Modelo de lançamentos de ajuste no Excel

Modelo de lançamentos de ajuste no Excel

O fechamento do mês não termina quando o último recibo é arquivado. Sempre ficam coisas que aconteceram no período e ainda não estão escritas na contabilidade: a depreciação do mês, um gasto já incorrido e não pago, um serviço prestado que ainda não foi faturado, a carteira que está ficando difícil de receber, o estoque que foi consumido sem que ninguém registrasse. Se esses itens ficam para depois, o resultado do período sai inflado ou curto, o ativo carrega um valor que já não lhe pertence e a contabilidade começa a mostrar uma foto velha do negócio.

Este modelo de lançamentos de ajuste no Excel é o registro onde esses movimentos são escritos um por um, com a mesma estrutura de um livro diário: número, data, tipo de ajuste, código da conta, conta, descrição, débito, crédito e uma coluna que confere sozinha se cada lançamento fecha. Embaixo, um resumo totaliza os movimentos, conta os lançamentos registrados e, acima de tudo, conta os que ficaram desbalanceados.

O que é um lançamento de ajuste

Um lançamento de ajuste é um lançamento contábil feito no fim de um período para colocar em dia o que ficou pendente. Ele não muda a natureza do que aconteceu: apenas escreve no lugar certo e no período a que pertence. Todo ajuste toca pelo menos duas contas e sempre pelo mesmo valor no débito e no crédito, porque essa igualdade é o que permite que a contabilidade seja lida e somada.

A diferença em relação a um lançamento comum está no motivo. Um lançamento normal registra um fato que já tem o seu documento: uma venda com a sua saída de mercadoria, uma compra com a sua fatura, um pagamento com o seu comprovante. O ajuste registra a passagem do tempo ou o reconhecimento de algo que se sabia mas não estava escrito. A depreciação de uma máquina não chega com comprovante de ninguém: ela é calculada porque a máquina foi usada o mês inteiro. Um serviço prestado em dezembro e que será faturado em janeiro também não tem documento em dezembro, mas a receita já foi ganha e o custo já foi consumido.

Por isso os ajustes são reconhecidos pelo tipo. Nesta planilha o tipo vem de uma lista curta: depreciação, diferidos, causação, provisão, consumo de estoque ou outro. Essa lista não é enfeite: ela agrupa o que foi ajustado e ajuda a verificar que nenhuma frente ficou sem tocar. Um mês com quinze lançamentos de causação e nenhum de depreciação é sinal de alerta, não boa notícia.

Por que são feitos no fechamento do mês ou do ano

O ajuste existe porque a contabilidade é levada por períodos e cada período deve carregar o que é seu. Se a depreciação do mês não é registrada, o gasto do mês fica abaixo da realidade e o ativo mantém um valor maior do que tem. Se o gasto incorrido não é registrado, o passivo do negócio fica maquiado. Se a receita ganha não é registrada, o resultado do mês fica curto e a próxima fatura cai num período em que não se trabalhou.

No fechamento do mês, o ajuste é a última passagem antes de entregar números. No fechamento do ano é ainda mais importante, porque o resultado do exercício que vai para os donos, para o banco ou para o contador sai dessa contabilidade e não perdoa um gasto esquecido. Um ajuste descoberto em dezembro e que pertencia a janeiro obriga a corrigir doze meses e a explicar a correção; um ajuste feito no último dia de cada mês não obriga a explicar nada, porque o fechamento já vinha certo.

Há um segundo motivo, menos técnico: o ajuste deixa o rastro do critério. Quando alguém pergunta meses depois por que o gasto daquele mês subiu, a resposta está no registro do ajuste, com a sua data, o seu tipo e a sua descrição. Sem esse registro, a explicação vira uma conversa de memória em que ninguém ganha, e o critério aplicado fica sem dono.

Como a planilha é montada

A planilha é um único registro com dez colunas. As sete primeiras são digitadas; as demais ordenam e conferem a informação.

O tipo de ajuste vem de uma lista, e o código e a conta são digitados ou tomados do plano de contas do negócio. A descrição não é enfeite: é a frase que vai explicar o ajuste quando ninguém mais se lembrar dele, por isso vale escrever o motivo e não repetir o nome da conta.

A coluna de conferência do lançamento é automática. Compara o débito e o crédito daquele mesmo número de lançamento e avisa se não coincidem. Ela não compara o total da planilha, e essa decisão é a chave: por isso o desbalanceamento aparece lançamento por lançamento e não como uma diferença no fim que ninguém sabe de onde saiu. O intervalo da fórmula é expansível, de modo que novas linhas podem ser acrescentadas sem remontar a planilha.

O exemplo: três lançamentos que fecham

Os três lançamentos do exemplo são os mais repetidos de qualquer fechamento. O lançamento 1 reconhece a depreciação do período: 300.000 no débito do gasto com depreciação e 300.000 no crédito da depreciação acumulada. O lançamento 2 monta a provisão de carteira: 100.000 no débito do gasto e 100.000 no crédito da provisão. O lançamento 3 tira do estoque o que foi consumido: 250.000 no débito do custo das vendas e 250.000 no crédito do estoque.

Os totais ficam em 650.000 de cada lado. O resumo de baixo diz três lançamentos registrados e nenhum desbalanceado, que é exatamente o que se espera de um fechamento sadio. Cada linha do registro mostra a sua célula de conferência conforme, e essa coluna é a que se revisa antes de salvar o arquivo.

O lançamento digitado errado: para que serve a coluna de conferência

Suponha que o lançamento 2 seja digitado com 150.000 no débito contra 100.000 no crédito. A célula de conferência desse lançamento não vai mostrar uma diferença silenciosa: ela diz que é preciso revisar, e o resumo de baixo conta isso. O resultado é um registro com dois lançamentos conformes e um desbalanceado, e o aviso aparece na única linha que importa.

Por que conferir lançamento por lançamento e não pelo total? Porque um total pode fechar com um lançamento digitado errado. Basta que outro lançamento traga o erro no sentido contrário para que os dois enganos se anulem: um com 50.000 a mais no débito e outro com 50.000 a menos, e a soma final fica impecável enquanto os dois lançamentos estão errados. Esse é o desbalanceamento escondido que um fechamento não pode permitir, e é justamente o que a coluna de conferência desmascara. Um lançamento é uma unidade: ou fecha sozinho, ou não fecha.

Quando a célula avisa, o caminho é simples: olhar o débito e o crédito daquele número, corrigir o valor ou a conta e olhar de novo. Não se resolve acrescentando uma linha de diferença nem mudando o total, porque isso transforma um erro de digitação num erro de fundo que ninguém vai conseguir explicar depois.

O resumo de baixo

O resumo não repete o registro: ele o vigia. Totaliza o débito e o crédito, conta os lançamentos registrados e conta os que ficaram desbalanceados. Além disso monta uma pequena tabela com o débito e o crédito por tipo de ajuste, que é a que mostra como o trabalho do fechamento se repartiu.

A tabela por tipo também ajuda a detectar o que falta. Se no mês aparecem depreciação e causação mas não aparecem provisão nem consumo de estoque, o resumo deixa a pergunta pronta: será que realmente não houve nada a provisionar neste mês? O registro não obriga nada, mas a comparação entre tipos ajuda a não fechar por fechar.

Os ajustes que mais se repetem

• Depreciação: a parte do ativo consumida no período é levada ao gasto e creditada na depreciação acumulada.
• Diferidos: a parcela do pagamento feito antecipadamente que já pertence ao período é levada ao gasto.
• Causação: um gasto ou uma receita do período é reconhecido mesmo que o documento chegue depois, contra uma conta a pagar ou a receber.
• Provisão: uma perda provável é reconhecida, como a carteira que está ficando difícil de receber, para que o resultado não pareça melhor do que é.
• Consumo de estoque: o que foi consumido ou vendido sai do estoque contra o custo das vendas.
• Outro: qualquer ajuste que não encaixe nos anteriores, com a descrição bem escrita porque ninguém vai adivinhar.

Bons hábitos ao registrar o ajuste

Numere os lançamentos em ordem e não repita o número: o número é o que faz a coluna de conferência saber o que comparar com o quê. Date o ajuste dentro do período que ele corrige, mesmo que seja escrito depois, porque um gasto de março não pode ser registrado com data de abril sem sujar os dois meses.

Escreva a descrição com o motivo e não com o nome da conta. Anexe o cálculo, mesmo que seja numa folha à parte ou numa nota ao lado: o valor do ajuste tem de poder ser reconstruído. E não deixe um lançamento desbalanceado para o dia seguinte; um desbalanceamento pendente é o que acaba tapado com uma linha de fechamento inventada, e essa linha é a que depois ninguém consegue defender.

Controle interno

Esta planilha é uma ferramenta de trabalho e de controle interno: não substitui um documento oficial nem uma declaração, e não é apresentada a nenhuma autoridade. O seu valor está em deixar organizado o que foi ajustado, com o seu número, a sua data, o seu tipo e o seu cálculo, para que o fechamento possa ser revisado e explicado.

Com os ajustes registrados e conformes, o passo seguinte é levá-los ao livro diário, que é onde os lançamentos vivem com o resto da contabilidade. Depois vêm a folha de trabalho, que ordena os saldos já ajustados, os lançamentos de encerramento, que deixam em zero as contas de resultado, e a demonstração do resultado do exercício. Se os ajustes estão certos, todos os passos seguintes saem certos; se estão errados, o erro é arrastado até o último papel que o negócio assina.