Modelo de carta de autorização em Word

Modelo de carta de autorização em Word

Uma carta de autorização é o documento com o qual uma empresa autoriza por escrito uma pessoa a fazer algo em seu nome: retirar mercadoria, entrar nas instalações, dar andamento a um trâmite ou receber e entregar itens. Na operação diária de um almoxarifado, de uma loja ou de um escritório, essa carta resolve situações que se repetem toda semana e que, sem um papel assinado, acabam dependendo da memória de quem atende o portão ou de uma mensagem que ninguém consegue reconstruir depois.

O modelo que você pode baixar nesta página está escrito em Word, ocupa uma única página e já traz os blocos de que uma carta de autorização precisa: o cabeçalho, a cidade e a data, o bloco destinatário «A quem possa interessar», o assunto, os parágrafos com a autorização, a vigência e o alcance, a tabela com os dados do autorizado, a despedida e a assinatura. Basta substituir os dados da empresa e da pessoa autorizada, ajustar o assunto ao caso concreto e assinar. Todo o texto é editável e o arquivo não tem senha nem proteção.

Ele foi pensado para chefes de almoxarifado, coordenadores de compras, administradores de pequenas empresas, assistentes administrativos e responsáveis pelo controle interno que precisam deixar por escrito quem está autorizado a quê, a partir de quando e até quando, sem redigir o documento do zero cada vez que a situação aparece.

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O que é uma carta de autorização

É uma comunicação formal, curta e assinada em que uma pessoa com competência para isso — o representante legal, o gerente, o chefe da área ou o responsável pelo almoxarifado — declara que outra pessoa fica autorizada a agir em um assunto concreto e por um prazo determinado. Não é uma carta aberta nem uma procuração geral: é uma autorização delimitada, presa a um assunto, a uma vigência e a uma pessoa identificada com nome e documento.

O valor dela é organizacional e probatório ao mesmo tempo. Organizacional, porque obriga a registrar por escrito quem autorizou, a quem e para quê, em vez de resolver a questão com uma ligação que ninguém consegue reconstruir depois. Probatório, porque quando o vigia do portão, o motorista, o fornecedor ou o servidor que atende o trâmite pergunta com que autoridade aquela pessoa está agindo, a resposta é um papel com assinatura, nome e documento.

Vale assinar no mesmo dia da diligência e arquivar junto com os comprovantes do movimento autorizado: a saída de mercadoria, o ingresso na planta, o trâmite diante de terceiros ou a entrega de um item. É essa cópia que permite reconstruir a história meses depois, quando ninguém mais lembra por que aquela caixa saiu do depósito ou por que aquele visitante entrou sem registro.

Para que serve uma carta de autorização

• Retirada de mercadoria: quando o cliente não pode ir pessoalmente e envia um funcionário, um parente ou um motoboy para buscar o pedido no depósito.
• Ingresso nas instalações: quando um visitante, um técnico externo, um motorista ou um prestador precisa entrar na planta ou no depósito e deve ficar registrado com que autorização isso aconteceu.
• Trâmites diante de terceiros: quando alguém precisa protocolar ou reclamar documentos em nome da empresa e o órgão exige comprovante escrito da autorização.
• Entrega e recebimento de itens: quando uma ferramenta, um equipamento, um uniforme ou um documento é entregue a uma pessoa diferente do titular de sempre.
• Cobertura de ausência: quando o chefe da área está em viagem ou de licença e delega uma tarefa pontual a outra pessoa por alguns dias.
• Respaldo do controle interno: quando a auditoria, o cliente ou o fornecedor pergunta por que aquela pessoa pôde fazer aquele movimento, a resposta já está documentada e arquivada.

O que o modelo inclui

O arquivo traz, de cima para baixo, os blocos que aparecem na tabela. São os mesmos blocos de uma carta de autorização real: não há seções de enfeite e nenhuma delas é obrigatória se o caso não precisar, exceto o nome de quem autoriza, o nome de quem fica autorizado e a vigência.

A tabela com os dados do autorizado é curta de propósito: nome, documento e assinatura. Ela existe porque no portão o que se compara é o documento de identidade com um nome escrito e porque a assinatura na carta permite confirmar depois que a pessoa recebeu o documento e aceitou as condições do alcance.

Como usar o modelo passo a passo

1. Baixe o arquivo e abra no Word. Confira se a fonte e as margens ficam boas no seu computador antes de escrever qualquer coisa.
2. Substitua o cabeçalho. As três primeiras linhas correspondem ao nome da empresa, à atividade ou ao endereço e aos dados de contato. Escreva os dados reais do seu negócio, não os do exemplo.
3. Escreva a cidade e a data do dia em que a carta é assinada. Se a carta for usada por vários dias, a data da assinatura não muda, mesmo que a retirada aconteça depois.
4. Defina o assunto em uma única linha. O arquivo sugere três casos: retirada de mercadoria, ingresso nas instalações ou trâmite. Deixe o que se aplica e apague os outros dois.
5. Escreva o parágrafo de autorização com o nome completo e o cargo de quem autoriza, e com o nome completo e o número do documento da pessoa autorizada. Se quem assina faz isso por delegação, indique de quem recebeu essa competência.
6. Delimite a vigência e o alcance. Coloque a data a partir da qual vale e a data até a qual vale, e escreva em uma frase o que a pessoa autorizada pode e o que não pode fazer. Quanto mais concreto o alcance, menos discussão haverá no portão.
7. Preencha a tabela de dados do autorizado com nome, documento e assinatura. Peça que a pessoa assine no momento em que recebe a carta, não depois.
8. Dê um número de controle interno e guarde uma cópia. Anote um número de protocolo no controle do escritório, guarde uma cópia na pasta da área e entregue o original a quem vai apresentá-lo.

O que revisar antes de assinar e enviar

• Que o nome e o documento do autorizado estejam completos e bem escritos: um dígito errado já é motivo suficiente para recusarem a carta.
• Que a vigência esteja fechada, com data de início e data final. Uma carta sem data de encerramento acaba sendo usada por meses e perde todo o sentido.
• Que o alcance diga com clareza o que está permitido e o que não está: receber mas não assinar, retirar uma referência e não a conta inteira, entrar no depósito mas não na planta.
• Que o assunto combine com o conteúdo. Se o assunto diz retirada de mercadoria, o corpo não deve falar de um trâmite.
• Que quem assina tenha competência para autorizar aquele movimento. Se não tiver, a carta vira um papel sem respaldo no dia em que alguém a revisar.
• Que se entregue uma cópia à portaria, ao almoxarifado ou à área que vai exigi-la, e que o original fique assinado e arquivado. Uma mudança de última hora sempre deve ficar por escrito.

Quando vale a pena passar para um sistema

A carta de autorização funciona bem quando são poucos movimentos e poucas pessoas. Quando o volume cresce, o papel começa a falhar por motivos previsíveis: ninguém encontra a cópia na hora em que precisa, a vigência vencida continua sendo aceita no portão e a retirada fica registrada na carta mas não no estoque, de modo que as existências não batem no fim do mês. Nesse ponto a carta continua sendo útil, mas vale apoiá-la em um registro que se consulte em segundos. Um sistema como Kardex Tauro permite deixar o movimento no histórico da referência, com data, responsável e motivo, e consultá-lo depois sem procurar pastas. A carta deixa de ser o único respaldo e passa a ser o comprovante que acompanha um movimento já registrado; Kardex Tauro não substitui a carta assinada nem a decisão de quem pode autorizar, apenas guarda o rastro organizado do que já foi autorizado.

Este modelo é um guia geral de uso interno: revise-o com o seu assessor e ajuste-o à operação da sua empresa antes de usá-lo. A carta não substitui os controles internos de expedição ou de acesso que você já tenha definido, nem dispensa a verificação da identidade de quem a apresenta.

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Este modelo faz parte do índice de modelos de Word, que reúne os 90 agrupados por família.