Plantilla de guía de entrevista de selección en Word

Plantilla de guía de entrevista de selección en Word

Cuando dos personas aspiran al mismo cargo en una bodega o en una tienda, lo que decide la contratación no debería ser lo cómoda que resultó la conversación, sino la comparación honesta entre lo que respondió cada una. Esa comparación solo existe si a todos los candidatos se les hicieron las mismas preguntas, en el mismo orden y con la misma escala de puntaje. Esta plantilla de guía de entrevista de selección en Word está hecha para eso: para que la entrevista deje de ser una charla improvisada y se convierta en un proceso que se puede repetir, explicar y volver a leer.

El archivo está pensado para dueños de negocio, administradores y jefes de área que entrevistan sin ser especialistas en talento humano: el almacén que busca un auxiliar de bodega, la tienda que necesita un vendedor, la distribuidora que contrata un conductor. Trae los datos del proceso, la ficha del cargo, los cinco criterios con su peso, las preguntas por competencia, tres situaciones para plantear, la tabla de puntaje ponderado y el espacio para la recomendación final. Se descarga, se adapta con el nombre de la empresa y queda listo para imprimir antes de la próxima entrevista.

La guía no convierte a nadie en experto en selección y no pretende hacerlo. Lo que sí consigue es obligar a decidir antes de la entrevista qué se va a evaluar, cuánto pesa cada criterio y con qué pregunta se explora. Esa preparación previa es la que evita la escena más repetida en las pymes: contratar por intuición, descubrir a los dos meses que había condiciones que nunca se hablaron y no tener ningún registro de lo que se conversó ese día.

Qué es y para qué sirve

Una guía de entrevista de selección es el documento de trabajo del entrevistador. No es un cuestionario para el candidato ni una prueba sicológica: es la hoja que usted tiene delante mientras conversa, con las preguntas ya pensadas, el espacio para anotar respuestas y una escala común para calificar. Su regla de oro está escrita en el encabezado del propio archivo: las mismas preguntas y la misma escala para todos los candidatos del mismo cargo.

• Estandarizar la entrevista: todos los aspirantes al mismo cargo responden lo mismo, así la comparación se apoya en respuestas y no en recuerdos vagos.
• Dejar por escrito qué pesa cada criterio antes de conocer a nadie, para que el puntaje no se acomode al candidato que cayó mejor.
• Documentar lo que se preguntó, lo que respondió el aspirante y lo que se observó, en una hoja que se puede releer semanas después.
• Sustentar la decisión ante el socio, el dueño o el jefe que no estuvo en la conversación.
• Ordenar las condiciones del cargo, es decir jornada, remuneración, fecha de inicio y lugar de trabajo, para que no se hablen al final y con afán.

Qué incluye la plantilla

El archivo, de dos páginas, sigue el mismo recorrido de una entrevista bien llevada. Estas son sus secciones reales.

Debajo de las firmas hay una tabla de control con el código del documento, la versión, la fecha y el responsable, y un pie de página con el nombre de la empresa. Esos dos datos se cambian siempre antes de usar el archivo.

Los cinco criterios y su peso

Antes de la conversación, la guía ya trae cinco criterios con su peso. Se leen como treinta sobre cien, veinte sobre cien y así hasta completar el total: treinta más veinte más veinte más quince más quince suman cien.

Cada criterio se califica de uno a cinco y después se pondera con el peso que ya quedó escrito antes de la entrevista. En un auxiliar de bodega el peso mayor suele estar en la experiencia en el oficio, porque es lo que se necesita desde el primer día; en un vendedor de mostrador conviene revisar si la atención al cliente debería pesar igual o más que el conocimiento técnico. Al final, el puntaje total y la decisión se escriben en la misma tabla, junto al nombre de quien firma.

Cómo usarla paso a paso

1. Antes de la entrevista, escriba la ficha del cargo: objetivo y requisitos mínimos de estudios, experiencia y manejo de herramientas. Lo que escriba aquí es el filtro de toda la conversación.
2. Revise los cinco criterios y sus pesos. Si el cargo pide otra cosa, por ejemplo manejo de montacargas o conocimiento de un sistema de inventario, cambie el criterio que menos le sirva y ajuste los pesos para que sigan sumando cien.
3. Reemplace el código de documento de la tabla de control por el consecutivo que usa su empresa y actualice la versión y la fecha. En el pie de página, cambie el nombre de la empresa de la plantilla por el suyo y ajuste el membrete si lo tiene.
4. Complete los datos del proceso antes de que llegue el candidato: cargo, nombre, quién entrevista, fecha y hora, área y modalidad.
5. Lea la apertura y preséntese. Decir cuánto dura la entrevista, avisar que va a tomar notas y aclarar que al final el candidato podrá preguntar baja la tensión y mejora la calidad de las respuestas.
6. Haga las preguntas en el mismo orden para todos los candidatos y escriba las respuestas con las palabras del aspirante, no con su interpretación. En la columna de observación anote hechos, no impresiones.
7. Plantee las tres situaciones y deje pensar al candidato. No está buscando la respuesta perfecta: quiere ver el orden con que razona y si reconoce a quién pediría ayuda.
8. Al terminar, califique cada criterio de uno a cinco, aplique el peso, sume el puntaje total y escriba la decisión y los siguientes pasos. Firme con quien decide la contratación y archive el documento con sus anexos en la carpeta del área.

Errores frecuentes antes de firmar

• Cambiar las preguntas a mitad del proceso. Si al tercer candidato le pregunta cosas distintas, ya no puede comparar y el puntaje pierde sentido.
• Anotar impresiones en lugar de hechos. Decir que alguien se ve responsable no sirve; en cambio, anotar que en su trabajo anterior cerraba la caja todas las noches y cuadraba el faltante sí dice algo.
• Calificar sin la ficha del cargo delante. Sin los requisitos mínimos escritos, cualquier respuesta parece aceptable.
• Dejar los pesos para después. Si el peso se ajusta cuando ya conoce al candidato, el resultado termina reflejando la simpatía y no el cargo.
• Olvidar las condiciones del puesto: jornada, remuneración, fecha de inicio y lugar de trabajo. Una entrevista que no las aclara termina en un acuerdo distinto para cada parte.
• Dejar el código de documento y el nombre de la empresa del pie de página tal como vienen en la plantilla. El archivo sale con datos ajenos y no sirve como soporte del proceso.

Cuándo conviene pasar a un sistema

La plantilla resuelve bien el caso de una contratación puntual: un cargo, una ronda de entrevistas, una decisión. Pero cuando el negocio crece y en un mismo mes se abren dos vacantes en bodega, una en mostrador y otra en despacho, mantener este proceso en hojas sueltas empieza a costar caro: se pierden los puntajes, se repiten entrevistas porque nadie recuerda qué se preguntó y las condiciones del cargo terminan distintas para cada persona contratada. Ahí es donde un sistema se gana su lugar. No reemplaza la guía ni el criterio del entrevistador: guarda en un solo lugar la información de cada cargo y de cada persona, deja registro de las fechas y de quién aprobó cada paso, y permite consultar el histórico sin abrir carpetas. Kardex Tauro es un software de inventarios y control de operaciones para negocios pequeños y medianos que, entre otras cosas, ordena la información de las personas conectándola con la operación diaria de bodega, mostrador y despacho, que es justo donde suele nacer la necesidad de contratar. Si su negocio todavía no llega a ese punto, la guía que se descarga aquí es suficiente para empezar bien: el proceso ordenado es el primer paso, y también lo que después se puede cargar a un sistema sin volver a escribir todo.

Este modelo es un formato de uso interno: revíselo con su asesor o con el responsable de talento humano antes de adoptarlo como procedimiento oficial de la empresa, y ajústelo a lo que el negocio realmente puede cumplir.

Esta plantilla forma parte del índice de plantillas de Word, que las reúne agrupadas por familia.