Modelo de autorização para menores em Word

Modelo de autorização para menores em Word

Existe um momento em que uma viagem ou um passeio para no balcão porque falta um papel. A avó leva o neto para outra cidade e o atendente pergunta quem autorizou; a escola organiza um acampamento e precisa da autorização escrita do responsável; a criança chega ao pronto-socorro com a tia e ninguém encontra a assinatura do pai. Nos três casos o problema não foi a viagem nem a urgência: foi uma autorização conversada por telefone, prometida por mensagem e que nunca ficou no papel.

Este modelo de autorização para menores em Word existe para resolver essa cena em uma única folha. Leva poucos minutos para preencher, é assinada e vai para o arquivo: um documento curto que diz quem autoriza, quem está autorizado, para qual atividade ou viagem, em quais datas e com quais faculdades concretas. Foi pensado para as famílias que organizam uma viagem, para as escolas e clubes que levam menores para fora da sala de aula e para as pequenas empresas que ficam responsáveis por menores: transporte escolar, creches, escolinhas de esporte, grupos de recreação e empresas que organizam passeios com filhos de colaboradores.

Vale dizer desde o início o que este documento é e o que ele não é. É um formato de uso interno, organizado e prudente, que coloca por escrito uma autorização que a família já decidiu dar. Não substitui a decisão de uma autoridade, não substitui um procedimento em cartório e não pretende cobrir as exigências de todos os países. É o passo mínimo sensato: escrever o mesmo que se diria por telefone, com nomes, documentos, datas e assinaturas.

O que é e para que serve

A autorização não é uma permissão para viajar: é a constatação de que quem tem a representação do menor decidiu que ele viaje ou participe, e decidiu com informação concreta. Na prática, ela serve para estas situações:

• Quando o menor viaja com um parente, um conhecido ou um acompanhante que não é o seu representante e alguém no caminho vai perguntar por quê.
• Quando a escola, o clube ou o grupo de jovens organiza um passeio, um acampamento ou uma competição fora da cidade.
• Quando é preciso que o menor receba atendimento médico de urgência e o responsável não está ali para autorizar naquele momento.
• Quando uma pessoa diferente do responsável deve buscar o menor na saída da escola, da oficina ou do treino.
• Quando o deslocamento é frequente, como no transporte escolar, e convém que fique claro quem entrega o menor e quem o recebe.
• Quando a viagem cruza uma fronteira e é preciso mostrar o motivo, as datas e quem acompanha, sabendo que a autoridade pode pedir formalidades adicionais.

O que o modelo inclui

O arquivo traz o formulário completo, com os oito blocos, as assinaturas e um aviso final. A tabela abaixo resume o que se escreve em cada parte.

Vale a pena parar no quinto bloco, porque é o que evita mais discussão. As cinco faculdades são marcadas separadamente, e cada uma tem o seu sentido próprio:

Como usar passo a passo

1. Baixe o arquivo e salve com um nome que se entenda depois: o nome do menor e o mês da viagem. Trabalhe sempre sobre uma cópia, nunca sobre o arquivo original baixado.
2. Substitua o nome que aparece no rodapé do documento pelo de quem emite a autorização: a família, a escola, o clube ou a empresa. Esse rodapé identifica o formato e costuma ficar com o nome de exemplo.
3. Atualize a tabela de controle: escreva o código do documento onde aparece o rótulo de código, ajuste o número da versão, coloque a data de hoje e anote quem é o responsável pelo documento.
4. Preencha os dados do menor exatamente como constam no documento de identidade. Se o nome tem dois sobrenomes, vão os dois; se a data é escrita com dia e mês, não a inverta por costume de outro país.
5. Complete quem autoriza com documento, parentesco ou qualidade e um telefone que realmente atendam durante a viagem.
6. Descreva a viagem ou a atividade com detalhe suficiente para que um terceiro entenda o que foi autorizado: motivo, origem, destino, datas, transporte e hospedagem.
7. Percorra as cinco faculdades e marque sim ou não em cada uma. Não deixe nenhuma caixa em branco: caixa vazia é lida como dúvida, e a dúvida se resolve da maneira mais incômoda.
8. Assine. Assinam quem autoriza, uma testemunha e quem recebe a autorização, cada um com nome, documento e assinatura. Imprima duas cópias: uma para quem acompanha o menor e outra para o arquivo.
9. Se algo mudar antes da viagem, seja a data, o acompanhante ou o destino, faça uma autorização nova. Corrigir à mão um documento já assinado é a maneira mais fácil de ninguém aceitá-lo.

O que revisar antes de assinar

• Que quem assina seja realmente quem tem a representação do menor. Uma assinatura de boa vontade, mas de alguém que não representa, não resolve nada em um balcão.
• Que os dados do menor coincidam exatamente com o documento: nome completo, número e data de nascimento. Um sobrenome escrito errado obriga a repetir todo o procedimento.
• Que as datas sejam claras e correspondam à viagem real. Se no seu país a ordem de dia e mês gera confusão, escreva o mês por extenso.
• Que as faculdades estejam marcadas uma por uma, sem rasuras nem emendas que depois precisem ser explicadas.
• Que apareçam o telefone do acompanhante e dois contatos que atendam. Uma autorização sem contato é uma folha bonita e nada mais.
• Que as três assinaturas estejam postas, e que quem acompanha leve a sua cópia consigo, e não guardada na bagagem despachada.

Quando convém passar a um sistema

O modelo resolve o caso individual e resolve bem. O problema aparece quando são muitos: a escola que emite dezenas por ano, o clube que precisa saber quais autorizações estão assinadas e quais não estão, ou a empresa que tem de encontrar em dois minutos a autorização do passeio de sábado. Uma pasta de arquivos com nomes diferentes vira um labirinto, e uma autorização perdida é uma autorização que não existe. Nesse ponto vale a pena olhar o Kardex Tauro, que arquiva estes formatos por pasta e deixa registro de quem assinou, quando e com qual documento, sem mudar a maneira de preenchê-los. Enquanto o volume for de uma ou duas folhas por ano, o modelo em Word dá conta e é mais rápido.

Este modelo faz parte do índice de modelos de Word, que os reúne agrupados por família.

Aviso importante: é um formato de uso interno

Este modelo é um guia geral de uso interno, pensado para organizar uma autorização que a família já decidiu dar. Não é assessoria jurídica e não pretende ser. As normas de cada país, e até o costume de cada escola ou de cada empresa de transporte, podem pedir exigências diferentes de forma e de conteúdo, e quem melhor as conhece é um assessor.

Se a viagem cruza uma fronteira, considere que a autoridade pode exigir formalidades próprias, como a legalização ou a apostila do documento, ou exigências adicionais sobre quem assina e sobre como se comprova o parentesco. Esses passos são revisados com o assessor antes de comprar a passagem, porque dependem do destino, de quem acompanha o menor e da idade dele. Não presuma que uma autorização assinada em casa vai bastar na fronteira: confirme antes.

Três conselhos práticos evitam quase todos os problemas. Primeiro, leve sempre uma cópia impressa além da cópia no telefone, porque em uma urgência ou em uma fiscalização ninguém quer depender da bateria. Segundo, revise antes de assinar se os dados do menor coincidem com o documento, letra por letra. E terceiro, assine somente quem tem a representação do menor; se são dois responsáveis, o mais prudente é que os dois assinem, ou que quem não assinar deixe registrado que concorda.