Plantilla de control de contratos y vencimientos en Excel
Plantilla de control de contratos y vencimientos en Excel
Hay una clase de pérdida que no aparece en ningún informe: la del contrato que se renovó solo porque nadie miró la fecha. El arriendo que subió porque el preaviso venció un martes cualquiera. La póliza que se quedó sin cobertura durante once días y nadie notó hasta el primer reclamo. Nada de eso se parece a un error contable, y por eso casi nunca se investiga. El costo quedó escondido en una decisión que no se tomó a tiempo.
Esta plantilla de control de contratos y vencimientos en Excel pone esas fechas en una sola tabla y hace la resta por usted. Usted escribe la fecha de fin y el valor de cada contrato; la hoja compara la fecha de fin con la fecha de corte y devuelve los días que quedan. Un número negativo significa que el contrato ya venció. Un número pequeño lo pone dentro de la zona de aviso. Cualquier otro número lo deja como vigente. La columna de estado aplica la misma regla, de modo que las dos lecturas nunca pueden contradecirse.
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El archivo viene cargado con cinco contratos de una empresa de ejemplo, para que usted vea la hoja funcionando antes de escribir una sola línea propia. Puede borrar las filas y empezar de cero, o quedarse con la estructura y reemplazar los datos. Se comporta igual con cinco filas que con sesenta.
Qué es y qué resuelve
Un control de vencimientos es, en el fondo, una lista ordenada alrededor de una sola pregunta: qué se me acaba primero. La hoja responde esa pregunta tres veces y de tres maneras distintas. La primera es la columna de días restantes, que da la cifra exacta. La segunda es la columna de estado, que traduce esa cifra a una palabra. La tercera es el bloque de resumen que está debajo de la tabla, que cuenta cuántos contratos hay en cada estado y cuánto dinero representan. Las tres lecturas salen del mismo dato, que es la fecha de fin.
Lo que resuelve no es la administración del contrato, sino su memoria. El texto completo vive en una carpeta, en un correo o en el portal del proveedor, y ahí está bien. Lo que se pierde es la fecha. Esta hoja guarda solo la fecha de fin, el valor, el responsable y una nota corta; con eso alcanza para decidir si hay que sentarse a negociar este mes o si todavía hay margen para el siguiente trimestre.
También sirve para mirar el conjunto. Si suma la columna de valor, sabe cuánto dinero tiene comprometido en contratos. Si lee el resumen, sabe cuánto de ese dinero está en contratos que se vencen en las próximas semanas. La segunda cifra es la que se lleva a la reunión de presupuesto, porque es la que va a cambiar de precio pronto.
Los bloques de la hoja
La hoja tiene un solo bloque de datos y dos bloques de lectura. Conviene entender esa separación antes de escribir: explica por qué el resumen se actualiza solo.
| Bloque | Dónde está | Qué contiene |
|---|---|---|
| Cabecera | Fila 2 | Empresa, días de aviso y fecha de corte: las tres celdas que gobiernan el resto del archivo. |
| Tabla de contratos | Filas 5 a 65 | Encabezados y sesenta filas listas para usar; las cinco primeras traen el ejemplo cargado. |
| Fila de totales | Fila 66 | Suma de la columna de valor, sin importar cuántas filas tenga la tabla. |
| Resumen por estado | Filas 69 a 74 | Número de contratos y valor por cada estado, más una línea de totales que cierra el bloque. |
| Hoja Instrucciones | Segunda pestaña | Qué controla, cómo se usa, cómo se lee, el ejemplo y los errores que hay que evitar. |
Las columnas, una por una
Diez columnas, de las cuales ocho se escriben y dos se calculan. La distinción importa: si alguien escribe encima de una columna calculada, el archivo deja de avisar y se convierte en una lista de texto.
| Columna | Qué se escribe | Cómo se comporta |
|---|---|---|
| Contrato | El nombre corto con el que usted lo reconoce en una conversación. | Se escribe. Es la etiqueta de la fila. |
| Contraparte | La empresa o la persona con la que se firmó. | Se escribe. Sirve para buscar cuando hay que reclamar. |
| Tipo | Arrendamiento, servicios, suministro, seguro, licencia u otro. | Se elige de una lista cerrada de seis opciones. |
| Fecha de inicio | El día en que el contrato empezó a correr. | Se escribe. No interviene en ningún cálculo. |
| Fecha de fin | El día en que termina o en que se renueva. | Se escribe. Es el dato que manda sobre todo lo demás. |
| Valor | El monto del contrato en el periodo que cubre. | Se escribe. Alimenta la fila de totales y el resumen. |
| Responsable | La persona que tiene ese contrato a su cargo. | Se escribe. Es la columna que se consulta el día del problema. |
| Días restantes | Nada: la celda ya trae la fórmula. | Se calcula restando la fecha de corte a la fecha de fin. |
| Estado | Nada: la celda ya trae la fórmula. | Se calcula con dos comparaciones sobre los días restantes. |
| Notas | Preaviso, renovación automática, cláusula de salida, nombre del firmante. | Se escribe. Es texto libre y no afecta ningún cálculo. |
Las dos columnas calculadas están escritas hasta la fila 65, así que una fila nueva hereda el cálculo sin que usted tenga que arrastrar nada. La de días restantes resta la fecha de corte a la fecha de fin. La de estado hace dos preguntas en orden: si el resultado es negativo, escribe vencido; si es menor o igual a los días de aviso, escribe por vencer; en cualquier otro caso, escribe vigente. El orden de las preguntas es lo que hace que un contrato vencido nunca aparezca como por vencer.
El ejemplo con el que viene cargada
La fecha de corte del ejemplo es el 29 de octubre de 2026 y el aviso está en 30 días. Con esos dos datos, la tabla se lee de arriba abajo sin ninguna interpretación adicional.
| Contrato | Contraparte | Fecha de fin | Valor | Días restantes | Estado |
|---|---|---|---|---|---|
| Arriendo bodega | Inmobiliaria Los Álamos | 31/12/2026 | 24.000.000 | 63 | Vigente |
| Vigilancia | Seguridad Andina | 31/10/2026 | 6.000.000 | 2 | Por vencer |
| Papelería | Papelería Central | 30/09/2026 | 3.500.000 | -29 | Vencido |
| Póliza todo riesgo | Seguros del Sur | 14/01/2027 | 4.800.000 | 77 | Vigente |
| Licencia de software | Sistema Andino | 15/11/2026 | 2.400.000 | 17 | Por vencer |
| Totales | 40.700.000 |
La lectura es inmediata. El contrato de papelería venció hace 29 días y sigue en la tabla porque nadie lo cerró ni lo renovó: es el caso típico que justifica el archivo entero. Los dos que caen dentro del aviso son vigilancia, con 2 días, y licencia de software, con 17. Arriendo y póliza respiran todavía, con 63 y 77 días, y son los que dan margen para negociar sin apuro.
El resumen reparte los 40.700.000 en tres bolsas: 3.500.000 en el contrato vencido, 8.400.000 en los dos que están por vencer y 28.800.000 en los dos vigentes. La línea de totales del resumen repite el monto de la tabla, y ahí está la verificación más rápida del archivo: si los dos totales no coinciden, hay una fila con el valor por fuera del rango de la suma.
Cómo se usa, paso a paso
- Abra el archivo y escriba en la cabecera la empresa, los días de aviso y la fecha de corte. Esas tres celdas gobiernan todo lo que viene después. La fecha de corte se cambia al abrir la hoja, y al cambiarla los días y el estado se recalculan en todas las filas.
- Reemplace las cinco filas del ejemplo por sus contratos, uno por fila. Si tiene más de sesenta, inserte filas por encima de la fila de totales para que la suma se estire sola.
- Escriba la fecha de fin como fecha y no como texto. Si la celda queda alineada a la izquierda en lugar de a la derecha, el programa la está leyendo como texto y el cálculo va a devolver un error.
- Elija el tipo de la lista desplegable. Si deja la celda vacía el estado se calcula igual, pero pierde la posibilidad de agrupar por naturaleza del contrato.
- Escriba el responsable. Es la columna que se consulta el día que hay que preguntar algo y la que casi todo el mundo deja en blanco.
- Lea el estado cada vez que abra la hoja y ordene la tabla por días restantes.
- Cuando renueve, actualice la fila: nueva fecha de fin, nuevo valor y una nota con la fecha de la firma. Si quiere conservar el historial, copie la fila anterior a otra hoja antes de sobrescribirla.
Errores que se repiten
- Guardar el PDF del contrato y no su fecha de fin. El PDF no avisa nada,.
- Poner el aviso en cero. Con cero días de anticipación el estado solo cambia cuando el problema ya ocurrió, y la columna nunca llega a decir por vencer.
- Escribir el estado a mano. En cuanto el estado deja de ser fórmula, la fecha de corte y los días restantes pierden sentido.
- Dejar la fecha de fin pegada como texto desde un correo o desde una tabla de un procesador de textos.
- No actualizar la fila al renovar: el contrato viejo queda vencido para siempre y arruina el resumen del mes.
- Llenar la columna de notas con el texto del contrato. La nota es para el preaviso, la cláusula de renovación automática y el nombre de quien firma.
- Cambiar la fecha de corte sin revisar los totales. Es la comprobación más rápida de que el rango de las fórmulas sigue completo después de insertar filas.
Con qué programa se abre
El archivo es un .xlsx corriente y se abre en Excel, en LibreOffice Calc y en Google Sheets sin conversión ni complementos. Las fórmulas que usa son tres y existen en los tres programas: resta de fechas, condicional anidado y suma con criterio.
Si el archivo vive en una carpeta compartida, conviene que lo edite una sola persona y que los demás lo consulten en modo lectura: dos ediciones el mismo día se pisan sin aviso. El archivo no tiene macros, no pide contraseña y no depende de ninguna conexión.
La captura de la hoja
La imagen muestra la hoja tal como queda con el ejemplo cargado. Arriba está la barra oscura del título; debajo, la fila de cabecera con la empresa, los 30 días de aviso y la fecha de corte. En el centro aparecen los cinco contratos con la columna de días restantes a la vista, donde se ve el 63 del arriendo, el 2 de vigilancia y el -29 de papelería. Abajo, el bloque de resumen por estado cuenta un vencido por 3.500.000, dos por vencer por 8.400.000 y dos vigentes por 28.800.000, con la línea de totales cerrando en 40.700.000.
Para terminar
Una planilla de vencimientos no evita que un contrato venza; evita que venza sin que nadie lo haya decidido. La diferencia es la que hay entre un gasto sorpresa y uno previsto, y suele pagarse sola en el primer mes.
Descargue el archivo, cambie la fecha de corte por la de hoy y mire cuántas filas cambian de estado. Ese es el trabajo pendiente de su empresa, y ahora cabe en una sola pantalla. La plantilla la publica Kardex Tauro junto con el resto de sus formatos de control interno.
