Modelo de lançamentos de encerramento no Excel

Modelo de lançamentos de encerramento no Excel

Quando o ano termina, a contabilidade não se encerra sozinha. Os ajustes já colocaram em dia a depreciação, as provisões e o estoque consumido, mas as contas de resultado continuam carregadas com doze meses de movimento: lá continuam as receitas com seu saldo credor e lá continuam as despesas com seu saldo devedor. O encerramento do exercício é o passo que zera essas contas e transfere o lucro para o patrimônio, para que o ano seguinte comece limpo.

Este modelo de lançamentos de encerramento no Excel faz esse trabalho em duas planilhas. A primeira é um registro de lançamentos com a mesma estrutura do registro de ajustes: número, data, tipo de encerramento, código, conta, descrição, débito, crédito, conferência automática do lançamento e observações. A segunda é o resumo do encerramento, com as receitas encerradas, as despesas encerradas, o resultado calculado, a transferência do resultado e as duas conferências que impedem encerrar com um valor diferente do que mostram os papéis.

Antes de preencher, vale ter claro o que se faz aqui, em que ordem e por que este passo não admite improviso: um encerramento adiantado obriga a revertê-lo por inteiro e a começar de novo.

O que o encerramento faz, em três tarefas

O encerramento faz três coisas e as três aparecem no registro. A primeira é zerar as contas de resultado: as receitas são debitadas, porque seu saldo natural é credor, e as despesas são creditadas, porque seu saldo natural é devedor. Depois desses lançamentos nenhuma conta de receita ou de despesa conserva saldo, e a soma das receitas e das despesas do exercício fica em zero, que é exatamente o objetivo.

A segunda tarefa é apurar o resultado: quando as receitas superam as despesas há lucro, e quando ocorre o contrário há prejuízo. A terceira é transferir esse resultado para o patrimônio, onde o lucro aumenta os lucros acumulados e o prejuízo os reduz. O patrimônio não é conta de resultado, por isso conserva o saldo: o efeito do ano fica guardado ali e o exercício seguinte começa do zero.

Primeiro os ajustes, depois o encerramento

O erro de sequência mais comum é encerrar o exercício com os ajustes pela metade. Ajustes e encerramento não são a mesma coisa e não podem ser trocados de lugar. Os ajustes colocam o período em dia: a depreciação do ano, a provisão para devedores duvidosos, uma despesa incorrida e ainda não paga, uma receita já ganha e não faturada, o estoque consumido. O encerramento não corrige nada: pega as contas de resultado como ficaram e as leva a zero.

Por isso a ordem é fixa. Primeiro se registram todos os ajustes, depois se confere se a folha de trabalho fecha e só então se registram os lançamentos de encerramento. Se um ajuste chega depois do encerramento, o lucro que já foi transferido ao patrimônio deixa de coincidir com a realidade e o encerramento inteiro precisa ser revertido. É mais trabalho, e mais arriscado, do que ter esperado um dia.

Planilha 1: o registro de lançamentos de encerramento

A primeira planilha conserva as dez colunas do registro de lançamentos, com uma lista de tipo pensada para este passo: encerramento de receitas, encerramento de despesas e transferência do resultado. Cada lançamento é numerado, descrito com a conta que afeta e preenchido com débito e crédito; a coluna de conferência testa o lançamento comparando os dois lados do mesmo número, então uma diferença aparece na própria célula e ninguém precisa revisar a planilha à mão.

Como os lançamentos de encerramento são poucos, o registro é preenchido rápido. O habitual é um lançamento para agrupar as receitas, outro para agrupar as despesas e um terceiro para a transferência do resultado. Em negócios com muitas contas de resultado pode haver mais de um por grupo, e também é válido: o que importa é que cada conta de resultado termine em zero e que o total do débito seja igual ao total do crédito. Se uma única conta de receita ou de despesa conserva saldo depois do encerramento, o exercício não foi encerrado.

Planilha 2: o resumo do encerramento e suas duas conferências

A segunda planilha pega os dados do registro e os organiza em seis linhas: receitas encerradas, despesas encerradas, resultado do exercício calculado, transferência do resultado e as duas conferências. É a planilha que se olha quando alguém pergunta se o encerramento saiu certo.

As duas conferências existem por um motivo simples: não encerrar com um resultado diferente do que dizem os papéis. A conferência contra a transferência compara o valor que foi para o patrimônio com o resultado apurado pelas contas encerradas; a conferência contra a folha de trabalho compara esse valor com o resultado que já estava calculado nela. Quando as duas fecham, o encerramento é coerente consigo mesmo e com o resto do processo.

O exemplo completo, com números

As receitas encerradas somam 4.500.000 e as despesas encerradas, 2.700.000. A diferença dá um resultado do exercício de 1.800.000, que é o valor que o lançamento de transferência leva a débito contra o crédito no patrimônio. Com isso, a primeira conferência fecha: a transferência coincide com o resultado calculado.

O resultado da folha de trabalho também é 1.800.000, então a segunda conferência fecha igual. As duas provas dizem o mesmo por caminhos diferentes: uma olha o lançamento que foi registrado e a outra olha o resultado que já vinha sendo calculado. Quando as duas concordam, o encerramento pode ser dado por concluído e as contas de resultado ficam em zero.

O que muda depois do encerramento

Depois de registrar os lançamentos, as contas de receita e de despesa do exercício ficam em zero e o patrimônio aparece com o resultado já incorporado. A demonstração do resultado do período continua mostrando o movimento do ano, porque é montada com os números antes do encerramento; o que fica em zero é o saldo das contas, não o relatório. O balanço do ano seguinte abre com as contas de resultado vazias e com o lucro dentro do patrimônio.

É esse o sentido de encerrar: separar o que aconteceu em um exercício do que vai acontecer no seguinte. Um ano bem encerrado é um ano que não precisa ser reaberto para corrigir.

Erros que vale evitar

Quase todos os problemas de um encerramento vêm de repetir um destes descuidos.

• Encerrar antes de terminar os ajustes: o resultado fica calculado sobre números incompletos.
• Encerrar duas vezes o mesmo exercício: a transferência para o patrimônio é duplicada.
• Deixar uma conta de resultado com saldo: o encerramento não ficou pronto.
• Transferir o resultado para uma conta diferente de lucros acumulados, e com isso o patrimônio do balanço deixa de coincidir.
• Não guardar o registro com a sua conferência: sem o arquivo, a revisão do ano seguinte começa outra vez do zero.

Controle interno

Este modelo é uma ferramenta de trabalho e de controle interno. Não substitui um documento oficial, não é uma declaração e não toma o lugar da revisão de um contador: serve para que os lançamentos fiquem numerados e ordenados com a conferência à vista, e para que quem revisa encontre de imediato a comprovação do resultado.

Quando o volume cresce e várias pessoas registram movimentos, o modelo fica curto: falta o histórico, custa ver quem registrou o quê e o arquivo se enche de versões. Kardex Tauro acompanha o ciclo completo e deixa o encerramento como mais um passo do sistema, com os saldos atualizados e o resultado calculado sem redigitar nada. Mesmo assim, vale começar pelo modelo: entender o que o encerramento faz é o passo anterior para configurar bem qualquer sistema. Kardex Tauro não vem substituir o seu critério, vem tirar o trabalho repetitivo.

Baixe o modelo, registre um encerramento de teste com os números do exemplo e olhe as duas conferências: se as duas fecharem, você já tem o passo final do ciclo contábil sob controle.