Modelo de livro de IVA no Excel: gerado e a compensar

Modelo de livro de IVA no Excel: gerado e a compensar

Todo mês volta a mesma tarefa: juntar os documentos em que o imposto sobre as vendas foi cobrado e os documentos em que foi pago, e conferir se os números batem com as faturas. Quando esse controle vive num caderno ou em folhas soltas, a revisão fica lenta e sempre sobra a suspeita de que alguma linha ficou de fora.

Este modelo de livro de IVA no Excel reúne numa única planilha os dois lados do imposto: o gerado pelas vendas e o a compensar pelas compras. Traz 200 linhas prontas para usar, listas suspensas, colunas automáticas de conferência e um bloco de resumo do período.

O que é e para quem serve

O livro de IVA é o registro de trabalho onde se anota, documento por documento, o imposto que foi cobrado e o que foi pago. Não é um papel entregue a ninguém: é a memória organizada do negócio para saber, a qualquer momento, quanto imposto foi gerado no mês e quanto pode ser compensado. Por isso convém mantê-lo separado da contabilidade geral, com uma linha para cada documento e com a data em que foi emitido.

Serve tanto para um negócio pequeno quanto para uma empresa com várias pessoas na área contábil. Para quem faz o controle à mão, poupa a soma linha por linha; para o auxiliar contábil, dá uma planilha homogênea todos os meses; e para quem revisa, permite chegar ao número final sem reconstruir o período inteiro. No fundo, é uma ferramenta de organização antes de ser de cálculo.

O preenchimento se apoia em duas colunas gêmeas. Na primeira se digita o imposto tal como aparece no documento, sem interpretar e sem arredondar. Na segunda, a planilha multiplica a base por uma tarifa que o usuário também digita. Quando os dois números coincidem, o documento foi bem lançado; quando não coincidem, a diferença aparece e é investigada antes de fechar o mês.

Vale também pensar quais documentos entram. Em geral são as faturas de venda, as faturas de compra e as despesas que trazem imposto, junto com as notas de crédito e de débito que corrigem operações anteriores. Os documentos sem imposto não têm por quê ocupar uma linha, e os que trazem imposto mas com uma tarifa diferente da habitual são justamente os que mais convém registrar bem, porque são eles que o cruzamento põe à prova.

Gerado e a compensar, sem confundir

Os movimentos gerados vêm das vendas: neles o imposto foi somado ao valor cobrado. Os a compensar vêm das compras e das despesas: neles o imposto foi somado ao valor pago. A planilha tem uma lista de tipo para classificar cada linha e o resumo soma cada grupo em separado antes de compará-los. Trocar os dois grupos é o erro que mais desencontros produz, porque o total deixa de fazer sentido mesmo quando cada linha está certa.

O que o modelo inclui

A planilha já vem pronta para trabalhar, sem precisar montar nada do zero. Isto é o que ela traz:

As colunas da planilha

A ordem das colunas segue o caminho natural de uma fatura. Da esquerda para a direita:

Como funciona o cruzamento do imposto

O coração do modelo é o cruzamento. A tarifa não vem pré-carregada de propósito: quem lança digita a que está no documento e a planilha apenas a multiplica pela base. Assim o imposto digitado e o imposto calculado se comparam sozinhos. Se os dois coincidem, a linha está tranquila. Se não, surge uma diferença que pede explicação antes de dar o mês por fechado.

Que a tarifa seja editável tem uma razão prática: os documentos não trazem sempre a mesma, e quem lança deve decidir caso a caso em vez de arrastar um valor fixo. Esse pequeno trabalho manual é justamente o que torna o erro visível: com a tarifa pré-carregada, um documento com outra tarifa passaria despercebido e o cruzamento nunca avisaria.

Com o exemplo do período fica claro. Em 03/09 se vendeu ao cliente A com a fatura F-1045 por uma base de 2.000.000 e uma tarifa de dezenove por cento: o imposto do documento é 380.000 e a coluna automática calcula 380.000, então a diferença é zero. Em 05/09 se comprou do fornecedor B com a fatura C-2087 por 1.000.000, e o imposto ficou em 190.000. Em 09/09 o cliente C devolveu mercadoria e foi emitida uma nota de crédito por 500.000, com imposto de 95.000.

Como ler o resumo do período

Com essas três linhas, o bloco de resumo fica assim: base 3.500.000 e imposto 665.000, com o gerado em 475.000, o a compensar em 190.000 e uma diferença do período de 285.000, maior o gerado. Esse último número é o mais útil da planilha, porque resume numa só cifra a relação entre o que foi cobrado e o que foi pago.

Vale sempre olhar as duas mini tabelas por tipo de documento, e não só o total geral. Um total que fecha pode esconder uma fatura classificada como nota de crédito, ou o contrário, e essas misturas se enxergam melhor quando a informação está separada por tipo. A planilha não decide nada por conta própria: apenas deixa os números postos e à vista para que alguém os leia com critério.

Se o resultado do periodo for olhado com frieza, a planilha está fazendo uma pergunta simples: o que foi cobrado superou o que foi pago? A resposta não decide nada por si so, mas orienta o trabalho do mes seguinte e ajuda a explicar por que a cifra mudou em relação ao periodo anterior.

Passo a passo

1. Abra o modelo e revise a lista de tipo e a de tipo de documento antes de começar a digitar.
2. Registre cada documento numa linha, com a sua data e o nome completo do terceiro.
3. Digite a base, a tarifa que está no documento e o imposto tal como está impresso.
4. Deixe a coluna automática calcular o imposto e observe a coluna de diferença.
5. Quando a diferença não for zero, revise a linha e anote em observações até esclarecer.
6. Ao terminar, confira totais e resumo, e guarde o arquivo com o mês no nome.

Dicas e erros comuns

• A tarifa é digitada à mão: não a dê por certa nem a deixe em branco.
• O imposto é digitado a partir do documento; não o substitua pelo calculado, ou o cruzamento perde o sentido.
• As notas de crédito e de débito têm linha própria, com o tipo correto.
• Não misture a data do documento com a data de pagamento: a planilha segue a primeira.
• Se um terceiro mudar de nome, escreva-o igual em todas as linhas para não dividi-lo em dois.
• Este modelo é de controle interno: não substitui nenhum registro oficial nem serve como papel comprobatório.

Quando convém passar para um software

Uma planilha como esta aguenta bem um mês, dois e até um ano de documentos. O problema aparece quando duas coisas acontecem ao mesmo tempo: o volume cresce e várias pessoas precisam mexer na mesma informação. Aí começam os arquivos duplicados, as versões com nomes diferentes e as linhas que alguém apagou sem avisar. Esse é o sinal de que convém dar o passo para um sistema.

Ferramentas como Kardex Tauro existem para esse momento: quando já não se trata apenas de somar documentos, mas de manter o controle organizado e consultável sem depender de uma folha solta. Antes desse salto, o modelo cumpre bem o seu papel: organiza o mês, deixa o cruzamento à vista e mostra com clareza que informação é necessária para dar o passo seguinte.

Feche o período com os totais batidos, o cruzamento revisado e o resumo entendido. O resto do trabalho começa com o número bem posto.