Plantilla de liquidación de prestaciones sociales en Excel

Plantilla de liquidación de prestaciones sociales en Excel

El día que alguien firma su retiro, o el último viernes del año cuando toca causar las prestaciones de todo el personal, la pregunta es siempre la misma: cuánto se le debe a cada persona por cesantías, por intereses, por prima y por los días de vacaciones que nunca tomó. La respuesta suele vivir en tres archivos distintos, en dos versiones del mismo archivo y en la cabeza de la persona que salió de vacaciones en junio.

Lo que falla casi nunca es la fórmula. El cálculo está bien pensado y mal montado: una base que se tomó sin el auxilio, un tramo que se liquidó con días distintos a los que usa la nómina, un empleado que se quedó por fuera porque entró a mitad de mes. Cuando el contador pide el soporte, la hoja no muestra de dónde salió cada cifra y toca reconstruirla a mano, con la cuenta regresiva del cierre encima.

Esta plantilla invierte el orden: los parámetros van arriba y a la vista, cada empleado ocupa una fila y las cuatro prestaciones salen de la misma base, para que el número que se entrega y el número que se explica sean el mismo.

Qué es este formato y para quién

Es una hoja de liquidación de prestaciones sociales: un renglón por empleado, con su fecha de ingreso, la fecha de corte del tramo que se liquida, los días laborados en ese tramo y el salario sobre el cual se calcula. Arriba, en la cabecera, van los tres parámetros que valen para toda la hoja: los días del año con los que se prorratea, la tasa de interés de cesantías —que puede quedarse en cero si en ese corte no se liquida— y los días de vacaciones que corresponden por año.

La columna de días laborados es la que manda. Si el corte es el cierre del ejercicio, serán los días del año; si la persona entró en julio, serán los días que alcanzó a trabajar. Todo lo demás se prorratea sobre ese número, de modo que un ingreso a mitad de periodo no exige una hoja aparte ni un ajuste hecho a mano al final.

Está pensada para la pyme que liquida desde un puñado de personas hasta varios cientos y no tiene un módulo de nómina completo: el dueño que quiere saber cuánto le cuesta el retiro de alguien antes de firmarlo, la persona de recursos humanos que debe entregar el soporte al contador, y el contador que recibe la hoja y necesita verificar de un vistazo que la base y los días son los correctos.

Qué incluye la hoja

Las columnas, una por una

Antes de la tabla conviene una idea que ahorra discusiones: las columnas se parten en dos grupos. Las primeras se escriben y las demás se calculan. Si alguien teclea a mano encima de una columna calculada, la hoja deja de servir como soporte, porque ya no se puede reproducir el resultado ni explicar de dónde salió.

Cómo funciona el cálculo, cifra por cifra

El ejemplo que trae la hoja usa tres parámetros en la cabecera: días del año en 360, la tasa de interés de cesantías en cero y quince días de vacaciones por año. Con eso, cada fila se resuelve con una multiplicación y una división, sin pasos intermedios ni celdas auxiliares escondidas.

Ana trabajó 180 días y su base total —salario más auxilio— es 2.100.000. Las cesantías son 2.100.000 por 180 y dividido entre 360, o sea 1.050.000. La prima usa exactamente la misma cuenta y da otros 1.050.000, que es lo normal cuando los dos conceptos se causan sobre el mismo periodo. Los intereses quedan en cero porque la tasa de la cabecera está en cero. Las vacaciones se calculan por día: 2.100.000 entre 30 son 70.000 por día, y por 7,5 días pendientes dan 525.000. El total de esa fila es 2.625.000.

Carlos trabajó el año completo, 360 días, con una base total de 1.600.000. Sus cesantías son 1.600.000 por 360 entre 360, es decir 1.600.000, y su prima otro tanto. Tiene 15 días de vacaciones pendientes, así que el valor del día —1.600.000 entre 30, o 53.333,33— por 15 da 800.000. Su total es 4.000.000. Sumadas las dos filas, la hoja cierra en 6.625.000.

Vale la pena detenerse en dos cosas. La primera es que la tasa de intereses no está incluida en las cifras del ejemplo: si se escribe en la cabecera el valor que fije la norma vigente, la columna de intereses deja de estar en cero y el total sube en la misma proporción en todas las filas. La segunda es el divisor: 360 no es un adorno. Cambiarlo por otro número en un tramo parcial descuadra el resultado contra la nómina, y el descuadre aparece justo cuando ya se entregó el soporte.

Paso a paso

1. Abrir la hoja y escribir en la cabecera la empresa y el periodo que se está liquidando.
2. Confirmar los tres parámetros: días del año, tasa de interés de cesantías y días de vacaciones por año. Si el corte no liquida intereses, la tasa se queda en cero y no se toca más.
3. Llenar una fila por empleado con nombre, fecha de ingreso, fecha de corte, días laborados, salario base y auxilio. Si alguien no tiene auxilio, se deja la celda en cero en lugar de borrarla.
4. Revisar los días laborados contra las dos fechas antes de seguir. La resta entre ingreso y corte es el dato que más se equivoca cuando se copia de una hoja del periodo anterior.
5. Comprobar la base total de cada fila: salario más auxilio, sin descuentos y sin horas extras, porque esas ya se liquidaron en la nómina del periodo.
6. Escribir los días de vacaciones pendientes ya descontados los días tomados; si se anotan los acumulados, el empleado cobra dos veces lo mismo.
7. Leer la fila de totales y comparar el total de prestaciones contra lo que ya está causado en la contabilidad, para detectar filas faltantes o duplicadas.

Errores que se ven seguido

• Cambiar los días del año a mitad de ejercicio: el cálculo deja de cuadrar con la nómina y nadie sabe en qué fila empezó el desfase.
• Dejar el auxilio en blanco porque «no es salario». La base total lo suma, y sin él la cesantía y la prima salen cortas.
• Poner una tasa de interés distinta por empleado. El parámetro es único para la hoja: si hay dos tasas, hay dos hojas.
• Olvidar las vacaciones ya tomadas, que es la forma más común de pagar de más a alguien que se retira.
• Escribir a mano sobre las columnas calculadas para «cuadrar» una cifra. El número queda, pero el soporte desaparece.
• Liquidar dos veces el mismo tramo: se sube el corte sin haber guardado el periodo anterior y la fila se duplica al mes siguiente.

Cuándo conviene pasar a un software

La plantilla aguanta bien mientras el personal se maneja en una sola lista y los cortes son pocos al año. Deja de aguantar cuando hace falta el histórico por persona —cada retiro, cada aumento, cada periodo ya causado—, cuando hay varios centros de costo que liquidan por separado o cuando tres personas abren el mismo archivo y nadie sabe cuál es la versión buena. En ese punto el problema ya no es la fórmula: es el control de cambios, y eso una hoja de cálculo no lo resuelve.

Mientras tanto, la hoja cumple una función que muchos sistemas no dan tan fácil: mostrar el cálculo completo en una pantalla, con los parámetros arriba, para que quien firma pueda seguir la cuenta con el dedo. Ese es el uso honesto de un formato como este, y es también el motivo por el que Kardex Tauro lo publica en abierto: sirve para ordenar el corte antes de decidir si hace falta algo más grande.

La hoja, tal como se ve

En la captura se ve la hoja completa con las dos filas del ejemplo. Conviene mirar tres cosas: la cabecera con los parámetros, que es donde se cambia el divisor y la tasa; la columna de la base total, que debe coincidir con el salario más el auxilio de cada persona; y la fila de totales del pie, que resume días, bases y prestaciones del corte. Si al abrir el archivo esas tres zonas están en orden, el resto es llenar filas.

Una última recomendación de uso: guarde una copia por corte, con el periodo en el nombre del archivo, y no reutilice la misma hoja para el mes siguiente. Así, cuando alguien pregunte cómo se llegó a una cifra de hace seis meses, la respuesta esté en el archivo y no en la memoria de quien la calculó.