Plantilla de asientos de ajuste en Excel

Plantilla de asientos de ajuste en Excel

El cierre del mes no termina cuando se archiva el último recibo. Siempre quedan cosas que ocurrieron en el periodo y todavía no están escritas en la contabilidad: la depreciación del mes, un gasto que ya se causó y no se ha pagado, un servicio prestado que aún no se factura, la cartera que se está volviendo difícil de cobrar, el inventario que se consumió sin que nadie lo registrara. Si esas cosas se dejan para después, el resultado del periodo queda inflado o recortado, el activo queda con un valor que no le corresponde y la contabilidad empieza a mostrar una foto vieja del negocio.

Esta plantilla de asientos de ajuste en Excel es el registro donde esos movimientos se escriben uno por uno, con la misma estructura de un libro diario: número, fecha, tipo de ajuste, código de la cuenta, cuenta, descripción, debe, haber y una columna que revisa sola si cada asiento cuadra. Abajo, un resumen totaliza los movimientos, cuenta los asientos registrados y, sobre todo, cuenta los que quedaron descuadrados.

Qué es un asiento de ajuste

Un asiento de ajuste es un asiento contable que se hace al final de un periodo para poner al día lo que quedó pendiente. No cambia la naturaleza de lo que ocurrió: solo lo escribe donde corresponde y en el periodo que le toca. Todo ajuste toca por lo menos dos cuentas y siempre por el mismo valor al debe y al haber, porque esa igualdad es lo que permite que la contabilidad se pueda leer y sumar.

La diferencia con un asiento cualquiera está en el motivo. Un asiento normal registra un hecho que ya tiene su documento: una venta con su salida de mercancía, una compra con su factura, un pago con su comprobante. El ajuste, en cambio, registra el paso del tiempo o el reconocimiento de algo que se sabía pero que no estaba escrito. La depreciación de un equipo no llega con soporte de nadie: se calcula porque el equipo se usó todo el mes. Un servicio que se prestó en diciembre y se facturará en enero tampoco tiene documento en diciembre, pero el ingreso ya se ganó y el costo ya se consumió.

Por eso los ajustes se reconocen por su tipo. En esta hoja el tipo se elige de una lista corta: depreciación, diferidos, causación, provisión, consumo de inventario u otro. Esa lista no es decorativa: sirve para agrupar lo que se ajustó y para revisar que no haya quedado un frente sin tocar. Un mes con quince asientos de causación y ninguno de depreciación es una señal de alarma, no una buena noticia.

Por qué se hacen al cerrar el mes o el año

El ajuste existe porque la contabilidad se lleva por periodos y cada periodo debe cargar con lo suyo. Si la depreciación del mes no se registra, el gasto del mes queda por debajo de la realidad y el activo queda con un valor más alto del que tiene. Si el gasto causado no se registra, el pasivo del negocio queda maquillado. Si el ingreso ganado no se registra, el resultado del mes queda corto y la próxima factura va a caer en un periodo donde no se trabajó.

Al cerrar el mes, el ajuste es la última pasada antes de entregar cifras. Al cerrar el año es todavía más importante, porque el resultado del ejercicio que se entrega a los dueños, al banco o al contador sale de esa contabilidad y no admite un gasto olvidado. Un ajuste que se descubre en diciembre y que correspondía a enero obliga a corregir doce meses y a explicar la corrección; un ajuste hecho el último día de cada mes no obliga a explicar nada, porque el cierre ya venía bien.

Hay un segundo motivo, menos técnico: el ajuste deja el rastro del criterio. Cuando alguien pregunta meses después por qué el gasto de ese mes subió, la respuesta está en el registro del ajuste, con su fecha, su tipo y su descripción. Sin ese registro, la explicación se vuelve una conversación de memoria en la que nadie gana, y el criterio que se aplicó queda sin dueño.

Cómo está armada la hoja

La hoja es un solo registro con diez columnas. Las siete primeras se teclean y las demás ordenan y revisan la información.

El tipo de ajuste sale de una lista, y el código y la cuenta se escriben a mano o se toman del catálogo de cuentas del negocio. La descripción no es un adorno: es la frase que va a explicar el ajuste cuando ya nadie se acuerde de él, así que conviene escribir el motivo y no repetir el nombre de la cuenta.

La columna de cuadre del asiento es automática. Compara el debe y el haber de ese mismo número de asiento y avisa si no coinciden. No compara el total de la hoja, y esa decisión es la clave: por eso el descuadre aparece asiento por asiento y no como una diferencia al final que nadie sabe de dónde salió. El rango de la fórmula es expansible, de modo que se pueden agregar filas nuevas sin volver a armar la hoja.

El ejemplo: tres asientos que cuadran

Los tres asientos del ejemplo son los más repetidos de cualquier cierre. El asiento 1 reconoce la depreciación del periodo: 300.000 al debe en el gasto por depreciación y 300.000 al haber en la depreciación acumulada. El asiento 2 arma la provisión de cartera: 100.000 al debe en el gasto y 100.000 al haber en la provisión. El asiento 3 saca del inventario lo que se consumió: 250.000 al debe en el costo de ventas y 250.000 al haber en el inventario.

Los totales quedan en 650.000 por cada lado. El resumen de abajo dice tres asientos registrados y ninguno con descuadre, que es exactamente lo que se espera de un cierre sano. Cada línea del registro muestra su celda de cuadre conforme, y esa columna es la que se revisa antes de guardar el archivo.

El asiento mal tecleado: para qué sirve la columna de cuadre

Supongamos que el asiento 2 se teclea con 150.000 al debe contra 100.000 al haber. La celda de cuadre de ese asiento no va a mostrar una diferencia silenciosa: dice que hay que revisar, y el resumen de abajo lo cuenta. El resultado es un registro con dos asientos conformes y uno con descuadre, y el aviso aparece en la única línea que importa.

¿Por qué revisar asiento por asiento y no por el total? Porque un total puede cuadrar con un asiento mal escrito. Basta con que otro asiento tenga el error en el sentido contrario para que las dos equivocaciones se compensen: uno con 50.000 de más al debe y otro con 50.000 de menos, y la suma final queda impecable mientras los dos asientos están mal. Ese es el descuadre escondido que un cierre no puede permitirse, y es justo el que la columna de cuadre destapa. Un asiento es una unidad: o cuadra solo, o no cuadra.

Cuando la celda avisa, el camino es simple: mirar el debe y el haber de ese número, corregir el valor o la cuenta y volver a mirar. No se arregla agregando una línea de diferencia ni cambiando el total, porque eso convierte un error de tecleo en un error de fondo que nadie va a poder explicar después.

El resumen de abajo

El resumen no repite el registro: lo vigila. Totaliza el debe y el haber, cuenta los asientos registrados y cuenta los que quedaron con descuadre. Además arma una mini tabla con el debe y el haber por tipo de ajuste, que es la que muestra cómo se repartió el trabajo del cierre.

La mini tabla por tipo también sirve para detectar lo que falta. Si en el mes aparecen depreciación y causación pero no aparecen provisión ni consumo de inventario, el resumen deja la pregunta servida: ¿de verdad no hubo nada que provisionar este mes? El registro no obliga a nada, pero la comparación entre tipos ayuda a no cerrar por cerrar.

Los ajustes que más se repiten

• Depreciación: se lleva al gasto la parte del activo que se consumió en el periodo y se abona a la depreciación acumulada.
• Diferidos: se lleva a gasto la porción del pago hecho por adelantado que ya corresponde al periodo.
• Causación: se reconoce un gasto o un ingreso del periodo aunque el documento llegue después, contra una cuenta por pagar o por cobrar.
• Provisión: se reconoce una pérdida probable, como la cartera que se está volviendo difícil de cobrar, para que el resultado no se vea mejor de lo que es.
• Consumo de inventario: se saca del inventario lo que se consumió o se vendió, contra el costo de ventas.
• Otro: cualquier ajuste que no encaje en los anteriores, con la descripción bien escrita porque nadie lo va a adivinar.

Buenos hábitos al registrar el ajuste

Numere los asientos en orden y no repita el número: el número es lo que hace que la columna de cuadre sepa qué debe comparar con qué. Fecha el ajuste dentro del periodo que corrige, aunque se escriba después, porque un gasto de marzo no se puede registrar con fecha de abril sin ensuciar los dos meses.

Escriba la descripción con el motivo y no con el nombre de la cuenta. Adjunte el cálculo, aunque sea en una hoja aparte o en una nota al lado: el valor del ajuste tiene que poder reconstruirse. Y no deje un asiento con descuadre para el día siguiente; un descuadre pendiente es el que termina tapado con una línea de cuadre inventada, y esa línea es la que después nadie puede defender.

Control interno

Esta hoja es una herramienta de trabajo y de control interno: no reemplaza un documento oficial ni una declaración, y no se presenta ante ninguna autoridad. Su valor está en que deja ordenado lo que se ajustó, con su número, su fecha, su tipo y su cálculo, para que el cierre pueda revisarse y explicarse.

Con los ajustes registrados y conformes, el paso siguiente es trasladarlos al libro diario, que es donde los asientos viven con el resto de la contabilidad. Después vienen la hoja de trabajo, que ordena los saldos ya ajustados, los asientos de cierre, que dejan en cero las cuentas de resultado, y el estado de resultados del ejercicio. Si los ajustes están bien, todos los pasos que siguen salen bien; si están mal, el error se arrastra hasta el último papel que firma el negocio.