Modelo de carteira por idade no Excel

Modelo de carteira por idade no Excel

Uma carteira pode parecer tranquila quando só se olha o total e, mesmo assim, esconder o problema mais caro do negócio: faturas vencidas há meses que ninguém está mais cobrando. Somar tudo em um único número não diz nada sobre a idade da dívida, e a idade é justamente o que muda a conversa de cobrança. Não é a mesma coisa ligar para quem deve há três dias e para quem deve há três meses.

Este arquivo de Excel traz duzentas linhas com cliente, documento, data de emissão, vencimento, valor e abatimentos. O saldo, os dias vencidos e a faixa são calculados sozinhos, junto com a linha de totais e uma folha de resumo com as cinco faixas de idade e a participação de cada uma sobre o total em carteira. Não tem macros nem complementos: abre, salva com o nome do negócio e começa a preencher.

O que é a carteira por idade e para quem serve

A carteira por idade, também chamada de classificação pelo tempo de vencimento dos saldos, é a lista do que os clientes devem, ordenada não pela data da fatura, mas pelo tempo que cada documento está vencido. Em vez de um único número de carteira, ela mostra vários grupos: o que ainda está em dia, o que venceu há poucos dias, o que passou de um mês, o que passou de dois e o que já passou de três. Cada grupo é lido de um jeito, cobrado de um jeito e avaliado de um jeito.

Serve a qualquer negócio que venda a prazo: lojas, distribuidoras, oficinas, ferragens, padarias e escritórios de profissionais. Serve também a quem vende quase sempre à vista, porque basta um cliente com limite de crédito para aparecer uma fatura antiga que ninguém está olhando. A folha funciona igual com vinte documentos por mês ou com duzentos: o que muda é o tempo de preenchimento, não a estrutura.

Antes de preencher qualquer coisa é preciso entender o corte. Os dias vencidos e a faixa não são digitados: a folha os calcula com a data de hoje, comparando o vencimento de cada documento com o dia em que o arquivo é aberto. Por isso a mesma lista dá um resultado hoje e outro dentro de um mês, e por isso todo relatório de carteira deve dizer a que data ele corresponde. O modelo foi pensado para um corte diário, semanal ou mensal, mas o corte é sempre uma data concreta.

As linhas quitadas não entram nas faixas

Um documento que já foi pago por inteiro, ou que ficou com saldo zero ou até negativo porque o abatimento passou do valor faturado, não aparece em nenhuma coluna de idade. Não faz sentido perguntar há quantos dias está vencido algo que já não se deve. Essas linhas continuam visíveis na folha, com o saldo em zero, mas ficam fora do resumo e fora do total em carteira. Quando um cliente já pagou e a linha dele continua aparecendo dentro de uma faixa, quase sempre há um abatimento digitado errado ou lançado na linha errada, e essa é uma das conferências mais rápidas de fazer.

A faixa é o que muda a conversa

Dois clientes com a mesma dívida não são o mesmo caso. Um cliente com um milhão vencido há três dias costuma estar dentro do ritmo normal de pagamento; esse mesmo milhão vencido há três meses já é outra coisa, porque obriga a decidir se insiste, se negocia um acordo de pagamento ou se avalia uma provisão. A faixa transforma um número plano em uma lista de prioridades e evita gastar a mesma energia cobrando o recente e o antigo.

O que o arquivo inclui

Tudo chega em uma única pasta do Excel, sem macros e sem complementos, pronta para salvar com o nome do negócio e a data do corte. O conteúdo é este:

As colunas da folha

A folha principal tem dez colunas. Seis são digitadas e quatro são calculadas sozinhas; a recomendação é nunca mexer nas automáticas, porque são elas que sustentam a coerência de toda a lista.

Como funciona o cálculo: exemplo com corte em 25 de setembro

O saldo sai da subtração dos abatimentos ao valor do documento. Os dias vencidos são calculados comparando o vencimento com a data do corte: se o documento ainda não venceu ficam em zero, e se já venceu são os dias corridos. A faixa é montada com esses dias e reparte cada linha em cinco grupos: em dia, de 1 a 30, de 31 a 60, de 61 a 90 e mais de 90 dias.

Com corte em 25 de setembro, uma lista de cinco documentos fica assim:

O total em carteira é 3.100.000. Agrupado por faixas, o resumo fica assim:

A leitura desse resumo é o que se leva para a reunião de cobrança. De cada cem em carteira, cerca de cinquenta e oito estão na faixa de 1 a 30 dias, uns dezenove na de 61 a 90 e cerca de dez na de mais de 90; a faixa de 31 a 60 não tem nenhum documento, e o saldo em dia é pouco mais de um décimo do total. Dito de outro modo: o que está em dia e o que acabou de vencer são a maior parte da carteira, mas há 300.000 com mais de três meses e 600.000 que passaram de dois, e esses dois grupos são os que exigem uma decisão.

Passo a passo para preencher

1. Salve o arquivo com o nome do negócio e a data do corte no nome, por exemplo o mês e o ano do relatório.
2. Digite o nome do cliente e o documento nas duas primeiras colunas; mantenha o mesmo nome para o mesmo cliente em todas as linhas dele.
3. Registre a data de emissão e, principalmente, o vencimento: é dele que depende todo o cálculo de idade.
4. Informe o valor do documento e, se o cliente já pagou algo, digite esse abatimento na coluna dele, na mesma linha do documento.
5. Deixe o saldo, os dias vencidos e a faixa serem calculados sozinhos, e use observações para anotar acordos, ligações e promessas de pagamento.
6. Abra a folha de resumo, compare o total em carteira com o saldo do seu sistema e organize a cobrança da maior para a menor idade.

Dicas e erros comuns

• Fixe o corte e anote. Como os dias vencidos são calculados com a data de hoje, o mesmo arquivo muda de resultado todo dia; sem a data do corte o relatório não pode ser comparado com o do mês anterior.
• Não digite a faixa à mão. Se a faixa for digitada, ela deixa de coincidir com os dias vencidos e o resumo deixa de fechar com a lista.
• Confira as linhas quitadas. Saldo zero ou negativo não deve aparecer em nenhuma faixa; se aparecer, há um abatimento no lugar errado.
• Um abatimento na linha errada. É o erro mais comum: o pagamento é lançado em outra fatura do mesmo cliente e as duas idades ficam erradas.
• Cuidado com o vencimento digitado. Um ano trocado ou um dia por outro manda o documento para a faixa errada e distorce todo o resumo.
• Não misture moedas nem prazos. Se houver documentos em duas moedas ou com prazos muito diferentes, separe-os em arquivos distintos para que a soma faça sentido.

Quando vale a pena passar para um software

Enquanto a carteira cabe em duzentas linhas e é atualizada uma vez por mês, esta folha é suficiente e até mais rápida que qualquer programa. O problema começa quando entram dezenas de faturas por semana, quando os abatimentos chegam por vários canais e precisam ser conciliados à mão, ou quando várias pessoas da equipe precisam consultar a mesma carteira ao mesmo tempo. Nesse ponto o arquivo compartilhado se enche de cópias, cada um trabalha na sua versão e a faixa calculada deixa de ser confiável.

É aí que o Kardex Tauro muda o trabalho: a carteira fica em um só lugar, os abatimentos são registrados contra o seu documento e a lista por idade é gerada para qualquer data de corte sem digitar nada de novo. A folha de Excel continua sendo útil como formato de controle, de revisão ou de partida; o que se ganha com o software é que o número deixa de depender de alguém lembrar de atualizá-lo. Antes de dar o passo, vale manter o modelo em dia por dois meses: ele serve como linha de base para saber o que está melhorando.

Em resumo

A carteira por idade não é enfeite de fim de mês: é a lista que diz quem ligar primeiro. Com o corte anotado, as linhas quitadas fora das faixas e a faixa respeitando o que a folha calcula, a mesma lista que hoje é só uma soma passa a ser um plano de cobrança.