Plantilla de asientos de cierre del ejercicio en Excel

Plantilla de asientos de cierre del ejercicio en Excel

Cuando el año termina, la contabilidad no se cierra sola. Los ajustes ya dejaron al día la depreciación, las provisiones y el inventario consumido, pero las cuentas de resultado siguen cargadas con doce meses de movimiento: ahí siguen los ingresos con su saldo acreedor y ahí siguen los gastos con su saldo deudor. El cierre del ejercicio es el paso que deja esas cuentas en cero y traslada la utilidad al patrimonio, para que el año siguiente empiece limpio.

Esta plantilla de asientos de cierre del ejercicio en Excel hace ese trabajo en dos hojas. La primera es un registro de asientos con la misma estructura del registro de ajustes: número, fecha, tipo de cierre, código, cuenta, descripción, debe, haber, cuadre automático y observaciones. La segunda es el resumen del cierre, con los ingresos cerrados, los gastos cerrados, el resultado calculado, el traslado del resultado y las dos comprobaciones que evitan cerrar con una cifra distinta a la que dicen los papeles.

Antes de llenarla conviene tener claro qué se hace aquí, en qué orden y por qué este paso no admite improvisación: un cierre adelantado obliga a reversarlo completo y a empezar de nuevo.

Qué hace el cierre, en tres tareas

El cierre hace tres cosas y las tres se ven en el registro. La primera es dejar en cero las cuentas de resultado: los ingresos se debitan, porque su saldo natural es crédito, y los gastos se acreditan, porque su saldo natural es débito. Después de esos asientos ninguna cuenta de ingreso ni de gasto conserva saldo, y la suma de ingresos y gastos del ejercicio queda en cero, que es justamente el objetivo.

La segunda tarea es calcular el resultado: si los ingresos superan a los gastos hay utilidad, y si ocurre lo contrario hay pérdida. La tercera es trasladar ese resultado al patrimonio, donde la utilidad engrosa los resultados acumulados y la pérdida los disminuye. El patrimonio no es una cuenta de resultado, así que conserva su saldo: el efecto del año queda guardado ahí y el año siguiente arranca desde cero.

Primero los ajustes, después el cierre

El error de secuencia más común es cerrar el ejercicio con los ajustes a medio hacer. Los ajustes y el cierre no son lo mismo y no se pueden intercambiar. Los ajustes ponen al día el periodo: la depreciación del año, la provisión de cartera, un gasto causado y todavía no pagado, un ingreso ya ganado y no facturado, el inventario que se consumió. El cierre no corrige nada: toma las cuentas de resultado tal como quedaron y las lleva a cero.

Por eso el orden es fijo. Primero se registran todos los ajustes, después se revisa que la hoja de trabajo cuadre y solo entonces se registran los asientos de cierre. Si un ajuste llega después del cierre, la utilidad que ya se trasladó al patrimonio deja de coincidir con la realidad y hay que reversar el cierre completo. Es más trabajo, y más riesgoso, que haber esperado un día.

Hoja 1: el registro de asientos de cierre

La primera hoja conserva las diez columnas del registro de asientos, con una lista de tipo pensada para este paso: cierre de ingresos, cierre de gastos y traslado del resultado. Cada asiento se numera, se describe con la cuenta que afecta y se llena con el debe y el haber; la columna de cuadre revisa asiento por asiento comparando los dos lados del mismo número, así que un descuadre se ve en su propia celda y no hay que revisar la hoja a mano.

Como los asientos de cierre son pocos, el registro se llena rápido. Lo habitual es un asiento para agrupar los ingresos, otro para agrupar los gastos y un tercero para el traslado del resultado. En negocios con muchas cuentas de resultado puede haber más de uno por grupo, y también es válido: lo que importa es que cada cuenta de resultado quede en cero y que el total del debe iguale al total del haber. Si una sola cuenta de ingreso o de gasto conserva saldo después de cerrar, el ejercicio no quedó cerrado.

Hoja 2: el resumen del cierre y sus dos comprobaciones

La segunda hoja toma los datos del registro y los ordena en seis líneas: ingresos cerrados, gastos cerrados, resultado del ejercicio calculado, traslado del resultado y las dos comprobaciones. Es la hoja que se mira cuando alguien pregunta si el cierre quedó bien.

Las dos comprobaciones existen por una razón simple: no cerrar con un resultado distinto al que dicen los papeles. La comprobación contra el traslado compara el valor que pasó al patrimonio con el resultado que arrojaron las cuentas cerradas; la comprobación contra la hoja de trabajo lo compara con el resultado que ya venía calculado allí. Cuando las dos cuadran, el cierre es coherente consigo mismo y con el resto del proceso.

El ejemplo completo, con cifras

Los ingresos cerrados suman 4.500.000 y los gastos cerrados 2.700.000. La diferencia da un resultado del ejercicio de 1.800.000, que es el valor que el asiento de traslado lleva al debe contra el crédito en el patrimonio. Con eso, la primera comprobación cuadra: el traslado coincide con el resultado calculado.

El resultado de la hoja de trabajo también es 1.800.000, así que la segunda comprobación cuadra igual. Las dos pruebas dicen lo mismo por caminos distintos: una mira el asiento que se registró y la otra mira el resultado que ya se venía calculando. Cuando ambas coinciden, el cierre se puede dar por terminado y las cuentas de resultado quedan en cero.

Qué cambia después del cierre

Después de registrar los asientos, las cuentas de ingreso y de gasto del ejercicio quedan en cero y el patrimonio aparece con el resultado ya incorporado. El estado de resultados del periodo sigue mostrando el movimiento del año, porque se arma con las cifras antes de cerrar; lo que queda en cero es el saldo de las cuentas, no el informe. El balance del año siguiente arranca con las cuentas de resultado vacías y con la utilidad dentro del patrimonio.

Ese es el sentido de cerrar: separar lo que pasó en un ejercicio de lo que va a pasar en el siguiente. Un año bien cerrado es un año que no hay que volver a abrir para corregir.

Errores que conviene evitar

Casi todos los problemas de un cierre vienen de repetir alguno de estos descuidos.

• Cerrar antes de terminar los ajustes: el resultado queda calculado sobre cifras incompletas.
• Cerrar dos veces el mismo ejercicio: el traslado al patrimonio se duplica.
• Dejar una cuenta de resultado con saldo: el cierre no quedó terminado.
• Trasladar el resultado a una cuenta distinta de resultados acumulados, con lo que el patrimonio del balance deja de coincidir.
• No guardar el registro con su cuadre: sin el archivo, la revisión del año siguiente empieza otra vez de cero.

Control interno

Esta plantilla es una herramienta de trabajo y de control interno. No reemplaza un documento oficial, no constituye una declaración y no sustituye la revisión de un contador: sirve para que los asientos queden ordenados, numerados y con su cuadre a la vista, y para que quien revise encuentre de inmediato la comprobación del resultado.

Cuando el volumen crece y hay varias personas registrando movimientos, la plantilla se queda corta: falta el histórico, cuesta ver quién registró qué y el archivo se llena de versiones. Kardex Tauro maneja el ciclo completo y deja el cierre como un paso más del sistema, con los saldos actualizados y el resultado calculado sin volver a teclear. Aun así vale la pena empezar por la plantilla: entender qué hace el cierre es el paso previo para configurar bien cualquier sistema. Kardex Tauro no viene a reemplazar tu criterio, viene a quitar el trabajo repetitivo.

Descarga la plantilla, registra un cierre de prueba con las cifras del ejemplo y mira las dos comprobaciones: si las dos cuadran, ya tienes el paso final del ciclo contable bajo control.