Modelo de descrição de cargo em Word

Modelo de descrição de cargo em Word

Há uma cena que se repete em quase todas as empresas pequenas e médias: chega um trabalhador novo, alguém explica o cargo de memória em meia hora e, duas semanas depois, ninguém lembra com exatidão o que aquela pessoa deveria fazer, a quem deveria reportar nem quais equipamentos ficavam sob a sua responsabilidade. Os problemas que aparecem depois não são de atitude: são de informação. A descrição de cargo existe justamente para fechar essa lacuna antes que ela vire um conflito.

Também chamada de perfil de cargo ou manual de funções, é a ficha que registra por escrito o que é um cargo dentro da organização: de quem depende, para que existe, quais são as suas funções essenciais, o que se exige em formação e experiência, quais responsabilidades assume em segurança e saúde e como o seu trabalho será medido. Não substitui o contrato nem qualquer obrigação legal: é uma ferramenta de gestão interna que organiza a operação do dia a dia.

Neste artigo você encontra um modelo pronto para usar no Word, a explicação de cada seção, os erros mais comuns ao preenchê-lo e alguns critérios práticos para saber quando convém deixar o papel e apoiar-se em um sistema.

O que é uma descrição de cargo?

É um documento curto, de uma ou duas páginas, que responde a uma pergunta muito simples: o que a empresa espera de quem ocupa esse cargo? Escreve-se no presente, na terceira pessoa e sem nomes próprios, porque descreve o cargo e não a pessoa que o ocupa hoje. Esse detalhe parece pequeno e é decisivo: se o documento diz que “Pedro opera a empilhadeira”, ele deixa de servir no dia em que Pedro sai; se diz que “quem ocupa o cargo opera a empilhadeira e confere a carga no início do turno”, continua válido por anos e serve para qualquer pessoa que chegue à função.

Também não é uma peça isolada. Na prática convive com outros documentos com os quais é confundida com frequência, e vale a pena ter clara a diferença.

Quando a descrição de cargo está bem feita, as outras peças se apoiam nela: a vaga é anunciada com os requisitos ali registrados, a entrevista se concentra nas funções reais, a avaliação compara o trabalho com funções escritas e a ata de entrega confere o que o cargo tinha sob a sua responsabilidade. O resultado é uma cadeia de documentos coerente, e isso aparece quando alguém falta, se desliga ou muda de área.

Para que serve

Uma descrição de cargo útil trabalha em várias frentes ao mesmo tempo, e nenhuma delas é teórica. Estes são os usos que aparecem com mais frequência em empresas pequenas e médias:

• Selecionar melhor: a vaga é anunciada com funções e requisitos já definidos, e a entrevista deixa de girar em torno de impressões pessoais.
• Dar clareza ao trabalhador: desde o primeiro dia a pessoa sabe o que se espera dela, a quem reporta e com quais recursos conta.
• Treinar com sentido: a diferença entre o que o cargo exige e o que a pessoa sabe vira um plano de formação concreto.
• Avaliar com critério: a avaliação de desempenho compara o trabalho com funções escritas, e não com a memória do supervisor do turno.
• Organizar a escala interna: comparar cargos pelo seu conteúdo e não apenas pelo título ajuda a manter a escala coerente; qualquer valor usado vai no campo editável e é conferido com o assessor trabalhista da empresa.
• Enxergar lacunas e sobreposições: colocando os cargos lado a lado aparecem tarefas repetidas, funções que ninguém assumiu e responsabilidades concentradas em uma única pessoa.

O que o modelo inclui

O modelo segue a estrutura clássica de uma descrição de cargo e já vem com as seções rotuladas, para que você apenas as preencha. São estas, exatamente como aparecem no arquivo do Word:

O arquivo inclui ainda o timbre da empresa, o título centralizado, a tabela de controle com o código do documento e a versão, uma cópia para o arquivo do trabalhador e um aviso final sobre mantê-lo atualizado. O objetivo e as funções são escritos no presente e descrevem o cargo, nunca uma pessoa específica.

Como usar, passo a passo

1. Substitua os dados da empresa no timbre. Abra o arquivo no Word, escreva o nome da sua empresa no cabeçalho e, se o documento for circular fora da área, retire as notas coloridas que vêm no modelo.
2. Atribua o código de controle. Na tabela de controle escreva um código com a inicial da área e um número sequencial, por exemplo uma letra seguida de um número; assim você pode citá-lo quando o cargo mudar ou for revisado.
3. Preencha a identificação do cargo. Nome exato do cargo, área, chefe imediato, pessoal subordinado, unidade, versão e data. Se o mesmo cargo existe em duas unidades com funções diferentes, faça um documento para cada uma.
4. Redija o objetivo em uma única frase. Comece com um verbo e termine com o resultado esperado: não é uma lista de tarefas, é a razão de existir do cargo.
5. Escreva as seis funções essenciais. Use verbos de ação, ordene da mais importante para a menos importante e não misture duas responsabilidades no mesmo item.
6. Complete os requisitos e os indicadores. Nos requisitos escreva apenas o que o cargo realmente exige; nos indicadores, garanta que cada meta tenha uma fonte de dados real e uma frequência de medição. Se for mencionar um valor, deixe-o no campo editável e confirme com o assessor trabalhista.
7. Revise, assine e arquive. Leia em voz alta como se estivesse explicando para alguém que começa amanhã e corrija o que soar como opinião. Depois assinam quem descreve, Recursos Humanos e o colaborador, e arquiva-se uma cópia na pasta pessoal.

Erros comuns antes de assinar

A maioria das descrições de cargo que acabam arquivadas sem uso tem os mesmos defeitos. Vale conferir estes pontos antes de assinar:

• Citar pessoas em vez do cargo. Nomes próprios, apelidos ou frases como “o que substitui...” deixam o documento desatualizado em poucos meses.
• Listar tarefas soltas sem resultado. Uma função fica clara quando se sabe o que deve ficar pronto, e não apenas que movimento se faz durante o dia.
• Copiar descrições de outras empresas. Requisitos que não correspondem à operação real criam exigências impossíveis de cumprir e expectativas erradas desde o primeiro dia.
• Confundir a descrição com o contrato. Este modelo não fixa condições trabalhistas nem substitui qualquer documento legal; esse terreno é revisado com o assessor trabalhista ou conforme a lei vigente do país.
• Deixar indicadores sem fonte. Uma meta que ninguém sabe de onde tirar nunca é medida e desgasta a credibilidade de todo o documento.
• Não atualizar quando mudam as funções ou os equipamentos. Se o cargo mudou e o papel não, a descrição vira um obstáculo. Coloque uma data de revisão e cumpra-a.

Quando vale a pena passar para um sistema

O modelo funciona enquanto o número de cargos, depósitos e movimentações pode ser abrangido com um olhar. A partir de certo ponto, o documento em Word continua necessário, mas deixa de ser suficiente: quando o cargo administra um depósito, o indicador que mede o seu trabalho sai de dados que alguém precisa consolidar à mão, e esse esforço se perde toda vez que a rotina aperta. Um sistema como Kardex Tauro ajuda a evitar que a descrição de cargo vire um documento decorativo: as contagens, as entradas, as saídas e os ajustes ficam registrados com usuário e data, e o indicador do cargo é calculado com a informação do sistema, e não com uma planilha paralela.

Há sinais mais concretos para dar esse passo: quando o indicador do cargo depende de contar o estoque, quando a contagem é feita em uma folha separada e o resultado é copiado à mão, ou quando ninguém consegue dizer com certeza quem movimentou um produto na semana passada. Nesses casos o documento continua necessário, mas precisa de uma fonte de dados confiável por trás.

Este modelo é um guia geral de uso interno: revise-o com o seu assessor trabalhista e ajuste-o à realidade da sua empresa antes de assiná-lo.

Este modelo faz parte do índice de modelos de Word, que reúne os 90 agrupados por família.