Modelo de carta notarial em Word

Modelo de carta notarial em Word

Há conversas que um negócio não pode deixar no ar: a parcela que está há meses sem ser paga, o fornecedor que entregou pela metade, o inquilino que não desocupa o imóvel na data combinada. Quando o lembrete amigável já não resolve, o passo seguinte é uma comunicação formal por escrito, com data e com prova de que chegou às mãos do destinatário. Este modelo de carta notarial em Word serve para redigi-la com ordem, sem deixar de fora nenhum dos elementos que vão ser necessários mais adiante.

Ele é usado por donos de negócio, administradores e contadores de pequenas e médias empresas: o distribuidor que cobra uma carteira vencida, o locador que pede a devolução do imóvel, a empresa que comunica o fim de um contrato de serviços. Traz as seções de uma carta com timbre, de quem escreve e em que qualidade até o registro de entrega. Você baixa o arquivo, ajusta com os dados do caso e imprime para assinar.

Este é um formato de trabalho, não um documento com efeitos mágicos. Bem redigido e bem entregue, organiza o caso, fixa uma posição e deixa prova de que o aviso foi dado a tempo. Mas o alcance que uma comunicação assim pode ter depende das circunstâncias de cada negócio e do que um advogado decidir sobre o caso concreto.

O que é e para que serve

Na prática, carta notarial é o nome pelo qual se conhece a comunicação formal que uma parte envia a outra para exigir algo e deixar rastro de que o fez. É um documento com timbre, dirigido a uma pessoa ou empresa específica, que descreve fatos, pede algo e anuncia o que vem depois caso não haja resposta. O que lhe dá valor não é o tom forte, mas a prova: poder mostrar o que foi pedido, quando e a quem. Em alguns casos essa prova se obtém com a assinatura de quem recebe; em outros, com o envio por meio de um notário. As duas rotas são explicadas no final deste texto.

• Cobrar o pagamento de uma obrigação vencida, com o valor, a data de vencimento e a forma de pagamento esperada.
• Registrar um descumprimento: uma entrega incompleta, um serviço que não foi prestado ou um produto que chegou em mau estado.
• Exigir a devolução de um bem, de um imóvel ou de documentos que estão em poder de outra pessoa.
• Comunicar o fim de um contrato de locação ou de serviços com a antecedência que foi combinada.
• Avisar sobre um dano ou um risco que a outra parte precisa conhecer o quanto antes.
• Fixar uma posição por escrito antes que o assunto se transforme em uma discussão mais longa.

O que o modelo inclui

O arquivo vem com timbre e segue a ordem de uma comunicação formal bem montada. Estas são as suas seções reais.

Abaixo das assinaturas ficam a tabela de controle e o nome da empresa no rodapé. Esses dois dados são sempre trocados antes de usar o arquivo: o código pelo número sequencial do negócio e o nome do rodapé pelo seu.

Como montar a tabela de fatos

A seção de maior peso é a dos fatos, porque é a única que depois pode ser verificada. Ela é escrita em tabela, uma linha por fato, com três colunas: quando aconteceu, o que aconteceu e com o que se prova. A ordem vai do fato mais antigo ao mais recente.

Um fato sem prova é uma opinião. Se o papel ou a mensagem que o sustenta não existe, vale a pena perguntar se ele deve ser incluído, porque toda afirmação pode ser cobrada depois. As datas são escritas por completo, sem abreviações que possam ser lidas de duas maneiras.

Como usar passo a passo

1. Comece pelos fatos, não pela cobrança. Escreva a lista do que aconteceu com as suas datas e verifique qual documento sustenta cada um.
2. Defina em que qualidade você escreve. Cobrar como proprietário não é o mesmo que cobrar como locador, fornecedor ou representante de uma empresa.
3. Redija a exigência em uma única ideia: o que você quer, até quando e como.
4. Escreva o aviso em tom sóbrio e no futuro, sem adjetivos nem ameaças que depois não se possam cumprir.
5. Substitua o nome da empresa do rodapé e o código do documento da tabela de controle pelos seus dados.
6. Imprima duas cópias e leia a carta em voz alta antes de assinar: quase sempre aparece um nome escrito errado ou uma data equivocada.
7. Entregue a carta e assine o registro no momento, com quem recebe, o seu documento, a data, a hora e a relação com o destinatário.
8. Monte uma pasta por caso com a cópia, o registro assinado e os anexos.

O que revisar antes de assinar

• O nome completo do destinatário e o seu endereço. Uma carta dirigida à pessoa errada perde força justamente onde mais importa.
• Que os fatos estejam em ordem cronológica e que cada um tenha a sua data e a sua prova.
• Que a exigência seja clara e única, sem opções abertas nem prazos que se possam interpretar de várias maneiras.
• Que o prazo seja razoável e possa ser cumprido: um prazo impossível enfraquece quem escreve.
• Que não haja adjetivos nem acusações, e que o nome da empresa do rodapé e o código do documento já estejam trocados.

Quando vale a pena passar para um sistema

O modelo resolve bem um caso isolado. O problema aparece quando os casos deixam de ser isolados: a pequena empresa que lida com várias carteiras vencidas e dois ou três contratos acaba com uma pasta física por assunto e nenhuma forma rápida de saber quantos casos estão abertos. É aí que um sistema ganha o seu lugar. Ele não redige a carta nem decide o que fazer com o caso: guarda em um só lugar os movimentos de cada cliente e fornecedor, as datas de vencimento e as observações de cada contato. Kardex Tauro é um software de estoque e controle de operações para negócios pequenos e médios que, entre outras coisas, deixa a informação organizada por terceiro e por movimento, que é exatamente o que se precisa quando o histórico de uma obrigação tem de ser reconstruído. Se o seu negócio ainda não chegou a esse ponto, o modelo basta para começar bem.

Uso interno, assessoria jurídica e diferença em relação à notificação por notário

Este formato é de uso interno e não constitui assessoria jurídica. Ele ajuda a organizar a redação e a garantir que nenhum dado fique de fora, mas não decide se a pretensão é procedente, nem qual é o caminho correto, nem quais prazos valem no caso concreto. Antes de enviá-la a um terceiro, vale a pena que um advogado revise o caso: as provas, a qualidade em que você escreve e o que será pedido. Cada negócio e cada assunto têm particularidades que um formato não consegue prever.

Também importa entender a diferença entre as duas formas de entregar uma comunicação assim, porque elas não são a mesma coisa e não se substituem. A carta com registro de entrega é a que se leva ao destinatário e se assina no momento: alguém a recebe, anotam-se o seu documento, a data e a hora, e fica um papel que prova que a comunicação chegou àquela pessoa. É o caminho mais rápido e o mais comum entre negócios que se conhecem.

A notificação por notário é outra coisa. Consiste em um notário participar do envio ou da entrega e registrar o que foi comunicado, com a sua própria fé. A diferença prática está nesse respaldo: o registro de entrega prova que alguém recebeu um envelope; a participação do notário é pensada para dar um registro mais forte quando o destinatário não quer receber, nega ter recebido ou quando se prevê que o caso será discutido mais adiante. Cada cartório trabalha com os seus próprios prazos, exigências e custos, e essa parte é tratada com o notário e com o advogado.

O que este formato não faz é prometer um resultado. Não garante que a carta tenha um efeito determinado, nem que a outra parte responda, nem que sirva como prova suficiente em um conflito posterior. Ele assegura apenas que a comunicação fique bem redigida e que, se o registro for assinado, exista um papel que mostre o que foi pedido, a quem e quando. A decisão sobre como conduzir o caso é uma conversa com um advogado e com o notário, não com o modelo.

Este modelo faz parte do índice de modelos de Word, que os reúne agrupados por família.