Modelo de roteiro de entrevista em Word

Modelo de roteiro de entrevista em Word

Quando duas pessoas disputam a mesma vaga em um depósito ou em uma loja, o que decide a contratação não deveria ser o quanto a conversa foi agradável, mas a comparação honesta entre o que cada uma respondeu. Essa comparação só existe se todos os candidatos receberem as mesmas perguntas, na mesma ordem e com a mesma escala de pontuação. Este modelo de roteiro de entrevista em Word existe justamente para isso: para que a entrevista deixe de ser uma conversa improvisada e passe a ser um processo que se pode repetir, explicar e ler de novo.

O arquivo foi feito para donos de negócio, administradores e chefes de área que entrevistam sem serem especialistas em recursos humanos: o depósito que procura um auxiliar de estoque, a loja que precisa de um vendedor, a distribuidora que contrata um motorista. Ele traz os dados do processo, a descrição da função, os cinco critérios com o seu peso, as perguntas por competência, três situações para apresentar, a tabela de pontuação ponderada e o espaço para a recomendação final. Você baixa o arquivo, adapta com o nome da sua empresa e ele fica pronto para imprimir antes da próxima entrevista.

O roteiro não transforma ninguém em especialista em seleção e não tenta fazer isso. O que ele consegue é obrigar a decidir, antes da entrevista, o que será avaliado, quanto pesa cada critério e com qual pergunta ele será explorado. Esse preparo prévio é o que evita a cena mais repetida nas pequenas empresas: contratar por intuição, descobrir dois meses depois que havia condições que nunca foram conversadas e não ter nenhum registro do que se falou naquele dia.

O que é e para que serve

Um roteiro de entrevista é o documento de trabalho do entrevistador. Não é um questionário para o candidato nem um teste psicológico: é a folha que você tem à frente enquanto conversa, com as perguntas já pensadas, espaço para anotar as respostas e uma escala comum para pontuar. Sua regra de ouro está impressa no cabeçalho do próprio arquivo: as mesmas perguntas e a mesma escala para todos os candidatos da mesma vaga.

• Padronizar a entrevista: todos os candidatos da mesma vaga respondem às mesmas coisas, e assim a comparação se apoia em respostas e não em lembranças vagas.
• Registrar por escrito quanto pesa cada critério antes de conhecer qualquer pessoa, para que a pontuação não se ajuste ao candidato que caiu melhor.
• Documentar o que foi perguntado, o que o candidato respondeu e o que se observou, em uma folha que se pode reler semanas depois.
• Sustentar a decisão diante do sócio, do dono ou do chefe que não estava na conversa.
• Organizar as condições da vaga, isto é, jornada, remuneração, data de início e local de trabalho, para que não sejam tratadas no fim e com pressa.

O que o modelo inclui

O arquivo tem duas páginas e segue o mesmo caminho de uma entrevista bem conduzida. Estas são as suas seções reais.

Abaixo das assinaturas há uma tabela de controle com o código do documento, a versão, a data e o responsável, e um rodapé com o nome da empresa. Esses dois dados são sempre alterados antes de usar o arquivo.

Os cinco critérios e o seu peso

Antes da conversa, o roteiro já traz cinco critérios com o seu peso. Eles se leem como trinta em cem, vinte em cem e assim por diante até completar o total: trinta mais vinte mais vinte mais quinze mais quinze somam cem.

Cada critério é pontuado de um a cinco e depois ponderado com o peso que já ficou definido antes da entrevista. Para um auxiliar de estoque o peso maior costuma estar na experiência na função, porque é o que se precisa desde o primeiro dia; para um vendedor de balcão vale verificar se o atendimento ao cliente deveria pesar tanto quanto ou mais que o conhecimento técnico. No fim, a pontuação total e a decisão são escritas na mesma tabela, ao lado do nome de quem assina.

Como usar passo a passo

1. Antes da entrevista, escreva a descrição da função: objetivo e requisitos mínimos de formação, experiência e uso de ferramentas. O que você escrever aqui é o filtro de toda a conversa.
2. Revise os cinco critérios e os seus pesos. Se a função pedir outra coisa, como operação de empilhadeira ou conhecimento de um sistema de estoque, troque o critério que menos serve e ajuste os pesos para que continuem somando cem.
3. Substitua o código do documento na tabela de controle pelo número sequencial que a sua empresa usa e atualize a versão e a data. No rodapé, troque o nome da empresa do modelo pelo seu e ajuste o papel timbrado, se tiver.
4. Preencha os dados do processo antes de o candidato chegar: vaga, nome, quem entrevista, data e hora, área e modalidade.
5. Leia a abertura e se apresente. Dizer quanto tempo dura a entrevista, avisar que vai anotar e deixar claro que o candidato poderá perguntar no final reduz a tensão e melhora a qualidade das respostas.
6. Faça as perguntas na mesma ordem para todos os candidatos e escreva as respostas com as palavras do candidato, não com a sua interpretação. Na coluna de observação, anote fatos e não impressões.
7. Apresente as três situações e deixe o candidato pensar. Você não procura a resposta perfeita: quer ver a ordem com que ele raciocina e se reconhece a quem pediria ajuda.
8. No final, pontue cada critério de um a cinco, aplique o peso, some a pontuação total e escreva a decisão e os próximos passos. Assine com quem decide a contratação e arquive o documento com os seus anexos na pasta da área.

Erros frequentes antes de assinar

• Mudar as perguntas no meio do processo. Se o terceiro candidato ouve coisas diferentes, você já não consegue comparar e a pontuação perde sentido.
• Anotar impressões em lugar de fatos. Dizer que alguém parece responsável não serve; já anotar que no trabalho anterior fechava o caixa todas as noites e acertava a diferença diz alguma coisa.
• Pontuar sem a descrição da função à vista. Sem os requisitos mínimos escritos, qualquer resposta parece aceitável.
• Deixar os pesos para depois. Se o peso é ajustado quando você já conhece o candidato, o resultado acaba refletindo a simpatia e não a função.
• Esquecer as condições da vaga: jornada, remuneração, data de início e local de trabalho. Uma entrevista que não as esclarece termina em um acordo diferente para cada lado.
• Deixar o código do documento e o nome da empresa no rodapé como vêm no modelo. O arquivo sai com dados de outra empresa e deixa de servir como registro do processo.

Quando vale a pena passar para um sistema

O modelo resolve bem o caso de uma contratação pontual: uma vaga, uma rodada de entrevistas, uma decisão. Mas quando o negócio cresce e em um único mês abrem duas vagas no depósito, uma no balcão e outra na expedição, manter esse processo em folhas soltas começa a custar caro: as pontuações se perdem, entrevistas se repetem porque ninguém lembra o que foi perguntado e as condições da vaga terminam diferentes para cada pessoa contratada. É aí que um sistema ganha o seu lugar. Ele não substitui o roteiro nem o critério do entrevistador: guarda em um só lugar as informações de cada vaga e de cada pessoa, registra as datas e quem aprovou cada etapa, e permite consultar o histórico sem abrir pastas. Kardex Tauro é um software de estoque e controle de operações para pequenas e médias empresas que, entre outras coisas, organiza as informações das pessoas ligando-as à operação diária de depósito, balcão e expedição, que é justamente onde costuma nascer a necessidade de contratar. Se o seu negócio ainda não chegou a esse ponto, o roteiro que se baixa aqui é suficiente para começar bem: o processo organizado é o primeiro passo e também o que depois pode ser carregado para um sistema sem reescrever tudo.

Este modelo é um formato de uso interno: revise-o com o seu assessor ou com o responsável por recursos humanos antes de adotá-lo como procedimento oficial da empresa e ajuste-o ao que o negócio realmente consegue cumprir.

Este modelo faz parte do índice de modelos de Word, que os reúne agrupados por família.