Modelo de carta de recomendação profissional em Word

Modelo de carta de recomendação profissional em Word

Quando um funcionário sai da empresa e começa a procurar emprego, em poucos dias aparece quase sempre o mesmo pedido: que assinem uma carta de recomendação. A resposta costuma ser sim, mas o documento acaba sendo improvisado em uma folha em branco, com dados que nem sempre batem com o que ficou no currículo. Este modelo de carta de recomendação profissional em Word existe para que essa resposta seja rápida, organizada e verificável.

É uma carta de uma página só: timbre da empresa, cidade e data, destinatário, assunto, um parágrafo de constatação, uma tabela com os dados do vínculo, os parágrafos de desempenho e de recomendação, o parágrafo de emissão, a despedida, a assinatura e a linha de cópia. Os campos entre colchetes são os que se substituem. Assina quem teve relação direta com o profissional: o superior imediato, o gerente, o diretor de área ou o responsável de recursos humanos, conforme o tamanho da empresa.

Usa-se para uma vaga em outra empresa, para um processo acadêmico, como comprovação de experiência para trabalhar no exterior ou como apoio a um financiamento. Em todos os casos cumpre a mesma função: que alguém que nunca conheceu o profissional possa ler, em poucas linhas e de uma fonte identificável, o que essa pessoa fez, por quanto tempo e com que resultado.

Vale dizer o que esta carta não é. Ela não substitui a declaração de vínculo emitida pelo setor de pessoal nem o comprovante de rendimentos; é um documento de opinião sustentada por fatos, não um formulário contábil. Também não obriga ninguém a contratar: seu valor está no que diz e em quem assina.

O que é uma carta de recomendação profissional

É um documento curto, de uma página, em que alguém com autoridade dentro da empresa atesta o desempenho de uma pessoa que prestou serviços ali. Escreve-se na primeira pessoa e em tom sóbrio: quem assina fala do que viu, não do que supõe.

Ela carrega dois valores que convém separar. O primeiro é pessoal: é a voz de um superior que responde pelo trabalho de alguém e coloca o próprio nome à frente. O segundo é documental: por trazer timbre, data, assinatura e contato verificável, quem recebe consegue confirmar quem emitiu e em que qualidade. Por isso funciona mesmo quando o leitor não conhece ninguém na empresa: basta ligar para o número da assinatura e perguntar.

A carta não opina sobre a vida pessoal do profissional nem faz promessas sobre o futuro. Ela descreve fatos do passado: que cumpriu os pedidos nas datas combinadas, que fechou o caixa sem diferenças, que manteve o estoque da área em dia. Essa diferença entre testemunho e promessa é o que torna a carta crível e o que evita que quem assina fique exposto se a pessoa recomendada não render como se esperava.

Para que serve

• Acompanhar um currículo em um processo seletivo, para que quem contrata tenha uma fonte diferente do próprio candidato.
• Servir de comprovação de experiência quando o profissional precisa mostrar onde e por quanto tempo trabalhou.
• Apoiar a candidatura a uma bolsa ou a um programa de formação, que costumam pedir uma referência por escrito.
• Deixar registrado, no arquivo da empresa, o que se disse sobre um profissional e em que data.
• Reconhecer um bom desempenho, sobretudo quando o desligamento foi voluntário e a relação terminou bem.
• Encerrar o ciclo de trabalho de forma organizada: o profissional sai com um documento e a empresa com o registro do que assinou.

Quando usar esta carta

A carta é emitida em situações bem definidas, e reconhecê-las ajuda a decidir rápido se assina ou não.

• Quando o profissional se desliga por decisão própria e pede a carta antes de sair. É o momento mais fácil: os registros de desempenho e as pessoas que trabalharam com ele ainda estão à mão.
• Quando alguém que já saiu da empresa pede a carta tempos depois. Pode ser emitida do mesmo modo, desde que as datas e o cargo sejam conferidos no arquivo, e não na memória.
• Quando um ex-superior mudou de empresa e quer recomendar alguém que foi de sua equipe. Nesse caso o timbre é o da empresa atual, e o parágrafo de constatação deve esclarecer que o vínculo foi com a empresa anterior.
• Quando o destinatário é uma entidade específica e a carta precisa ser endereçada a ela, com nome e cargo de quem recebe.
• Quando um profissional da ativa pede a carta para um procedimento pontual, sem que isso signifique desligamento.

Por outro lado, é melhor não emití-la quando o desligamento foi por motivo grave, quando há uma apuração interna em curso, quando não existe registro que permita afirmar o que se pretende afirmar, ou quando se espera que a carta diga algo diferente do que os fatos mostram. Nesses casos, o honesto é explicar por que não é possível assinar.

Que dados você precisa antes de escrevê-la

Antes de abrir o modelo, reúna as informações. Quase todos os erros de uma carta de recomendação vêm de dados copiados errado, não da redação.

• Nome completo do profissional, como consta no documento de identidade, e número do documento.
• Cargo exato que exerceu e a área ou setor em que trabalhou.
• Datas reais de admissão e de desligamento, tiradas do arquivo e não da memória de quem assina.
• Tipo de vínculo (tempo integral, meio período, por obra ou contrato por prazo determinado) conforme o registro interno.
• Nome, cargo e documento de quem assina, e a qualidade em que assina.
• Dados atualizados do timbre: empresa, endereço, cidade, telefone e e-mail.
• Dados do destinatário, se a carta for a uma entidade específica: nome, cargo, empresa, endereço e cidade. Sem destinatário único, usa-se o cabeçalho genérico A quem possa interessar.
• Cidade e data de emissão, a finalidade da carta e os comprovantes que sustentam o que será afirmado.

O que o modelo inclui

O arquivo traz os blocos de uma carta formal, na ordem em que são lidos. Esta é a correspondência entre cada bloco e o que se escreve nele:

A tabela de dados do vínculo é a peça que mais ajuda quem recebe a carta, porque concentra a informação objetiva em quatro linhas. É assim que ela está montada no arquivo:

Como usá-lo passo a passo

1. Abra o arquivo e salve uma cópia com o nome do profissional e a data, para não sobrescrever o modelo.
2. Substitua o timbre pelos dados atuais da sua empresa, e não por uma versão antiga do cabeçalho.
3. Escreva a cidade e a data por extenso, e defina o destinatário ou mantenha o cabeçalho A quem possa interessar.
4. Redija o assunto e deixe claro no parágrafo de constatação em que qualidade você assina e qual relação teve com a pessoa.
5. Preencha a tabela de dados do vínculo conferindo no arquivo: cargo, área, datas e tipo de vínculo verificados, não lembrados.
6. Escreva o parágrafo de desempenho com funções concretas e o de recomendação com uma opinião moderada.
7. Encerre com o parágrafo de emissão, a despedida e a assinatura, e mantenha a linha de cópia para o arquivo. Se a empresa usa numeração de correspondência, anote-a junto à cópia arquivada.
8. Assine, digitalize em boa qualidade e guarde uma cópia na pasta do profissional antes de entregar.

O que revisar antes de assinar e enviar

• Que as datas, o cargo e o tipo de vínculo batam com o registro interno.
• Que não haja afirmações impossíveis de sustentar: sem avaliações nem indicadores, é melhor descrever funções do que inventar resultados.
• Que não se revele informação reservada: números de vendas, margens, clientes, fornecedores ou projetos que não são públicos.
• Que não se inclua dado sensível do profissional nem opiniões sobre a saúde, a família ou as crenças dele.
• Que o tom seja o mesmo do começo ao fim: se a recomendação é moderada, a abertura não pode soar entusiasmada.
• Que a carta esteja assinada, com contato de quem assina, e que os nomes próprios estejam escritos corretamente.

Quando vale a pena passar para um sistema

Se a empresa emite uma ou duas cartas por ano, o modelo em Word é suficiente. O problema aparece quando elas se multiplicam: desligamentos frequentes, equipes que giram muito, prestadores que pedem comprovações a cada processo. Aí surge o de sempre: não se sabe quem assinou o quê, não há registro de qual versão foi entregue e, quando alguém pede uma carta de três anos atrás, ninguém encontra o comprovante.

A saída não é uma carta mais bonita, mas um registro: um lugar onde fiquem a data de emissão, quem assinou, para que foi usada e quais dados sustentaram o que foi afirmado. É nesse terreno que ferramentas como Kardex Tauro ajudam: a carta continua sendo um documento do Word, mas o dado que a sustenta vive em um só lugar e pode ser consultado quando alguém pedir. Enquanto esse registro não existir, a alternativa honesta é manter uma planilha de controle de correspondência com data, destinatário, responsável e cópia arquivada.

De todo modo, este modelo é um guia geral de uso interno: revise-o com o seu assessor e ajuste-o às políticas da sua empresa. E siga o aviso do próprio arquivo: a carta deve se limitar a dados certos, verificáveis no registro interno, e não deve revelar informação reservada da companhia.

Este modelo faz parte do índice de modelos de Word, que reúne os 90 agrupados por família.