Modelo de provisões no Excel: carteira e estoque

Modelo de provisões no Excel: carteira e estoque

Quando a carteira envelhece e o estoque fica parado no depósito, aparece a pergunta incômoda: quanto disso vai realmente ser recebido? Manter todos os saldos pelo valor cheio no papel infla o resultado do período e guarda uma surpresa para o dia em que o cliente não paga ou o produto deixa de girar. A provisão existe justamente para isso: para registrar uma estimativa razoável daquilo que provavelmente não será recuperado.

Este modelo de provisões no Excel reúne em um só arquivo as duas planilhas necessárias para essa tarefa: a de carteira de dudoso recebimento, com seus dias de atraso e seu percentual, e a de estoque com obsolescência, medida em meses sem movimento. As duas vêm com as colunas prontas, as fórmulas de cálculo, a linha de totais e um bloco de resumo que mostra quanto somou a provisão do período e quanto precisa ser ajustado em relação ao que já estava registrado.

O que é exatamente uma provisão e o que ela não é

Vale começar esclarecendo o mal-entendido mais comum. Uma provisão é uma estimativa: o reconhecimento prudente de que parte do saldo a receber ou do estoque provavelmente não se transformará em dinheiro. Não é um pagamento, porque nenhum dinheiro sai do caixa naquele momento, e também não é uma dívida, porque ninguém pode exigir a sua cobrança. É, simplesmente, a forma de fazer os números do período ficarem mais próximos da realidade, em vez de mostrarem o valor nominal completo como se tudo fosse ser recuperado.

Dessa natureza de estimativa decorrem três consequências que organizam todo o formato. A primeira é que o percentual aplicado não é um dado fixo: é uma política do negócio, e por isso fica em uma célula editável que não vem preenchida. A segunda é que a provisão muda de um período para outro, porque o saldo muda e porque o critério pode ficar mais rígido ou mais brando conforme o comportamento da carteira ou do depósito. A terceira, e talvez a mais importante, é que provisionar não apaga o direito de receber: o cliente continua devendo exatamente o mesmo e o produto continua na prateleira, disponíveis para serem recebidos ou vendidos se a situação melhorar.

Por que o percentual é digitado e não calculado sozinho

Se a planilha trouxesse um percentual embutido, estaria decidindo pelo negócio algo que só o negócio pode decidir. Receber em trinta dias não é o mesmo que receber em noventa, e uma peça parada há um ano não é igual a uma parada há quatro meses. Cada empresa, e às vezes cada linha, tem o seu próprio critério. Por isso a coluna aparece vazia, formatada como percentual e pronta para ser preenchida, enquanto o formato apenas multiplica o saldo pelo que for digitado. Assim a estimativa fica nas mãos de quem conhece o negócio, e não nas mãos de quem montou o modelo.

A mesma lógica vale para a planilha de estoque, em que o percentual se apoia nos meses sem movimento. A obsolescência não é uma data exata, é uma tendência: quanto mais tempo o produto fica sem sair, maior a chance de que não seja mais vendido pelo custo pelo qual está valorizado.

Para quem foi pensado

Serve para quem cuida da contabilidade de uma empresa pequena e fecha mês a mês: o contador do escritório, o assistente administrativo, o dono que confere os números pessoalmente. Serve também para quem administra a carteira e precisa ver em uma única planilha quais clientes estão há mais tempo em atraso e quanto representam. E serve para quem cuida do depósito, porque estoque parado é dinheiro dormindo e o formato ajuda a colocar um número nisso.

Não é preciso ser especialista em planilhas. Basta digitar saldos, datas e percentuais; o resto fica por conta das fórmulas, e o arquivo pode ser guardado e reutilizado todos os meses trocando os dados.

O que o arquivo traz, planilha por planilha

As colunas da carteira e do estoque

Como o cálculo funciona, com números

Vamos ver a planilha de carteira em um fechamento de exemplo. O cliente A deve 1.000.000 com vinte dias de atraso e a política aplica um por cento, então a linha calcula 10.000. O cliente B deve 800.000, também a um por cento, o que dá 8.000. O cliente C carrega 600.000 vencidos há oitenta e seis dias e, pela idade, entra na faixa de cinco por cento: 30.000. O cliente E deve 300.000 vencidos há cento e quarenta e sete dias e, por ser a faixa mais antiga, é provisionado a vinte por cento: 60.000.

A carteira provisionável soma 2.700.000 e a provisão calculada no fechamento chega a 108.000. Agora entra em cena o dado que quase ninguém lembra: a provisão anterior. Se no fechamento anterior já havia 90.000 registrados por essas mesmas linhas, o ajuste do período não é 108.000, e sim 18.000, porque a única coisa que precisa mudar neste mês é a diferença. Se a provisão anterior fosse maior que a calculada, o ajuste seria negativo e indicaria uma liberação, ou seja, uma estimativa que saiu mais pessimista do que o necessário.

A planilha de estoque funciona do mesmo jeito, mas o sinal de risco são os meses sem movimento. Um lote de vinte e cinco pacotes de resmas valorizado em 300.000 estava há catorze meses sem sair e é provisionado a vinte por cento, o que dá 60.000. Sessenta pastas valorizadas em 210.000 estão paradas há nove meses e entram a dez por cento, ou seja, 21.000.

Com essas duas planilhas, a provisão do período fica composta por 108.000 de carteira e 81.000 de estoque, cada uma com o seu ajuste calculado separadamente contra a provisão anterior da própria planilha.

Passo a passo para usar

1. Abra a planilha de carteira e registre, linha por linha, o cliente, o documento, o vencimento e o saldo em aberto de cada fatura que continue pendente na data de fechamento.
2. Olhe a coluna de dias de atraso: ela é calculada sozinha com a data de hoje e o vencimento. Verifique se nenhuma linha ficou sem a data de vencimento, porque sem esse dado não há como medir a idade.
3. Digite na coluna de percentual a política que corresponde a cada faixa ou a cada cliente. Lembre-se de que é uma célula editável: o modelo não a preenche porque essa decisão é do negócio.
4. Revise a provisão calculada de cada linha e compare com o critério aplicado. Se um saldo grande ficou na faixa mais nova, vale perguntar se o critério é o correto.
5. Digite na coluna de provisão anterior o valor que já estava registrado por essas mesmas linhas no fechamento anterior. Daí sai o ajuste do período, que é o número que realmente movimenta o mês.
6. Repita o exercício na planilha de estoque com os produtos contados, o seu valor e os seus meses sem movimento, e feche com os dois resumos à mão para revisar o efeito total do período.

Dicas e erros comuns

• Não confunda a provisão com a baixa. Estimar o que provavelmente não será recuperado é uma coisa; dar baixa no saldo é outra bem diferente. A baixa é decidida à parte e com o seu próprio comprovante.
• Escreva sempre o nome do terceiro do mesmo jeito. Se a mesma empresa aparecer com dois nomes diferentes, será lida como dois clientes e os totais por linha se dividirão na análise.
• Deixe rastro do critério. Se neste mês um percentual subiu, anote no campo de observações por que isso foi feito. Provisão sem explicação é difícil de defender depois.
• Cuide da data de fechamento. Os dias de atraso dependem da data de hoje, então o arquivo se move sozinho com o passar do tempo. Guarde uma cópia por mês para conservar o cálculo como ficou.
• Não provisione o total da carteira como se tudo estivesse vencido. Saldos em dia raramente precisam de provisão e penalizá-los distorce o resultado do período.
• Revise a provisão anterior célula por célula. Se o ajuste sair enorme e sem explicação, o mais provável é que o número do fechamento anterior esteja copiado errado ou pertença a outro conjunto de documentos.
• Lembre-se da natureza da ferramenta. Este formato é de controle interno e serve de apoio para organizar a estimativa; não substitui nenhum registro ou documento oficial.

Quando vale a pena passar para um software

O modelo funciona bem enquanto o volume é razoável e o fechamento é mensal. Quando a carteira passa de algumas centenas de documentos, ou quando várias pessoas registram recebimentos ao mesmo tempo, manter o arquivo em dia vira um trabalho por si só. É aí que o controle se ressente: aparecem cópias paralelas, alguém digita um pagamento na versão errada e a provisão do mês acaba calculada sobre dados que já não são os reais.

Um sistema que carrega a carteira e o estoque como parte da operação diária evita esse desgaste, porque a informação se atualiza sozinha a cada movimento e a estimativa é calculada sobre dados sempre em dia. O Kardex Tauro aponta exatamente para isso: reúne a carteira, o estoque e o registro contábil em um mesmo lugar, de modo que na hora do fechamento a provisão seja uma consulta e não uma reconstrução. Enquanto isso, este modelo cumpre bem o seu papel de controle interno e ajuda a aprender a olhar a carteira e o depósito com critério.

No fim, a pergunta que o formato responde não é contábil, e sim de negócio: de tudo o que lhe devem e de tudo o que está guardado, quanto realmente se espera recuperar? Escrever isso, revisar todos os meses e comparar com o que já estava registrado é o que transforma um saldo em uma decisão.