Plantilla de cartera por edades en Excel

Plantilla de cartera por edades en Excel

Una cartera puede verse tranquila cuando solo se mira el total y, aun así, esconder el problema más caro del negocio: facturas vencidas hace meses que ya nadie está gestionando. Sumarlo todo en una sola cifra no dice nada sobre la edad de la deuda, y la edad es justamente lo que cambia la conversación de cobranza. No es lo mismo llamar a quien debe desde hace tres días que a quien debe desde hace tres meses.

Este archivo de Excel trae doscientas líneas con cliente, documento, fecha de emisión, vencimiento, valor y abonos. El saldo, los días vencidos y el rango se calculan solos, junto con la fila de totales y una hoja de resumen con los cinco rangos de antigüedad y la participación de cada uno sobre el total en cartera. No tiene macros ni complementos: se abre, se guarda con el nombre del negocio y se empieza a llenar.

Qué es la cartera por edades y para quién sirve

La cartera por edades, también llamada clasificación por antigüedad de saldos, es la lista de lo que los clientes deben, ordenada no por la fecha de la factura sino por el tiempo que cada documento lleva vencido. En lugar de una sola cifra de cartera, muestra varios grupos: lo que todavía está al día, lo que venció hace pocos días, lo que pasó de un mes, lo que pasó de dos y lo que ya superó los tres. Cada grupo se lee distinto, se cobra distinto y se evalúa distinto.

Sirve a cualquier negocio que venda a crédito: tiendas, distribuidoras, talleres, ferreterías, panaderías y oficinas de profesionales. También le sirve a quien vende casi siempre de contado, porque basta un cliente con cupo para que aparezca una factura vieja que nadie está mirando. La hoja funciona igual con veinte documentos al mes que con doscientos: cambia el tiempo de diligenciamiento, no la estructura.

Antes de llenar nada hay que entender qué es el corte. Los días vencidos y el rango no se escriben: la hoja los calcula con la fecha de hoy, comparando el vencimiento de cada documento contra el día en que se abre el archivo. Por eso el mismo listado da un resultado hoy y otro dentro de un mes, y por eso todo informe de cartera debe decir a qué fecha corresponde. La plantilla está pensada para un corte diario, semanal o mensual, pero el corte siempre es una fecha concreta.

Las líneas saldadas no entran en los rangos

Un documento que ya se pagó por completo, o que quedó con saldo cero o incluso negativo porque el abono superó el valor facturado, no aparece en ninguna columna de antigüedad. No tiene sentido preguntar hace cuántos días está vencido algo que ya no se debe. Esos renglones siguen visibles en la hoja, con su saldo en cero, pero quedan fuera del resumen y fuera del total en cartera. Cuando un cliente ya pagó y su línea sigue apareciendo dentro de un rango, casi siempre hay un abono mal tecleado o escrito en el renglón equivocado, y esa es una de las revisiones más rápidas de hacer.

El rango es lo que cambia la conversación

Dos clientes con la misma deuda no son el mismo caso. Un cliente con un millón vencido hace tres días suele estar dentro de su ritmo normal de pago; ese mismo millón vencido hace tres meses ya es otro asunto, porque obliga a decidir si se insiste, si se negocia un acuerdo de pago o si se evalúa una provisión. El rango convierte una cifra plana en una lista de prioridades y evita gastar la misma energía cobrando lo reciente y lo viejo.

Qué incluye el archivo

Todo llega en un solo libro de Excel, sin macros ni complementos, listo para guardar con el nombre del negocio y la fecha del corte. El contenido es este:

Las columnas de la hoja

La hoja principal tiene diez columnas. Seis se escriben a mano y cuatro se calculan solas; la recomendación es no tocar nunca las automáticas, porque son las que sostienen la coherencia de todo el listado.

Cómo funciona el cálculo: ejemplo con corte al 25 de septiembre

El saldo sale de restar los abonos al valor del documento. Los días vencidos se calculan comparando el vencimiento con la fecha del corte: si el documento todavía no ha vencido quedan en cero, y si ya venció son los días transcurridos. El rango se arma con esos días y reparte cada línea en cinco grupos: al día, de 1 a 30, de 31 a 60, de 61 a 90 y más de 90 días.

Con corte al 25 de septiembre, un listado de cinco documentos queda así:

El total en cartera es 3.100.000. Al agruparlo por rangos, el resumen queda así:

La lectura de ese resumen es lo que se lleva a la reunión de cobranza. De cada cien en cartera, cerca de cincuenta y ocho están en el rango de 1 a 30 días, unos diecinueve en el de 61 a 90 y cerca de diez en el de más de 90; el rango de 31 a 60 no tiene ningún documento, y el saldo al día es poco más de una décima parte del total. Dicho de otra forma: lo que está al día y lo que se acaba de vencer son la mayor parte de la cartera, pero hay 300.000 que llevan más de tres meses y 600.000 que pasaron de dos, y esos dos grupos son los que exigen una decisión.

Paso a paso para llenar la plantilla

1. Guarde el archivo con el nombre del negocio y la fecha del corte en el nombre, por ejemplo el mes y el año del informe.
2. Escriba el nombre del cliente y el documento en las dos primeras columnas; mantenga el mismo nombre para el mismo cliente en todas sus líneas.
3. Registre la fecha de emisión y, sobre todo, el vencimiento: es la fecha de la que depende todo el cálculo de edad.
4. Cargue el valor del documento y, si el cliente ya abonó, escriba ese abono en su columna, en el mismo renglón del documento.
5. Deje que el saldo, los días vencidos y el rango se calculen solos, y use observaciones para anotar acuerdos, llamadas y promesas de pago.
6. Abra la hoja de resumen, compare el total en cartera con el saldo que tiene en su sistema y ordene la cobranza de mayor a menor antigüedad.

Consejos y errores comunes

• Fije el corte y anótelo. Como los días vencidos se calculan con la fecha de hoy, el mismo archivo cambia de resultado cada día; sin la fecha del corte el informe no se puede comparar con el del mes anterior.
• No escriba el rango a mano. Si el rango se teclea, deja de coincidir con los días vencidos y el resumen deja de cuadrar con el listado.
• Revise las líneas saldadas. Un saldo en cero o negativo no debe aparecer en ningún rango; si aparece, hay un abono mal ubicado.
• Un abono en el renglón equivocado. Es el error más común: el pago se aplica a otra factura del mismo cliente y las dos edades quedan mal.
• Cuidado con el vencimiento tecleado. Un año cambiado o un día por otro manda el documento a un rango equivocado y distorsiona todo el resumen.
• No mezcle monedas ni plazos. Si hay documentos en dos monedas o con plazos muy distintos, sepárelos en archivos distintos para que la suma tenga sentido.

Cuándo conviene pasar a un software

Mientras la cartera cabe en doscientas líneas y se actualiza una vez al mes, esta hoja es suficiente y hasta más rápida que cualquier programa. El problema empieza cuando entran decenas de facturas por semana, cuando los abonos llegan por varios canales y hay que cruzarlos a mano, o cuando varias personas del equipo necesitan consultar la misma cartera al mismo tiempo. En ese punto el archivo compartido se llena de copias, cada uno trabaja sobre su versión y el rango que se calcula deja de ser confiable.

Ahí es donde Kardex Tauro cambia el trabajo: la cartera queda en un solo lugar, los abonos se registran contra su documento y el listado por edades se genera para cualquier fecha de corte sin volver a teclear nada. La hoja de Excel sigue siendo útil como formato de control, de revisión o de arranque; lo que se gana con el software es que el dato deje de depender de que alguien se acuerde de actualizarlo. Antes de dar el paso, conviene llevar la plantilla al día por un par de meses: sirve como línea base para saber qué se está mejorando.

En resumen

La cartera por edades no es un adorno de fin de mes: es la lista que dice a quién llamar primero. Con el corte anotado, las líneas saldadas fuera de los rangos y el rango respetando lo que la hoja calcula, el mismo listado que hoy es una suma pasa a ser un plan de cobranza.