Modelo de recebimento de mercadorias no Excel: download grátis

Modelo de recebimento de mercadorias no Excel: download grátis

Quando a mercadoria que você pediu chega à porta do seu depósito, começa um dos momentos que mais dão dor de cabeça em um negócio pequeno: o recebimento. É ali que se descobre se o que você pagou — ou o que vai pagar — é realmente o que chegou. O documento de recebimento de mercadorias é o registro que formaliza esse momento: informa qual mercadoria foi recebida, em quais quantidades, de qual fornecedor, contra qual pedido de compra e quem a recebeu. Não é uma nota fiscal e não substitui o pedido de compra: o pedido diz o que você solicitou, a nota fiscal ou a remessa do fornecedor documenta o que ele despachou, e o documento de recebimento registra o que realmente entrou no seu estoque.

Pode parecer uma formalidade a mais, e muitos pequenos negócios deixam de fazer isso até que algo dê errado: chegam vinte caixas quando você pediu vinte e quatro, o motorista já foi embora, o fornecedor garante que despachou tudo e ninguém consegue provar o que foi conferido naquele dia. Sem um documento de recebimento assinado, fica a palavra de uns contra a de outros, e o estoque acaba registrando quantidades que nunca chegaram. Com um documento de recebimento, cada entrega fica escrita, datada e assinada na hora, e as divergências são cobradas com um papel na mão.

Este modelo de recebimento de mercadorias no Excel está pronto para download grátis e para uso no mesmo dia. O arquivo traz a planilha principal chamada Recebimento e uma segunda planilha de Instruções que explica o que digitar em cada célula. Você só preenche os dados do cabeçalho, os do fornecedor e os de cada linha da tabela; a diferença entre o recebido e o solicitado, o resultado de cada linha e os totais são calculados com fórmulas. Ele também está configurado para imprimir em A4, para você imprimir, assinar e arquivar como comprovante físico do recebimento. Baixe, abra e confira o exemplo que acompanha o arquivo:

O que o modelo de recebimento inclui

O modelo reproduz o documento que qualquer almoxarifado organizado usa, com os dados divididos em blocos para ser preenchido em poucos minutos e sem depender da memória. Veja o que você encontra dentro:

A planilha está configurada para imprimir em A4, com um layout que cabe em uma única página quando o recebimento tem poucas linhas: o documento impresso é assinado e arquivado como está, ou exportado em PDF para envio por e-mail ou para anexar na conversa com o fornecedor.

Por que conferir contra o pedido de compra

O documento só funciona se as quantidades forem conferidas contra algo, e esse algo é o pedido de compra: o documento que você mesmo emitiu quando pediu a mercadoria. Receber contra o pedido de compra — e não contra a nota fiscal do fornecedor nem contra a remessa da transportadora — é o que permite identificar as três situações que todo recebimento precisa resolver: o recebimento conforme, o recebimento parcial e o excedente não autorizado.

O recebimento parcial não é um problema por si só: fornecedores despacham em etapas e é legítimo que um pedido chegue em várias entregas. O problema é não registrá-lo, porque o estoque passa a considerar recebido o que ainda não chegou e o próximo pedido é calculado com quantidades erradas. O excedente é mais delicado: quando chega mais do que o pedido, aceitá-lo em silêncio significa receber mercadoria que você não solicitou, pagar por ela e desequilibrar o estoque; esse tipo de decisão é das compras, não de quem está na porta. Por isso a tabela do documento calcula a diferença entre recebidas e solicitadas em cada linha e marca o resultado: conforme se a diferença for zero, excedente se for maior que zero e parcial se for menor que zero. Você não calcula nada: apenas confere, registra e observa.

Um exemplo com diferenças: conforme, parcial e excedente

Suponha que chegue um pedido de materiais de embalagem respaldado pelo pedido de compra PC-024. Quem recebe confere cada linha contra o pedido e registra no modelo o solicitado e o recebido. A diferença e o resultado de cada linha são calculados sozinhos:

Leia o resultado de cada linha e o que ele significa. A primeira é um recebimento conforme: chegaram os dez rolos de fita que foram pedidos, a diferença é zero e essa linha é encerrada sem ocorrência. A segunda é parcial: foram pedidas vinte e quatro caixas e chegaram vinte, então a diferença é de quatro unidades a menos no pedido. As vinte são recebidas, a linha fica marcada como parcial e as compras tratam com o fornecedor as quatro caixas que faltam.

A terceira linha mostra um excedente: chegou um rolo de filme a mais. A diferença positiva marca a linha como excedente, e ali o modelo obriga você a decidir com as compras: só se aceita se o fornecedor confirmar e ajustar o documento, ou devolve-se à transportadora; o que nunca se faz é dar entrada em silêncio. A quarta linha é o caso extremo de recebimento parcial: foram pedidos doze pares de luvas e não chegou nenhum. A diferença negativa deixa a linha marcada como parcial — sem recebimento — e o documento avisa que ela precisa ser tratada à parte, porque o pedido ficou incompleto mesmo com o restante da mercadoria tendo entrado.

Repare que o documento não diz de quem é a culpa nem quem paga o quê: ele diz o que chegou, o que falta e o que sobrou, no mesmo dia e com assinaturas. Com esse papel, a cobrança ao fornecedor ou à transportadora deixa de ser uma discussão e vira um trâmite.

Como usar o modelo passo a passo

A regra de ouro é uma só: a mercadoria só entra no estoque depois que o documento estiver conferido e assinado. Com essa regra em mente, esta é a ordem recomendada:

1. Baixe o arquivo e salve-o com um nome que identifique o recebimento, por exemplo Recebimento-001.xlsx, para não misturá-lo com outras versões.
2. Leia a planilha de Instruções uma única vez para conhecer cada célula; depois trabalhe na planilha Recebimento.
3. Atribua o número sequencial ao documento e confira se a data foi preenchida automaticamente; se o recebimento for registrado em outro dia, corrija para ficar a data real em que a mercadoria chegou.
4. Escreva o número do pedido de compra que ampara essa mercadoria e os dados da nota fiscal ou remessa do fornecedor.
5. Anote a transportadora e o veículo ou a placa em que a mercadoria chegou.
6. Preencha o bloco Fornecedor com razão social, CNPJ ou ID, endereço e telefone ou e-mail, e o bloco Recebido em com a empresa e o almoxarifado ou o ponto de recebimento.
7. Confira fisicamente cada linha contra o pedido antes de escrever qualquer coisa na tabela; se possível, faça com duas pessoas: uma confere e a outra anota.
8. Registre em cada linha a quantidade solicitada conforme o pedido de compra e a quantidade que você realmente contou como recebida; deixe as fórmulas calcularem a diferença e o resultado, e escreva uma observação somente quando a linha tiver alguma ocorrência.
9. Revise os totais e as linhas com diferença; se algo não fechar, confira novamente antes de assinar.
10. Escreva as observações gerais na área própria: avarias, embalagens danificadas, devoluções ou acordos com a transportadora.
11. Imprima o documento em A4 e colete as assinaturas: ENTREGUE, de quem entrega a mercadoria; RECEBI CONFORME, de quem a recebeu no almoxarifado; e VISTO BOM COMPRAS, de quem valida a compra.
12. Só então dê entrada na mercadoria no estoque, usando o documento assinado como comprovante, e guarde uma cópia no arquivo do fornecedor e outra junto ao pedido.

Se uma linha ficar parcial ou excedente, não a apague nem a ajuste para fechar: deixe-a marcada com o resultado e trate a ocorrência com as compras. O documento que mostra uma divergência vale mais do que o que a esconde, porque transforma o problema em um pendente com responsável e com data.

Erros comuns ao receber mercadorias

Mesmo com o modelo em mãos, há erros que se repetem nos almoxarifados pequenos e custam dinheiro. Os três mais caros são estes:

• Assinar sem conferir. Receber é verificar, não carimbar uma assinatura. Se você assinar o documento ou a remessa da transportadora sem ter conferido a mercadoria, assume que tudo chegou bem e perde o direito de cobrar divergências depois. Confira primeiro, assine depois, sempre.
• Dar entrada no estoque sem documento. Registrar a mercadoria direto na ficha ou no sistema, sem um documento de recebimento assinado, é o caminho mais rápido para o estoque dizer uma coisa e o almoxarifado ter outra. A entrada é registrada uma única vez e com comprovante: sem documento, não há entrada.
• Ignorar as divergências. Anotar como conforme um recebimento que chegou incompleto, ou aceitar em silêncio um excedente, só adia o problema: a falta você acaba pagando ou o estoque fica errado, e o excedente obriga a pagar mercadoria que não foi pedida. Registre a divergência no mesmo dia e deixe as compras tratarem com o fornecedor.

Além desses três, há um de fundo: não arquivar os documentos. Um documento de recebimento assinado que não é guardado é quase o mesmo que nunca ter feito, porque quando chega a cobrança, semanas depois, não há papel para mostrar.

Do recebimento ao estoque com software: Kardex Tauro

O modelo no Excel é uma excelente primeira ferramenta para formalizar o recebimento: é grátis, funciona sem internet, qualquer pessoa entende e dá conta do recado quando você recebe mercadorias poucas vezes por mês. Se esse é o seu caso, use-o com confiança e não precisa de mais nada. O limite aparece quando o recebimento deixa de ser um fato isolado e vira parte de um ciclo: o que entra hoje precisa atualizar as existências, afetar o valor do estoque e ficar disponível para a próxima venda ou o próximo pedido.

Para esse momento existe o Kardex Tauro, um software de gestão para pequenos negócios em que a entrada no almoxarifado é registrada uma única vez: com esse registro, as existências do produto são atualizadas, a operação fica associada ao fornecedor e ao pedido, e serve de base para o kardex e para saber o que está disponível sem abrir uma planilha. Com toda a honestidade: se você ainda está organizando seus recebimentos, fique com o modelo e domine-o primeiro; quando perceber que perde tempo passando dados do documento para o estoque, ou que o saldo nunca coincide com a realidade, esse é o momento de testar uma ferramenta como esta.

No fim, receber bem não é questão de ferramenta, e sim de método: conferir contra o pedido, registrar no mesmo dia, assinar o documento e só então dar entrada. Com este modelo para download você tem esse método desde hoje, e quando o volume crescer, o software espera por você no próximo passo.

Nota final: o documento de recebimento de mercadorias é o comprovante da entrega física e não substitui a nota fiscal do fornecedor nem o pedido de compra; use-o como documento interno de controle e comprovação. Antes de adotar um formato, verifique os requisitos do seu país para recebimento de mercadorias e documentos equivalentes, e consulte um contador ou consultor se a sua atividade tiver regras especiais.