Plantilla de provisiones de cartera e inventario en Excel

Plantilla de provisiones de cartera e inventario en Excel

Cuando la cartera envejece y el inventario se queda quieto en la bodega, aparece la pregunta incómoda: ¿cuánto de eso se va a recuperar? Mostrar todos los saldos a valor pleno infla el resultado del periodo y guarda una sorpresa para el día en que el cliente no paga o el producto ya no rota. La provisión existe para eso: para dejar por escrito una estimación razonable de lo que probablemente no se recupere.

Esta plantilla de provisiones de cartera e inventario en Excel reúne en un solo archivo las dos hojas que hacen falta para esa tarea: la cartera de dudoso cobro, con sus días vencidos y su porcentaje, y el inventario con obsolescencia, medido en meses sin movimiento. Las dos traen las columnas armadas, las fórmulas de cálculo, la fila de totales y un bloque de resumen que muestra cuánto sumó la provisión del periodo y cuánto hay que ajustar frente a lo que ya estaba registrado.

Qué es exactamente una provisión y qué no es

Conviene empezar despejando el malentendido más común. Una provisión es una estimación: el reconocimiento prudente de que una parte del saldo por cobrar o del inventario probablemente no se convertirá en efectivo. No es un pago, porque no sale dinero de la caja en ese momento; tampoco es una deuda, porque nadie puede exigir su cobro. Es, sencillamente, la forma de que las cifras del periodo se parezcan más a la realidad, en lugar de mostrar el valor nominal completo como si todo fuera a recuperarse.

De esa naturaleza de estimación se desprenden tres consecuencias que ordenan todo el formato. La primera es que el porcentaje aplicado no es un dato fijo: es una política del negocio, y por eso vive en una celda editable que no viene precargada. La segunda es que la provisión cambia de un periodo a otro, porque el saldo cambia y porque el criterio puede endurecerse o suavizarse según cómo se comporte la cartera o la bodega. La tercera, y quizá la más importante, es que provisionar no borra el derecho a cobrar: el cliente sigue debiendo exactamente lo mismo y el producto sigue en su estante, disponibles para cobrarse o venderse si la situación mejora.

Por qué el porcentaje se teclea y no se calcula solo

Si la hoja trajera un porcentaje incorporado, estaría decidiendo por el negocio algo que solo el negocio puede decidir. Cobrar a treinta días no es lo mismo que cobrar a noventa, y un repuesto que lleva un año quieto no es igual a uno que lleva cuatro meses. Cada empresa, y a veces cada línea, tiene su propio criterio. Por eso la columna aparece vacía, con formato de porcentaje y lista para escribirse, y el formato se limita a multiplicar el saldo por lo que se teclee. Así la estimación queda en manos de quien conoce el negocio y no en manos de quien armó la plantilla.

Esa misma lógica aplica a la hoja de inventario, donde el porcentaje se apoya en los meses sin movimiento. La obsolescencia no es una fecha exacta, es una tendencia: mientras más tiempo lleva el producto sin salir, más probable es que ya no se venda al precio con el que está valorizado.

Para quién está pensada

Le sirve a quien lleva la contabilidad de una empresa pequeña y cierra mes a mes: el contador de oficina, el asistente administrativo, el dueño que revisa los números personalmente. También le sirve a quien administra cartera y necesita ver en una sola hoja qué clientes llevan más tiempo vencidos y cuánto representan. Y le sirve a quien maneja bodega, porque el inventario quieto es dinero dormido y el formato ayuda a ponerle número.

No hace falta ser experto en hojas de cálculo. Lo único que hay que hacer es teclear saldos, fechas y porcentajes; el resto lo resuelven las fórmulas, y el archivo se puede guardar y reutilizar todos los meses cambiando los datos.

Qué trae el archivo, hoja por hoja

Las columnas de la cartera y del inventario

Cómo se calcula, con números

Veamos la hoja de cartera con un corte de ejemplo. El cliente A debe 1.000.000 con veinte días de vencimiento y la política le aplica el uno por ciento: la línea calcula 10.000. El cliente B debe 800.000 también con el uno por ciento, o sea 8.000. El cliente C arrastra 600.000 vencidos hace ochenta y seis días y por su antigüedad entra al cinco por ciento: 30.000. El cliente E debe 300.000 vencidos hace ciento cuarenta y siete días, que por ser el tramo más viejo se provisiona al veinte por ciento: 60.000.

La cartera provisionable suma 2.700.000 y la provisión calculada del corte llega a 108.000. Ahora entra en juego el dato que casi nadie recuerda: la provisión anterior. Si en el corte previo ya había 90.000 registrados por estas mismas líneas, el ajuste del periodo no es 108.000 sino 18.000, porque lo único que hay que mover este mes es la diferencia. Si la provisión anterior hubiera sido mayor que la calculada, el ajuste sería negativo y hablaría de una liberación, es decir, de una estimación que resultó más pesimista de lo necesario.

La hoja de inventario funciona igual, pero la señal de riesgo son los meses sin movimiento. Un lote de veinticinco paquetes de resmas valorizado en 300.000 llevaba catorce meses sin salir y se provisiona al veinte por ciento, lo que da 60.000. Sesenta carpetas valorizadas en 210.000 llevan nueve meses quietas y entran al diez por ciento, o sea 21.000.

Con esas dos hojas, la provisión del periodo queda compuesta por 108.000 de cartera y 81.000 de inventario, cada una con su ajuste calculado por separado contra la provisión anterior de su propia hoja.

Paso a paso para usarla

1. Abra la hoja de cartera y registre, línea por línea, el cliente, el documento, el vencimiento y el saldo pendiente de cada factura que siga abierta a la fecha de corte.
2. Mire la columna de días vencidos: se calcula sola con la fecha de hoy y el vencimiento. Verifique que ninguna línea quede sin fecha de vencimiento, porque sin ella no hay forma de medir la antigüedad.
3. Escriba en la columna de porcentaje la política que le corresponde a cada tramo o a cada cliente. Recuerde que es una celda editable: la plantilla no la precarga porque esa decisión es del negocio.
4. Revise la provisión calculada de cada línea y compárela con el criterio aplicado. Si un saldo grande quedó en el tramo más joven, vale la pena preguntarse si el criterio es el correcto.
5. Teclee en la columna de provisión anterior la cifra que ya estaba registrada por esas mismas líneas en el corte previo. De ahí sale el ajuste del periodo, que es la cifra que realmente mueve el mes.
6. Repita el ejercicio en la hoja de inventario con los productos contados, su valor y sus meses sin movimiento, y cierre con los dos resúmenes a la mano para revisar el efecto total del periodo.

Consejos y errores que conviene evitar

• No confunda la provisión con el castigo. Una cosa es estimar lo que probablemente no se recupere y otra muy distinta dar de baja el saldo. La baja se decide aparte y con su propio soporte.
• Escriba el nombre del tercero siempre igual. Si la misma empresa aparece con dos nombres distintos, se leerá como dos clientes y los totales por línea se partirán en el análisis.
• Deje rastro del criterio. Si este mes subió un porcentaje, anote en el campo de observaciones por qué lo hizo. La provisión sin explicación es difícil de defender después.
• Cuide la fecha de corte. Los días vencidos dependen de la fecha de hoy, así que el archivo se mueve solo con el tiempo; guarde una copia por mes para conservar el cálculo.
• No provisione el total de la cartera como si toda estuviera vencida. Los saldos al día rara vez necesitan provisión y castigarlos distorsiona el resultado del periodo.
• Revise la provisión anterior celda por celda. Si el ajuste sale enorme y sin explicación, lo más probable es que la cifra del corte previo esté mal copiada o corresponda a otro conjunto de documentos.
• Recuerde la naturaleza de la herramienta. Este formato es de control interno y apoya la estimación; no reemplaza ningún registro ni documento oficial.

Cuándo conviene pasar a un software

La plantilla funciona bien mientras el volumen sea razonable y el corte sea mensual. Cuando la cartera pasa de unos cuantos cientos de documentos, o cuando varias personas registran cobros al mismo tiempo, mantener el archivo al día se vuelve un trabajo en sí mismo. Ahí es donde el control se resiente: aparecen copias paralelas, alguien teclea un abono en la versión equivocada y la provisión del mes termina calculada sobre datos que ya no son los reales.

Un sistema que lleva la cartera y el inventario como parte de su operación diaria evita ese desgaste, porque la información se actualiza sola con cada movimiento y la estimación se calcula sobre datos que siempre están al día. Kardex Tauro apunta justo a ese punto: recoge la cartera, el inventario y el registro contable en un mismo lugar, de modo que al llegar el cierre la provisión sea una consulta y no una reconstrucción. Mientras tanto, esta plantilla cumple su papel de control interno y le ayuda a mirar la cartera y la bodega con criterio.

Al final, la pregunta que responde el formato no es contable sino de negocio: de todo lo que le deben y de todo lo que tiene guardado, ¿cuánto espera recuperar? Escribirlo, revisarlo cada mes y compararlo con lo ya registrado es lo que convierte un saldo en una decisión.