Modelo de depreciação de ativos no Excel

Modelo de depreciação de ativos no Excel

Equipamentos, móveis e veículos são comprados uma vez, mas o custo acompanha o negócio durante os anos em que são usados. Quando essa divisão é feita de memória, num caderno à parte, o normal é que o gasto de cada mês saia diferente em cada papel e que ninguém saiba quanto falta depreciar de cada ativo. Este modelo reúne esse trabalho numa única planilha.

O arquivo traz cem linhas prontas para preencher, com lista de categoria, valor de compra, valor residual, vida útil editável e meses do período; calcula sozinho a depreciação mensal, a do período, a acumulada e o valor contábil, e avisa quando a acumulada passa o valor depreciável.

O que é e para quem serve

A depreciação divide um gasto que já foi pago ao longo da vida do ativo. Não é um pagamento novo nem uma saída de dinheiro do mês: é a forma de reconhecer que um equipamento comprado neste ano também trabalha no ano seguinte e que o seu custo deve acompanhar esse uso. A planilha faz essa divisão ativo por ativo e deixa o resultado pronto para conferir.

Serve para o negócio que comprou equipamentos, móveis, veículos ou ferramentas e precisa saber quanto gasto corresponde a cada mês e quanto vale hoje o que tem. Serve também para quem mantém o registro de ativos e quer um número organizado, sem depender de uma planilha diferente para cada compra nem de uma nota perdida numa pasta.

Foi pensado para uma pessoa de escritório, não para um especialista. Você digita o valor de compra, o valor residual e a vida útil, e o resto da linha se completa sozinho. Esses dados são os únicos que mudam de um ativo para outro; todo o resto é fórmula.

Como o custo é dividido

O cálculo tem três passos. Primeiro você pega o valor de compra e subtrai o valor residual, que é o que se estima que o ativo vai valer no fim da sua vida; essa diferença é o valor depreciável, ou seja, o que realmente precisa ser dividido. Depois o valor depreciável é dividido pela vida útil em anos e de novo por doze meses, e aí aparece a depreciação mensal. Multiplicar esse número pelos meses do período dá a depreciação do período, e somá-la à acumulada anterior dá a acumulada nova.

A vida útil não é imposta pela planilha: quem decide é o negócio, conforme o tempo que espera usar o ativo e as condições em que ele trabalha. Por isso é uma célula editável. Se o negócio quer uma depreciação acelerada, basta encurtar essa vida útil: dividindo o mesmo valor depreciável por menos anos, a parcela mensal sobe e o ativo fica depreciado antes. Não é preciso mudar nenhuma fórmula nem mexer na estrutura do arquivo.

A coluna de controle é a que evita o erro silencioso. Quando a depreciação acumulada supera o valor depreciável, a célula avisa em vez de continuar somando em silêncio. Se o negócio encurtou a vida útil para acelerar a depreciação, esse aviso é o que confirma que o ativo chegou ao seu limite e que não se pode lançar mais um mês.

O que o modelo inclui

As colunas da planilha

São as catorze colunas, na ordem em que aparecem. As primeiras são digitadas e as de cálculo se preenchem sozinhas.

Como o cálculo funciona com um exemplo

Três ativos de um mesmo fechamento mostram as três situações: um sem valor residual, um de vida longa e um com valor residual e vida média. Nos três o raciocínio é o mesmo: valor de compra menos valor residual, dividido pela vida útil em anos e doze meses.

O equipamento de informática foi comprado por 3.600.000, sem valor residual e com vida de três anos: 3.600.000 dividido por três anos e por doze meses dá 100.000 por mês, e doze meses dão 1.200.000 no período. Como é o primeiro corte, a acumulada é o mesmo número e o valor contábil fica em 2.400.000. Os móveis e utensílios valem 2.400.000 e são divididos em dez anos: 20.000 por mês e 240.000 no ano, com valor contábil de 2.160.000. O veículo é o caso com valor residual: custa 24.000.000, estima-se que no fim vai valer 2.400.000, então só se divide 21.600.000 por cinco anos e doze meses, o que dá 360.000 por mês e 4.320.000 em doze meses, deixando o valor contábil em 19.680.000.

Os totais do fechamento são valor de compra 30.000.000, depreciação do período 5.760.000, acumulada 5.760.000 e valor contábil 24.240.000. Se o negócio decidisse depreciar o equipamento de informática de forma acelerada, bastaria mudar a vida útil de três anos para dois: a parcela mensal subiria para 150.000 e o ativo ficaria depreciado na metade do tempo, sem tocar em nenhuma outra célula.

Passo a passo para usar

1. Abra o arquivo e confira a lista de categoria no alto da planilha; se o negócio usa outro nome para um grupo, ajuste ali antes de carregar linhas.
2. Digite o código, o nome e a categoria de cada ativo em uma linha diferente.
3. Informe a data de compra, o valor de compra e o valor residual. Se não espera valor residual, deixe o zero.
4. Digite a vida útil em anos conforme o uso que o negócio vai fazer do ativo e os meses que correspondem a este corte.
5. Se o ativo já vinha sendo depreciado, carregue a depreciação acumulada anterior para não começar do zero.
6. Confira a coluna de controle: se alguma linha avisar, a acumulada desse ativo já passou o valor depreciável e é preciso corrigir a vida útil ou os meses.
7. Leia os totais e a minitabela por categoria para o fechamento do período.

Dicas e erros comuns

• A vida útil é decidida pelo negócio, não pelo modelo. Mude-a quando mudar a forma de usar o ativo.
• Não deixe o valor residual em branco se espera algum: em branco o cálculo o trata como zero e a parcela mensal sai mais alta do que deveria.
• Se encurtar a vida útil para uma depreciação acelerada, confira a coluna de controle no mesmo mês: é ela que diz que o ativo chegou ao limite.
• Não carregue a depreciação acumulada duas vezes. A acumulada anterior é a do corte passado; se somar de novo, o valor contábil afunda.
• Use uma linha por ativo. Dois ativos na mesma linha são depreciados como um só e o registro fica mal avaliado.
• Case os meses do período com o corte real. Um mês a mais num ativo com a vida já cumprida é gasto que não corresponde.
• Esta planilha é um controle interno do negócio: não é um registro oficial nem substitui nenhuma declaração.

Quando vale a pena passar para um software

Enquanto o registro de ativos cabe numa planilha e uma só pessoa cuida dele, o modelo é suficiente e se entende de relance. O problema aparece quando entram compras toda semana, quando há várias unidades com os seus próprios equipamentos, quando um ativo é vendido ou baixado antes do fim da vida, ou quando é preciso reconstruir o que já foi depreciado em cortes anteriores. Aí a planilha solta começa a ficar curta, não pelo cálculo, mas pelo controle das mudanças.

Um sistema de estoque e contabilidade pega esses dados como parte do mesmo movimento: o ativo entra com a sua vida útil, a depreciação é gerada a cada fechamento e o valor contábil fica em dia sem carregar nada de novo. O Kardex Tauro trabalha assim, com o estoque e a contabilidade no mesmo lugar, de modo que o número que aparece na tela é o que já ficou registrado. O modelo continua útil para entender o cálculo e para conferir um período pontual; o software passa a ser necessário quando o volume e as mudanças já não se controlam à mão.

Enquanto isso, esta planilha dá o número do período e o valor contábil com três dados por ativo, e deixa a coluna de controle vigiando para que nenhuma depreciação passe do limite.