Plantilla de tablero de cobranzas en Excel
Plantilla de tablero de cobranzas en Excel
La cartera no se cobra por orden de llegada ni por el cliente que más reclama: se cobra por orden de riesgo. Una factura de hace cuatro meses vale lo mismo en el papel que una de la semana pasada, pero la probabilidad de recuperarla no es la misma, y el esfuerzo de cobranza debería notarse en esa diferencia. El problema es que la mayoría de las empresas pequeñas sabe cuánto vendió y cuánto le deben, pero no cuánto de esa deuda ya cruzó el punto en el que se vuelve difícil de cobrar. Sin ese dato, el equipo comercial llama a quien tiene la factura más grande y deja quieta la que lleva más tiempo sin pagarse.
Este tablero pone las dos cosas en la misma fila: el saldo de cada documento y los días que lleva vencido. Con eso, la cartera deja de ser un número global y se convierte en una lista que se puede ordenar, priorizar y repartir entre varias personas. La plantilla trae seis facturas de ejemplo que dejan un saldo de 4.750.000 después de un abono de 200.000, y reparte ese saldo en cinco tramos de mora para que se vea de un golpe dónde está concentrado el problema.
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Está pensada para quien lleva la cobranza sin un módulo de cartera costoso: el dueño de una distribuidora, la persona de cartera en una pyme, el contador que arma el informe mensual. No reemplaza el sistema de facturación ni la contabilidad; lo que hace es responder, cada vez que se abre, una pregunta muy concreta: a quién llamar primero esta semana y con qué argumento. Es una herramienta de control interno, y conviene decirlo desde el principio: sus valores son editables y no calcula impuestos ni produce documentos fiscales.
Qué es y qué problema resuelve
El archivo tiene dos hojas. La hoja Cobranzas es la que se trabaja todos los días: una cabecera con el nombre de la empresa, el periodo y la fecha de corte, una tabla donde cada fila es un documento pendiente y, más abajo, una fila de totales y un resumen por tramo de mora. La hoja Instrucciones explica en lenguaje llano qué muestra el tablero, cómo se usa, cómo se lee, cuál es el ejemplo y qué errores hay que evitar. No hay macros, no hay contraseñas y no hay nada oculto: se abre y se ve.
Lo que resuelve es una confusión muy común en la cobranza de las pymes. Se suele hablar de «la cartera» como si fuera una sola cifra, y esa cifra no dice nada útil: un saldo grande puede estar repartido entre clientes que pagan puntual, mientras un saldo pequeño puede estar concentrado en dos documentos que ya nadie va a pagar. Al separar por tramos de treinta días, el tablero muestra la calidad de la deuda y no solo su tamaño. Un negocio con 4.750.000 pendientes y casi la mitad en el tramo de más de sesenta días tiene un problema distinto de otro con el mismo saldo pero todo al día, aunque la cifra global sea idéntica.
El segundo problema que resuelve es de reparto de trabajo. Cuando la lista está ordenada por días vencidos, la persona que cobra puede tomar las cinco primeras filas del tramo más viejo, dejar registradas las llamadas y pasar a la semana siguiente con una idea clara de qué se movió. Sin ese orden, la cobranza se vuelve una ronda de recordatorios parecidos que no distingue entre un cliente que se atrasó tres días y uno que lleva casi cuatro meses.
| Bloque de la hoja | Qué contiene |
|---|---|
| Cabecera | Empresa, periodo y fecha de corte. La fecha de corte es una celda editable y es contra ella que se cuentan los días vencidos. |
| Tabla de facturas | Seis filas de ejemplo con diez columnas: cliente, documento, emisión, vencimiento, valor, abonos, saldo, días vencidos, rango de mora y estado. |
| Fila de totales | Suma de valor, de abonos y de saldo de todas las filas. Es el único lugar donde aparece el total de la cartera. |
| Resumen por rango | Una línea por tramo de mora con el número de documentos, el saldo del tramo y la parte que representa de la cartera total. |
| Hoja Instrucciones | Explicación de qué muestra, cómo se usa, cómo se lee, el ejemplo trabajado y los errores frecuentes. |
Las columnas, una por una
Las seis primeras columnas son de escritura: ahí no hay fórmulas y el usuario escribe lo que corresponde a cada documento. Las cuatro últimas son de lectura: se calculan solas y no deberían tocarse nunca. Esa separación es la que hace que el tablero aguante un año de uso sin romperse, porque la persona que llena no tiene que decidir nada técnico y la que lee no tiene que confiar en un dato escrito a mano.
| Columna | Qué significa | Cómo se llena |
|---|---|---|
| Cliente | Razón social o nombre con el que se reconoce la cuenta. | A mano, una fila por documento. |
| Documento | Número de la factura o del título que se está cobrando. | A mano. Sirve de referencia cuando el cliente pide el detalle. |
| Emisión | Fecha en que se emitió el documento. | A mano, como fecha. |
| Vencimiento | Fecha en que la deuda se hizo exigible según el acuerdo con el cliente. | A mano, como fecha. Es la columna de la que cuelga toda la mora. |
| Valor | Importe original del documento. | A mano. |
| Abonos | Todo lo que el cliente ya pagó contra ese documento. | A mano. Se actualiza cada vez que entra un pago. |
| Saldo | Lo que todavía se debe del documento. | Calculado: valor menos abonos. |
| Días vencidos | Cuántos días han pasado desde el vencimiento. | Calculado contra la fecha de corte, y vale cero si el documento aún no vence. |
| Rango de mora | Tramo en el que cae el documento según sus días vencidos. | Calculado: al día, de 1 a 30, de 31 a 60, de 61 a 90 o más de 90 días. |
| Estado | Situación del documento en una sola palabra. | Calculado: pagada, al día o vencida. |
Vale la pena detenerse en las dos columnas que sostienen todo. El saldo resta los abonos al valor del documento, de modo que un pago parcial no borra la factura: la deja con un saldo menor y la mantiene en la lista hasta que llegue a cero. Los días vencidos comparan el vencimiento con la fecha de corte que está en la cabecera, no con la fecha del computador, y por eso el tablero puede reconstruirse hacia atrás: si se cambia la fecha de corte a fin del mes anterior, la hoja vuelve a mostrar la cartera tal como estaba en ese momento. Esa es la razón por la que la fecha es una celda y no un dato fijo.
El rango de mora es la columna que convierte los días en una decisión. Los tramos son de treinta días porque así se suele escalar la cobranza: el primer mes es un recordatorio amable, el segundo una llamada formal, el tercero una carta y el cuarto ya es una decisión sobre si se sigue prestando o se pasa a cobro jurídico. Y el estado resume la fila en una palabra, con una regla que conviene tener presente: si el saldo llega a cero, el documento pasa a pagada aunque su vencimiento siga en el pasado. La hoja no arrastra deuda que ya no existe.
El ejemplo que trae la plantilla
Las seis filas del ejemplo están armadas para que se vea el reparto completo de una cartera real. Hay un documento que todavía no vence, cuatro que ya se pasaron y uno que recibió un abono parcial. La fecha de corte del archivo es el 29 de octubre de 2026, y todos los días vencidos se cuentan contra ella.
| Cliente | Documento | Vencimiento | Valor | Abonos | Saldo | Días vencidos | Rango de mora |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ferretería Central | FV-1001 | 31/10/2026 | 1.500.000 | 0 | 1.500.000 | 0 | Al día |
| Distribuidora Andina | FV-1002 | 15/10/2026 | 900.000 | 0 | 900.000 | 14 | 1 a 30 días |
| Almacén El Sol | FV-0998 | 04/09/2026 | 800.000 | 0 | 800.000 | 55 | 31 a 60 días |
| Supermercado La 80 | FV-0995 | 19/08/2026 | 600.000 | 0 | 600.000 | 71 | 61 a 90 días |
| Panadería Doña Rosa | FV-0988 | 05/07/2026 | 450.000 | 0 | 450.000 | 116 | Más de 90 días |
| Tienda La Esquina | FV-0970 | 10/10/2026 | 700.000 | 200.000 | 500.000 | 19 | 1 a 30 días |
| Totales | 200.000 | 4.750.000 |
El resumen por rango es el que cuenta la historia. Al día hay 1.500.000, que es el 30,58 por ciento de la cartera. El tramo de 1 a 30 días concentra 1.400.000, un 29,47 por ciento, y ahí están dos documentos: el que se atrasó dos semanas y el que recibió el abono. El tramo de 31 a 60 días tiene 800.000, un 16,84 por ciento. El de 61 a 90 días, 600.000, un 12,63 por ciento. Y el tramo de más de 90 días guarda 450.000, un 9,47 por ciento, en una sola factura que lleva 116 días sin pagarse.
Leído en frío, el tablero dice que casi la mitad de la cartera ya está vencida y que una quinta parte lleva más de dos meses. También dice algo que no se ve en el total: el documento más grande, el de 1.500.000, no es un problema todavía, mientras que el más pequeño del tramo viejo sí lo es. Si la empresa tuviera que elegir una sola llamada para esta semana, la respuesta no sería la del cliente que más debe, sino la de Panadería Doña Rosa, que es la que está más cerca de perderse del todo.
Cómo se usa, paso a paso
- Abra el archivo y escriba en la cabecera el nombre de la empresa y el periodo que va a controlar. Son dos celdas de texto y no afectan ningún cálculo.
- Ponga en la fecha de corte el día con el que quiere leer la cartera. Si va a revisar el cierre de octubre, escriba el último día de octubre; si quiere ver cómo estaba la cartera hace un mes, escriba esa fecha y la hoja se recalcula sola.
- Llene una fila por documento: cliente, número, fecha de emisión, fecha de vencimiento y valor. No escriba nada en las cuatro columnas de la derecha.
- Registre los abonos a medida que entran, en la columna correspondiente y sobre la misma fila del documento. Un abono parcial deja el saldo abierto; un abono por el valor completo cierra la fila.
- Mire la columna de rango de mora antes que la de saldo. Ordenar la tabla por días vencidos, de mayor a menor, deja arriba lo que hay que atender primero.
- Lea el resumen por rango al final del mes y compárelo con el del mes anterior. Lo que importa no es solo cuánto se debe, sino si el saldo se está moviendo hacia los tramos viejos o hacia los nuevos.
- Guarde una copia por periodo. El tablero se lee mejor en serie: un archivo por mes permite ver la evolución sin tener que reconstruirla.
Errores que inflan o esconden la cartera
- Registrar el abono sin la fecha en que entró. El saldo queda bien, pero se pierde la posibilidad de saber cuándo se movió el cliente.
- Dejar las facturas pagadas en la lista con su valor original. El saldo las delata, pero la lectura rápida del total se vuelve engañosa.
- Cambiar la fecha de vencimiento para que un documento viejo parezca reciente. Es el error más grave, porque destruye el único dato que sirve para priorizar.
- Escribir el rango de mora a mano. Si se escribe, deja de actualizarse y en el siguiente cambio de fecha de corte la tabla miente.
- Usar el tablero como libro de ventas. Cada fila debe ser un documento pendiente; las ventas de contado no tienen cabida aquí.
- Poner dos documentos del mismo cliente en una sola fila sumando los valores. Se pierde el vencimiento de cada uno y con él toda la mora.
- No mover la fecha de corte al empezar un periodo nuevo. El tablero sigue mostrando la foto del mes anterior y los días vencidos quedan congelados.
Cómo se abre y con qué programas
El archivo es un libro de Excel corriente y se abre sin complementos en Excel de escritorio, en Excel en la web, en LibreOffice Calc y en Google Sheets. En los cuatro casos las fórmulas del saldo, de los días vencidos, del rango y del estado se recalculan al abrir, y el formato de fecha puede cambiar de orden según la configuración regional del equipo, así que conviene revisar la primera fila después de abrirlo en un computador distinto. Si se sube a Google Sheets, las listas de tramos se conservan como texto y el resumen por rango sigue funcionando. Para imprimir, el área útil es la tabla más el resumen: el resto de la hoja está vacío a propósito para que quepa en una página horizontal.
La captura muestra la hoja tal como queda con el ejemplo cargado. Arriba está la cabecera con la empresa, el periodo y la fecha de corte; en el centro, las seis facturas con el saldo, los días vencidos, el rango y el estado ya calculados, en el mismo orden en que se van deteriorando; y abajo, el resumen por rango con el número de documentos, el saldo de cada tramo y su parte de la cartera. La fila de totales, entre la tabla y el resumen, es la que confirma que el saldo de 4.750.000 cuadra con la suma de los tramos.
Un tablero de cobranzas no cobra por sí solo, pero cambia la conversación: en lugar de preguntar cuánto nos deben, se pregunta qué documento hay que atender esta semana. Esa pregunta, repetida todos los meses, es la que termina moviendo la cartera. Kardex Tauro arma estas plantillas para que el control empiece el mismo día en que se descargan, sin configuración previa y sin depender de un sistema adicional.
