Modelo de advertência escrita em Word

Modelo de advertência escrita em Word

A advertência escrita é o documento interno com que uma empresa registra, por escrito, um fato de descumprimento e a medida que decide adotar. Não é um castigo improvisado nem um desabafo do gestor de plantão: é um registro organizado que serve para que o trabalhador saiba com precisão o que lhe está sendo apontado, para que possa apresentar a sua versão e para que a empresa consiga mostrar mais adiante que agiu com critério e de forma consistente.

Em depósitos, armazéns, lojas e oficinas pequenas o problema quase nunca é a falta de autoridade, e sim a falta de registro. O gestor conversa com o trabalhador, os dois combinam melhorar e três meses depois ninguém lembra o que foi dito nem quando. Se o mesmo fato se repete, a empresa não tem com o que sustentar a conversa e o trabalhador também não lembra o que lhe havia sido pedido. Este modelo preenche essa lacuna: transforma uma conversa difícil em um documento curto, organizado e respeitoso, que as duas partes podem ler, comentar e assinar.

Foi pensado para ocupar de uma a duas páginas, com papel timbrado da empresa, número de comunicação, código de documento e tabela de controle. Serve tanto para um depósito de peças, uma loja de bairro, uma distribuidora de alimentos ou uma oficina de serviços, e se adapta a uma advertência verbal por escrito, a uma advertência formal ou a uma suspensão, conforme o que a empresa decidir aplicar de acordo com as suas próprias regras internas.

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O que é e para que serve

Na prática, a carta cumpre três funções ao mesmo tempo: informa, organiza e protege. Informa porque deixa por escrito qual fato está sendo apontado ao trabalhador, com data e detalhe; organiza porque obriga a empresa a decidir uma medida concreta e a fixar compromissos que possam ser verificados depois; e protege porque cria um registro que serve às duas partes: ao trabalhador, para que a sua versão fique guardada, e à empresa, para mostrar que o caso foi tratado com método e não por impulso.

Vale usá-la quando o fato já aconteceu e já foi conversado, não como primeiro aviso feito às cegas. A carta não substitui a conversa: ela encerra a conversa e a documenta. Por isso o formato serve para fatos concretos e verificáveis, e não para acumular incômodos soltos nem para corrigir de uma vez todos os problemas de uma pessoa.

• Registrar por escrito um fato concreto, com data, local e consequência, em vez de uma queixa geral sobre o comportamento.
• Entregar ao trabalhador um documento que ele possa ler com calma e responder, e não apenas uma frase dita no corredor.
• Registrar a versão do trabalhador e as provas ou testemunhas que ele apresentar, para que o processo fique completo e equilibrado.
• Fixar compromissos de melhoria com prazo, responsável e forma de verificação, de modo que a conversa termine em algo concreto.
• Manter um histórico organizado por trabalhador, útil na avaliação de desempenho, na renovação de um contrato ou na decisão de uma promoção.
• Padronizar a forma como a empresa comunica esses casos, para que dois gestores não ajam de duas maneiras diferentes diante dos mesmos fatos.

O tom faz parte do conteúdo. Uma carta que descreve fatos, com datas e documentos de suporte, e que abre espaço para a versão do trabalhador, sustenta-se sozinha; uma carta cheia de adjetivos sobre a pessoa, ao contrário, vira um problema novo. Por isso o formato é construído com frases neutras: o que aconteceu, quando, com que suporte e o que se espera daqui em diante.

O que o modelo inclui

O arquivo é uma carta com papel timbrado e uma tabela de controle no final. Estas são as suas seções reais e o que se escreve em cada uma:

Além do corpo da carta, o modelo traz o bloco de assinatura de quem emite a comunicação, o espaço para a assinatura do trabalhador, o espaço para a testemunha e a linha de cópia. Esse conjunto é o que permite arquivar o documento como qualquer outro registro da empresa, com o seu código e a sua versão, em vez de deixá-lo solto dentro de uma pasta.

A tabela de fatos, linha por linha

A tabela de fatos é o coração do documento, porque é a única parte que não admite generalidades. Ela é preenchida com uma linha por fato, em ordem cronológica, e cada linha responde a três perguntas: quando aconteceu, o que aconteceu e com o que se pode comprovar. Se alguma das três ficar vazia, essa linha ainda não está pronta para ser assinada.

Dois detalhes de forma que costumam ser esquecidos: escrever o local onde o fato aconteceu dentro da descrição e anotar o nome da testemunha junto com o seu cargo. Sem o local, o relato fica incompleto; sem o cargo da testemunha, a empresa não consegue localizá-la depois, caso precise perguntar de novo.

Como usar, passo a passo

1. Substitua os dados do papel timbrado e do rodapé. O arquivo traz o nome da empresa de forma genérica, junto com o endereço, o telefone e o e-mail; se forem esquecidos, o documento sai com dados que não são os seus. Confira também a última linha do rodapé antes de imprimir.
2. Ajuste a tabela de controle do documento. Ali entram o código com o número sequencial da comunicação, a versão do modelo, a data e o responsável pelo documento; o número sequencial é o que permite encontrar este caso depois entre os demais.
3. Complete a data de emissão, a cidade e o número de comunicação, e verifique se coincidem com o dia em que a carta é entregue.
4. Preencha os antecedentes da vinculação: data de admissão, cargo e gestor imediato. São três dados que situam o fato dentro da relação de trabalho.
5. Escreva o assunto em uma única linha, com o fato em poucas palavras. O assunto não é um resumo do documento: é a etiqueta que permite arquivá-lo e encontrá-lo mais adiante.
6. Redija a tabela de fatos com uma linha por fato e o seu suporte, em ordem cronológica. Antes de continuar, confira se nenhuma linha afirma mais do que o suporte pode comprovar.
7. Escreva a regra interna que não foi cumprida tal como está no manual da empresa e, em seguida, a versão do trabalhador: a data em que foi ouvido e o resumo do que respondeu, com as suas próprias palavras sempre que possível.
8. Defina a medida, o alcance e o prazo de validade do registro, complete a tabela de compromissos com prazo e forma de verificação, e assine. O trabalhador assina o comprovante de recebimento; se preferir não assinar, esse fato é anotado e a testemunha assina.

Depois de assinar, entregue uma cópia ao trabalhador, envie outra ao setor de pessoal e guarde o original com os seus anexos na pasta da área. Esse arquivo é o que vai contar a história do caso com datas mais adiante, e não a memória de quem o atendeu.

Erros frequentes antes de assinar

• Escrever conclusões em vez de fatos. Comentários sobre o jeito de ser de uma pessoa não podem ser verificados; já uma descrição como não registrou a saída de mercadoria em determinado dia pode ser revista e respondida.
• Misturar vários fatos diferentes em uma única linha. Cada fato precisa da sua data e do seu suporte; misturados, o trabalhador não consegue responder ponto por ponto.
• Assinar antes de ouvir. A seção da versão do trabalhador é preenchida antes da assinatura, e não depois; se ficar vazia, o documento conta apenas uma parte da história.
• Copiar a mesma carta para vários trabalhadores. O texto perde valor quando soa genérico, porque as datas, os fatos e os suportes são diferentes em cada caso.
• Esquecer o suporte ou o nome da testemunha. Sem comprovação, a linha fica como uma afirmação da empresa diante da palavra do trabalhador.
• Confundir o aviso com uma punição já decidida sem ouvir. A carta comunica uma decisão tomada com informação completa, e não o anúncio de algo que a empresa ainda não avaliou.

Quando vale a pena passar para um sistema

Este modelo resolve bem o caso isolado. Quando a empresa começa a acumular cartas, autorizações, atas e advertências, o limite deixa de ser o formato e passa a ser o arquivo: quem tem a pasta, em qual computador o arquivo ficou, qual foi a última versão assinada e em que data exata a cópia foi entregue ao trabalhador. É aí que um sistema ajuda mais do que uma pasta compartilhada.

Com o Kardex Tauro esse histórico fica associado ao trabalhador e à data, e cada documento é consultado sem abrir pastas nem procurar no e-mail. A decisão, porém, não é técnica e sim de volume: enquanto os casos forem poucos e estiverem bem organizados, o modelo em Word é suficiente; quando já são muitos e precisam ser consultados com rapidez, vale dar o passo. O Kardex Tauro também mantém o estoque e os movimentos no mesmo lugar onde fica a história do pessoal, o que evita ter dois arquivos diferentes sobre a mesma pessoa.

Uso interno e aviso importante

Antes de usar este modelo, vale dizer com clareza: é um formato de uso interno, para documentar uma conversa que a empresa já teve com um trabalhador, e não é assessoria jurídica. O texto do arquivo não decide por você nem substitui a revisão de um profissional; apenas organiza a informação para que a decisão fique registrada.

Cada empresa tem as suas próprias regras internas e o seu próprio procedimento para esses casos. Por isso a recomendação é revisar o formato com o assessor trabalhista da empresa antes de aplicá-lo, e ajustar a medida, o alcance do registro e as consequências da reincidência ao que essa empresa tiver definido por escrito no seu manual.

Há um ponto que não deveria depender do formato: o direito do trabalhador de ser ouvido antes de a medida ser decidida. A seção da versão do trabalhador existe exatamente para isso. Ouvir primeiro, resumir o que ele disse com respeito e só depois decidir: essa ordem é o que torna o documento crível para as duas partes e também o que evita que a empresa decida com informação incompleta.

Este modelo faz parte do índice de modelos de Word, que os reúne agrupados por família.