Modelo de funil de vendas em Excel

Modelo de funil de vendas em Excel

Poucas pequenas empresas perdem venda por falta de oportunidade. Perdem porque ninguém sabe quanto vale o que está na mesa. Na planilha que circula há anos pelo escritório, o vendedor anota seis negociações abertas, soma os valores e anuncia um número que soa bem e não quer dizer nada: a proposta enviada ontem aparece ao lado do pedido que o cliente já aprovou e só espera alguém emitir a ordem de compra.

Quando o dono pergunta quanto vai entrar neste mês, a resposta honesta precisa de dois números. O primeiro é o que está no funil, e isso é aritmética pura. O segundo é o que provavelmente fecha, e esse exige coragem: dar uma probabilidade a cada etapa e aceitar que uma oportunidade em prospecção não vale o mesmo que outra que já está discutindo o preço final.

Este modelo resolve a segunda conta. Uma linha por oportunidade, uma probabilidade por etapa e uma coluna que multiplica as duas coisas. No fim sobram dois totais que se leem juntos: o funil inteiro e o funil ponderado. A distância entre eles é exatamente a distância entre o otimismo e o orçamento.

O que é este formato e para quem serve

É uma planilha de acompanhamento comercial, não um CRM. Não dispara e-mail, não agenda lembrete e não se conecta a nada. O que ela faz é colocar todas as negociações vivas numa única tela, com etapa, valor e próximo passo concreto. Parece pouco, e é justamente o que quase nenhuma pequena empresa consegue mostrar quando o dono pede o número.

Serve para a empresa que vende por proposta e ciclo longo: distribuição, ferragens, serviços técnicos, oficinas, uma imobiliária pequena, uma comercial que depende de três ou quatro clientes grandes. Serve também para o vendedor que carrega tudo na cabeça e precisa escrever antes de esquecer, mesmo trabalhando sozinho e prestando contas apenas a si mesmo.

Não serve para registrar venda fechada — para isso existe o livro de vendas — nem para emitir nota. Aqui só entram oportunidades que ainda respiram. Quando uma é ganha ou perdida, marca-se na coluna de situação e ela deixa de somar. Esse gesto, que parece burocracia, é o que mantém o funil honesto: funil que nunca perde nada não é funil, é lista de desejos.

O formato também funciona como acordo interno. Quando vendedor e dono discutem com a mesma planilha na frente, a conversa deixa de ser sobre impressão e passa a ser sobre linhas concretas: por que esta oportunidade continua em proposta depois de seis semanas, por que aquela vale cinco milhões e não tem data de próximo contato, por que a maior de todas é a que ninguém tocou neste mês.

O que o modelo traz

As colunas, uma a uma

Como o cálculo funciona, número por número

A única coluna com fórmula de verdade é Valor ponderado, e a lógica cabe numa frase: se de cada cem oportunidades como esta fecham dez, então esta vale dez por cento do seu valor. Todo o resto nasce dessa ideia, inclusive as etapas que a empresa resolver criar. Não há modelo estatístico nem mágica: uma multiplicação e uma decisão sobre o peso de cada etapa.

Escolher as probabilidades é a parte que dá discussão, e convém discutir com dado na mão. Se no último ano, de cada vinte propostas enviadas, oito fecharam, a etapa de proposta pesa quarenta por cento e não os sessenta que todo mundo lembra. Enquanto não houver histórico, use os valores do modelo e revise a cada trimestre contra o que realmente aconteceu.

Cinco linhas, cinco etapas diferentes. A primeira é uma distribuidora que só pediu informação: tem 4.000.000 na mesa e probabilidade baixa, então 4.000.000 vezes 10 dá 40.000.000 e, dividido por cem, sobram 400.000. A segunda já conversou, vale 2.100.000 e, com um quarto de chance, pesa 525.000. A terceira recebeu proposta de 2.900.000 e está no meio do caminho: 1.450.000.

A quarta é a maior do funil, 5.000.000, e também a mais avançada entre as três primeiras: com três quartos de probabilidade entrega 3.750.000, quase metade do total ponderado. A quinta está praticamente fechada, o cliente só espera a confirmação da data de entrega; seus 2.000.000 a noventa por cento valem 1.800.000. Nenhuma das cinco é venda ainda, e mesmo assim três delas sustentam quase toda a previsão.

Somando a coluna Valor estimado chega-se a 16.000.000. Somando a coluna Valor ponderado chega-se a 7.925.000. Aí está a história inteira do funil: há dezesseis milhões no cano e pouco menos de oito milhões que dá para defender diante de um banco ou de um sócio. A diferença não é pessimismo; é a parte do negócio que ainda depende de o cliente dizer sim.

Passo a passo

1. Abra a planilha e revise a lista de etapas. Se o seu negócio vende em cinco passos, mantenha os cinco; se vende em três, apague os que sobram e redistribua o peso entre os que ficam.
2. Escreva uma linha por oportunidade viva. Só as vivas: o que já fechou vai para o livro de vendas, não para cá.
3. Escolha a etapa na lista e deixe a probabilidade se preencher sozinha. Se um caso específico merece outro peso, altere à mão e anote o motivo na próxima ação.
4. Confira se o valor estimado é o da proposta vigente. Preço velho contamina o resumo inteiro e ninguém percebe até o cliente reclamar.
5. Escreva uma próxima ação com verbo e com data. «Ligar na terça para confirmar o sinal» funciona; «follow-up» não serve para nada.
6. Uma vez por semana, avance a etapa do que andou, marque como perdido o que esfriou e acrescente o que chegou. Dez minutos, sempre no mesmo dia da semana.
7. Na hora de assumir uma despesa ou prometer uma contratação, olhe o total ponderado e não o estimado. O segundo é ilusão; o primeiro é uma promessa que dá para cumprir.

Os erros que mais se repetem

• Deixar as oportunidades fechadas dentro da planilha. Venda ganha que continua na lista infla o funil e esconde a falta de trabalho novo.
• Inventar probabilidades, diferentes a cada semana, para o número final ficar bonito. A probabilidade vem da etapa e só muda com um motivo escrito.
• Confundir o total estimado com dinheiro disponível. São duas cifras distintas e só a segunda ajuda a decidir.
• Registrar três linhas para o mesmo cliente porque saíram três propostas. Isso é uma oportunidade com três versões de preço, não três oportunidades.
• Deixar a data da próxima ação em branco. A oportunidade sem próximo passo não está aberta: está esquecida.
• Repassar a planilha por e-mail até existirem cinco versões. Se for compartilhar, que seja um arquivo só e com uma pessoa editando.

Quando vale a pena migrar para um software

Com um vendedor e trinta oportunidades, a planilha sobra e funciona melhor do que muita ferramenta. A hora de trocar chega por três motivos concretos: há vários vendedores e cada um precisa ver o seu sem ver o dos outros; é necessário o histórico do que aconteceu com uma negociação de dois anos atrás; ou o arquivo roda por e-mail e ninguém mais sabe qual é a versão boa.

Se for esse o caso, um sistema com funil, permissões por usuário e registro de atividades resolve o que a planilha não consegue. Kardex Tauro cobre essa parte e também o estoque e o faturamento, que costumam vir logo depois. Se a empresa ainda não chegou lá, não há pressa nenhuma: o modelo faz o trabalho e, principalmente, cria o hábito, que é a parte difícil.

A planilha, à vista

A captura mostra a planilha exatamente como ela é baixada. Em cima fica a faixa de resumo com as oportunidades abertas e os dois totais; abaixo, o registro com uma linha por negociação. Vale conferir três detalhes antes de começar a digitar: se a coluna Valor ponderado tem fórmula em todas as linhas, se as fechadas estão marcadas e não somam mais, e se nenhuma oportunidade aberta ficou com a data da próxima ação vazia ou vencida.

Funil ponderado não adivinha o futuro. Ele só separa o que dá para prometer do que dá para sonhar, e essa separação é o que impede uma pequena empresa de assinar um contrato de aluguel com base em vendas que ainda não existem. Baixe o modelo, preencha com as oportunidades que já estão na mesa e compare os dois totais: a diferença entre eles costuma ser a conversa mais útil do mês.