Plantilla de embudo de ventas en Excel

Plantilla de embudo de ventas en Excel

Casi ninguna pyme pierde ventas por falta de oportunidades. Las pierde porque nadie sabe cuánto valen. En el archivo que lleva años circulando por la oficina, el comercial anota seis negociaciones abiertas, suma los importes y anuncia una cifra que suena bien y no significa nada: la cotización que envió ayer aparece al lado del pedido que el cliente ya aprobó y solo está esperando que alguien emita la orden de compra.

Cuando el gerente pregunta cuánto se va a vender este mes, la respuesta honesta necesita dos números. El primero es lo que hay en la tubería, y eso es aritmética pura. El segundo es lo que probablemente se cierre, y ese obliga a mojarse: darle una probabilidad a cada etapa y aceptar que una oportunidad en prospección no vale lo mismo que una que ya está discutiendo el precio final.

Esta plantilla resuelve la segunda cuenta. Una fila por oportunidad, una probabilidad por etapa y una columna que multiplica las dos cosas. Al final quedan dos totales que se leen juntos: el embudo completo y el embudo ponderado. La distancia entre ambos es exactamente la distancia entre el optimismo y el presupuesto.

Qué es este formato y a quién le sirve

Es una hoja de seguimiento comercial, no un CRM. No manda correos, no programa recordatorios y no se conecta con nada. Lo que hace es poner en una sola vista todas las negociaciones vivas, con su etapa, su valor y el próximo paso concreto. Suena modesto, y es justamente lo que casi ninguna pyme tiene a mano cuando el gerente pide el número.

Le sirve a la empresa que vende por cotización y ciclo largo: distribución, ferretería, servicios técnicos, talleres, una inmobiliaria pequeña, una comercializadora que depende de tres o cuatro clientes grandes. También le sirve al vendedor que lleva todo en la cabeza y necesita escribirlo antes de que se le olvide, aunque trabaje solo y no le rinda cuentas a nadie más que a su propio bolsillo.

No sirve para registrar ventas cerradas —para eso está el libro de ventas— ni para facturar. Aquí solo entran oportunidades que todavía respiran. Cuando una se gana o se pierde, se marca en la columna de estado y deja de sumar. Ese gesto, que parece administrativo, es el que mantiene el embudo honesto: un embudo que nunca pierde nada no es un embudo, es una lista de deseos.

El formato también funciona como acuerdo interno. Si el vendedor y el gerente discuten con la misma hoja delante, la conversación deja de ser sobre percepciones y pasa a ser sobre filas concretas: por qué esta oportunidad sigue en propuesta después de seis semanas, por qué aquella vale cinco millones y no tiene fecha de próximo contacto, por qué la de más valor es la que menos se ha tocado este mes.

Qué incluye la plantilla

Las columnas, una por una

Cómo funciona el cálculo, cifra por cifra

La única columna con fórmula de verdad es Valor ponderado, y su lógica cabe en una frase: si de cada cien oportunidades como esta se cierran diez, entonces esta vale el diez por ciento de su importe. Sobre esa idea se construye todo lo demás, incluidas las etapas que la empresa quiera inventarse. No hay magia ni modelo estadístico: hay una multiplicación y una decisión sobre cuánto peso tiene cada etapa.

La elección de las probabilidades es la parte que se discute, y conviene discutirla con datos. Si en el último año, de cada veinte propuestas enviadas se cerraron ocho, la etapa de propuesta pesa un cuarenta por ciento y no el sesenta que todos recuerdan. Mientras no haya histórico, use los valores de la plantilla y revíselos cada trimestre contra lo que realmente pasó.

Cinco filas, cinco etapas distintas. La primera es una distribuidora que apenas pidió información: tiene 4.000.000 sobre la mesa y una probabilidad baja, así que 4.000.000 por 10 da 40.000.000 y, dividido entre cien, quedan 400.000. La segunda ya tuvo contacto, vale 2.100.000 y con un cuarto de probabilidad pesa 525.000. La tercera recibió propuesta por 2.900.000 y está a mitad de camino: 1.450.000.

La cuarta es la más grande del embudo, 5.000.000, y también la más avanzada de las tres primeras: con tres cuartos de probabilidad aporta 3.750.000, casi la mitad del total ponderado. La quinta está prácticamente cerrada, el cliente solo espera que le confirmen la fecha de entrega; sus 2.000.000 al noventa por ciento valen 1.800.000. Ninguna de las cinco es una venta todavía, y sin embargo tres de ellas sostienen casi todo el pronóstico.

La suma de la columna Valor estimado da 16.000.000. La suma de la columna Valor ponderado da 7.925.000. Ahí está toda la historia del embudo: hay dieciséis millones en la tubería y algo menos de ocho millones que se pueden defender delante de un banco o de un socio. La diferencia no es pesimismo; es la parte del negocio que todavía depende de que el cliente diga que sí.

Paso a paso

1. Abra la hoja y revise la lista de etapas. Si su negocio vende en cinco pasos, déjelos; si vende en tres, borre los que sobran y reparta el peso entre los que quedan.
2. Escriba una fila por oportunidad viva. Solo las vivas: lo que ya se cerró va al libro de ventas, no aquí.
3. Elija la etapa en la lista y deje que la probabilidad se complete sola. Si un caso concreto merece otro peso, cámbielo a mano y anote el motivo en la acción siguiente.
4. Compruebe que el valor estimado sea el de la cotización vigente. Un precio viejo arrastra el resumen completo y nadie lo nota hasta que el cliente protesta.
5. Escriba una próxima acción con verbo y con fecha. «Llamar el martes para confirmar el anticipo» sirve; «seguimiento» no sirve para nada.
6. Una vez por semana, cambie de etapa lo que avanzó, marque como perdido lo que se enfrió y agregue lo nuevo. Diez minutos, siempre el mismo día de la semana.
7. Cuando tenga que comprometer un gasto o prometer una contratación, mire el total ponderado y no el estimado. El segundo es una ilusión; el primero es una promesa que se puede cumplir.

Los errores que más se repiten

• Dejar dentro las oportunidades cerradas. Una venta ganada que sigue en la lista infla el embudo y esconde la falta de trabajo nuevo.
• Poner probabilidades a ojo, distintas cada semana, para que el número final quede bonito. La probabilidad se hereda de la etapa y se toca solo con un motivo escrito.
• Confundir el total estimado con dinero disponible. Son dos cifras distintas y únicamente la segunda sirve para decidir.
• Registrar tres filas para el mismo cliente porque envió tres cotizaciones. Eso es una oportunidad con tres versiones de precio, no tres oportunidades.
• Dejar vacía la fecha de próxima acción. La oportunidad que no tiene próximo paso no está abierta: está olvidada.
• Repartir la hoja por correo y terminar con cinco versiones. Si se comparte, que sea un solo archivo y con una sola persona editando.

Cuándo conviene pasar a un software

Con un vendedor y treinta oportunidades, la hoja sobra y funciona mejor que muchas herramientas. El momento de cambiar llega por tres motivos concretos: hay varios vendedores y cada uno necesita ver lo suyo sin ver lo del resto; hace falta el histórico de qué pasó con una negociación de hace dos años; o el archivo circula por correo y ya nadie sabe cuál es la versión buena.

Si ese es el caso, un sistema con embudo, permisos por usuario y registro de actividades resuelve lo que la hoja no puede. Kardex Tauro cubre esa parte y además el inventario y la facturación, que es lo que suele venir justo después. Si la empresa todavía no llegó ahí, no hay ninguna prisa: la plantilla hace el trabajo y, sobre todo, enseña el hábito, que es la parte difícil.

La hoja, a la vista

La captura muestra la hoja tal como se descarga. Arriba está la franja de resumen con las oportunidades abiertas y los dos totales; debajo, el registro con una fila por negociación. Conviene fijarse en tres detalles antes de empezar a escribir: que la columna Valor ponderado tenga fórmula en todas las filas, que las cerradas estén marcadas y no sumen, y que ninguna oportunidad abierta tenga la fecha de próxima acción vacía o vencida.

Un embudo ponderado no adivina el futuro. Solo separa lo que se puede prometer de lo que se puede soñar, y esa separación es la que evita que una pyme firme un contrato de arriendo con base en ventas que todavía no existen. Descárguela, llénela con las oportunidades que ya tiene y compare los dos totales: la diferencia entre ellos suele ser la conversación más útil del mes.