe | Referencia interna para cruzarlo con el inventario |
| Unidades vendidas | Se escribe | Unidades del periodo, sin mezclar devoluciones |
| Precio unitario | Se escribe | Precio de venta del periodo, en la misma moneda para todas las filas |
| Ingreso | Se calcula | Unidades por precio |
| Participación | Se calcula | Ingreso del producto dividido por el ingreso total |
| Acumulado | Se calcula | Suma corrida de la participación, desde la primera fila |
| Clase | Se calcula | A, B o C según el acumulado y los dos cortes de la cabecera |
La participación y el acumulado se guardan como fracción y se muestran con formato de porcentaje: la hoja calcula con el valor completo, no con el redondeado de pantalla. Esa diferencia importa en el corte: un acumulado que en pantalla queda una milésima por debajo del umbral se clasifica distinto de uno que lo alcanza.
La clase no se escribe a mano: la calcula una fórmula que compara el acumulado de la fila contra el primer corte y, si lo supera, contra el segundo. Por eso, cuando se cambia un corte en la cabecera, todas las clases se recalculan al instante y la tabla sigue siendo coherente. Si alguien escribe una letra encima de la fórmula, la fila deja de responder a los cortes y el resumen por clase empieza a contar mal.
El ejemplo que trae el libro
El archivo viene cargado con ocho productos de una papelería y un ingreso total de 14.600.000, ya ordenados de mayor a menor ingreso, que es la condición para que el acumulado tenga sentido.
| Producto | Ingreso | Acumulado | Clase |
|---|---|---|---|
| Resma de papel carta | 4.800.000 | 32,88 | A |
| Tóner negro | 3.200.000 | 54,79 | A |
| Caja de archivo | 2.400.000 | 71,23 | A |
| Bolígrafo azul | 1.600.000 | 82,19 | B |
| Grapadora metálica | 1.200.000 | 90,41 | B |
| Carpeta argollada | 800.000 | 95,89 | C |
| Marcador borrable | 400.000 | 98,63 | C |
| Notas adhesivas | 200.000 | 100,00 | C |
| Totales | 14.600.000 | 100,00 | 8 productos |
Los tres primeros productos suman 10.400.000, que es 71,23 por ciento del ingreso, y forman la clase A. El cuarto y el quinto llevan el acumulado a 82,19 y 90,41, quedan por debajo del segundo corte y forman la clase B con 2.800.000, es decir 19,18 por ciento. Los tres últimos, con 1.400.000 y 9,59 por ciento, son clase C. El acumulado recorre 32,88, 54,79, 71,23, 82,19, 90,41, 95,89, 98,63 y termina en 100,00, que es la comprobación de que la suma cerró.
Mire el caso del bolígrafo: es el producto que más unidades mueve, ochocientas, y aun así cae en clase B porque su precio es bajo. Ese es el argumento contra clasificar por unidades, y la plantilla lo resuelve sin discusión: el criterio está en la fórmula, no en la opinión de quien analiza.
Y hay una advertencia que la hoja no puede hacer sola: un producto puede ser clase A por ingreso y no serlo por utilidad. Si su margen es bajo, mueve mucha caja y deja poco, y cuando el de mayor ingreso es también el de menor margen la compra no se decide solo con la letra A.
Cómo se usa, paso a paso
El orden importa, sobre todo en los dos primeros pasos. Cargar productos antes de revisar los cortes obliga a repetir el trabajo.
- Descargue el archivo y ábralo en Excel, LibreOffice Calc o Google Sheets. Las fórmulas funcionan en las tres aplicaciones sin cambios.
- Escriba el nombre de la empresa y el periodo en la cabecera. El periodo es texto libre: puede ser un mes, un trimestre o una campaña, siempre que después se recuerde qué se comparó.
- Revise los dos cortes. Si su negocio trabaja con los valores habituales, déjelos en 80 y 95 por ciento; si el catálogo es corto y quiere una clase A más exigente, baje el primero.
- Reemplace los ocho productos del ejemplo por los suyos, uno por fila, con unidades vendidas y precio unitario. No borre las filas sobrantes: déjelas vacías y la fórmula no mostrará nada.
- Ordene la tabla de mayor a menor ingreso antes de leer las clases. Si carga los datos en otro orden, el acumulado se forma igual pero la clasificación pierde sentido.
- Lea el resumen por clase al final: cuántos productos, cuánto ingreso y qué parte del total. Esa es la foto que se lleva a la reunión de compras.
- Guarde una copia por periodo con el nombre del mes en el archivo y deje la plantilla original limpia para el siguiente corte.
Con ocho productos toma minutos; con doscientos, una tarde que suele valer la pena.
Errores que conviene evitar
Casi ningún análisis ABC se abandona por la fórmula, sino por cómo se cargan los datos.
- Clasificar por unidades vendidas en lugar de por ingreso. El producto barato y muy rotado parece importante y se lleva un seguimiento que no le corresponde.
- No ordenar antes de clasificar. El acumulado es una suma corrida: si las filas están desordenadas, los cortes caen en cualquier parte.
- Escribir la clase a mano. Al cambiar un corte o una cifra, la letra queda vieja y el resumen por clase deja de coincidir con la tabla.
- Cambiar los cortes a mitad del análisis: la comparación entre periodos se pierde, porque un producto puede pasar de A a B sin que nada haya cambiado.
- Mezclar precios de lista con precios de venta real en la misma tabla. La participación se calcula sobre una base que no es homogénea y el resultado no significa nada.
- Dejar productos sin movimiento con ingreso en cero: no cambian el total, pero ensucian el conteo del resumen y confunden la clase C.
- Leer la clase como si fuera una medida de rentabilidad. Un producto de alto ingreso y bajo margen puede ser A en la hoja y no serlo en la utilidad del negocio.
El archivo se abre en Excel, en LibreOffice Calc y en Google Sheets sin conversión. En Calc y en Sheets conviene revisar el formato de número de las columnas de ingreso, porque el separador de miles cambia según la configuración regional; el valor no cambia, solo se muestra distinto.
La hoja en pantalla
La captura siguiente muestra la hoja «ABC» con el ejemplo cargado, tal como se ve al abrir el archivo.
En la imagen se distinguen los cinco bloques: la barra del título, la cabecera con empresa, periodo y los dos cortes, la tabla de ocho productos con su fila de totales y el resumen por clase. Las columnas de ingreso usan el separador de miles del idioma de la hoja y la de clase muestra las letras ya calculadas. La fila de totales cierra en 14.600.000 y el resumen reparte esa cifra en 10.400.000, 2.800.000 y 1.400.000: si no coinciden con sus datos, hay una fila fuera del rango de la suma.
Cierre
Un catálogo ordenado por ingreso parece obvio hasta que se hace. La plantilla no decide por usted: pone el número donde se puede ver y deja la decisión en manos de quien conoce el negocio, con la participación y el acumulado calculados igual para todos los productos y todos los periodos.
Si el análisis se repite cada mes, el valor se multiplica: los productos que cambian de clase cuentan una historia sobre precios, surtido o competencia que ninguna otra hoja muestra con la misma claridad.
Kardex Tauro publica esta plantilla como herramienta de control interno: los valores y los cortes son editables y el archivo no calcula impuestos ni sustituye un estado financiero.
