Modelo de cálculo de verbas rescisórias e benefícios em Excel

Modelo de cálculo de verbas rescisórias e benefícios em Excel

Alguém pede demissão numa terça de manhã e a primeira pergunta não é sobre a passagem do serviço. É quanto a empresa deve: verbas rescisórias, os juros que se acumularam sobre elas, a gratificação já proporcional e os dias de férias que a pessoa nunca tirou. Quando essa resposta leva três dias e dois telefonemas, o problema nunca foi a conta.

O que costuma falhar é a montagem. Uma base total que deixou o auxílio de fora. Um período fechado com uma contagem de dias diferente da que a folha usa. Um nome que ficou faltando porque o funcionário entrou no meio do mês e ninguém acrescentou a linha. Na hora em que o contador pede o papel de trabalho, a planilha mostra um número e não mostra de onde ele veio.

Este modelo faz o contrário: os parâmetros ficam no cabeçalho, à vista de quem abre o arquivo, cada funcionário ocupa uma linha e os quatro itens saem da mesma base total. Assim, o valor que se entrega e o valor que se explica são o mesmo.

O que é este modelo e para quem serve

É uma planilha de cálculo de verbas e benefícios: uma linha por funcionário, com a data de admissão, a data de corte do período que está sendo apurado, os dias trabalhados nesse intervalo e o salário a partir do qual a conta começa. Acima da tabela, o cabeçalho guarda os três parâmetros que valem para a planilha inteira: os dias do ano usados no proporcional, a taxa de juros sobre verbas — que pode ficar em zero quando aquele corte não apura juros — e os dias de férias por ano.

A coluna de dias trabalhados é a que manda. Se o corte é o fechamento do ano, o número será o de dias do ano; se a pessoa entrou em julho, serão os dias que ela efetivamente trabalhou. Todo o resto é proporcional a esse número, o que significa que uma admissão no meio do período não exige uma planilha separada nem um ajuste manual no fim.

Foi pensado para a pequena empresa que apura desde meia dúzia de pessoas até algumas centenas e não tem um módulo completo de folha de pagamento: o dono que quer saber quanto vai custar uma saída antes de assinar, a pessoa de recursos humanos que precisa entregar o papel de trabalho ao contador, e o contador que recebe a planilha e quer confirmar num relance que a base e os dias estão certos.

O que a planilha traz

As colunas, uma por uma

Uma ideia antes da tabela economiza muita discussão: as colunas se dividem em dois grupos. Nas primeiras se digita; as demais calculam. Se alguém digitar por cima de uma coluna calculada para fazer o número fechar, a planilha deixa de servir como comprovação, porque o resultado já não pode ser reproduzido nem explicado.

Como o cálculo funciona, número por número

O exemplo que acompanha a planilha usa três parâmetros no cabeçalho: dias do ano em 360, taxa de juros sobre verbas em zero e quinze dias de férias por ano. Com isso, cada linha se resolve com uma multiplicação e uma divisão, sem etapas intermediárias e sem células auxiliares escondidas.

Ana trabalhou 180 dias e a base total dela — salário mais auxílio — é 2.100.000. As verbas são 2.100.000 vezes 180, dividido por 360: 1.050.000. A gratificação usa exatamente a mesma conta e dá outros 1.050.000, o que é esperado quando os dois itens incidem sobre o mesmo período. Os juros ficam em zero porque a taxa do cabeçalho está em zero. As férias são calculadas por dia: 2.100.000 divididos por 30 dão 70.000 por dia, e por 7,5 dias pendentes resultam 525.000. O total da linha é 2.625.000.

Carlos trabalhou o ano inteiro, 360 dias, com base total de 1.600.000. As verbas dele são 1.600.000 vezes 360 dividido por 360, ou seja, 1.600.000, e a gratificação outro tanto. Ele tem 15 dias de férias pendentes, então o valor do dia — 1.600.000 dividido por 30, ou 53.333,33 — multiplicado por 15 dá 800.000. O total dele é 4.000.000. Somando as duas linhas, a planilha fecha em 6.625.000.

Vale parar em dois pontos. O primeiro é que a taxa de juros não entra nos números do exemplo: se for digitado no cabeçalho o valor que a norma vigente fixar, a coluna de juros deixa de ser zero e o total de todas as linhas sobe na mesma proporção. O segundo é o divisor. O 360 não é enfeite: trocá-lo por outro número num período parcial desalinha o resultado em relação à folha, e o desalinho aparece justamente depois que a documentação já foi entregue.

Passo a passo

1. Abrir a planilha e digitar no cabeçalho a empresa e o período que está sendo apurado.
2. Confirmar os três parâmetros: dias do ano, taxa de juros sobre verbas e dias de férias por ano. Se o corte não apura juros, a taxa fica em zero e não se mexe mais nela.
3. Preencher uma linha por funcionário com nome, data de admissão, data de corte, dias trabalhados, salário base e auxílio. Quem não tem auxílio fica com a célula em zero, em vez de deixá-la vazia.
4. Conferir os dias trabalhados contra as duas datas antes de continuar. A diferença entre admissão e corte é o dado que mais sai errado quando vem copiado da planilha do período anterior.
5. Validar a base total de cada linha: salário mais auxílio, sem descontos e sem horas extras, porque essas já foram apuradas na folha do período.
6. Digitar os dias de férias pendentes já sem os dias gozados; se forem lançados os acumulados, a pessoa recebe duas vezes pelos mesmos dias.
7. Ler a linha de totais e comparar o total de benefícios com o que já está provisionado na contabilidade, que é como linhas faltantes ou duplicadas aparecem.

Erros que aparecem com frequência

• Mudar os dias do ano no meio do exercício: a conta deixa de bater com a folha e ninguém sabe em qual linha a diferença começou.
• Deixar o auxílio em branco porque «não é salário». A base total soma esse valor, e sem ele as verbas e a gratificação saem menores.
• Usar uma taxa de juros diferente por funcionário. O parâmetro é único para a planilha: duas taxas significam duas planilhas.
• Esquecer as férias já gozadas, que é a maneira mais comum de pagar a mais para quem está saindo.
• Digitar à mão por cima das colunas calculadas para «fechar» um valor. O número fica, mas a comprovação desaparece.
• Apurar duas vezes o mesmo intervalo: a data de corte avança sem que o período anterior tenha sido salvo, e a linha reaparece no mês seguinte.

Quando vale a pena migrar para um sistema

A planilha aguenta bem enquanto o quadro de pessoal cabe numa lista só e os cortes são poucos no ano. Deixa de aguentar quando é preciso o histórico por pessoa — cada desligamento, cada aumento, cada período já provisionado —, quando há vários centros de custo apurando em separado, ou quando três pessoas abrem o mesmo arquivo e ninguém sabe qual é a versão válida. Nesse ponto o problema já não é a fórmula: é o controle de versões, e isso uma planilha não resolve.

Até lá, a folha cumpre uma função que muitos sistemas não entregam com a mesma facilidade: mostrar o cálculo inteiro numa tela, com os parâmetros no topo, para que quem assina consiga acompanhar a conta com o dedo. Esse é o uso honesto de um modelo como este, e é também o motivo pelo qual o Kardex Tauro o publica em aberto: serve para organizar o corte antes de decidir se é preciso algo maior.

A planilha como ela aparece

Na imagem aparece a planilha inteira com as duas linhas do exemplo. Vale olhar três pontos: o cabeçalho com os parâmetros, que é onde se muda o divisor e a taxa; a coluna da base total, que deve coincidir com o salário mais o auxílio de cada pessoa; e a linha de totais no rodapé, que resume dias, bases e benefícios do corte. Se essas três áreas estiverem em ordem quando o arquivo abrir, o resto é preencher linhas.

Uma última recomendação de uso: guarde uma cópia por corte, com o período no nome do arquivo, e não reaproveite a mesma folha no mês seguinte. Assim, quando alguém perguntar como se chegou a um número de seis meses atrás, a resposta está no arquivo e não na memória de quem fez a conta.