Modelo de inventário inicial no Excel

Modelo de inventário inicial no Excel

Todo controle de estoque de um negócio começa com a mesma pergunta: quanto há de mercadoria de fato no local no dia em que você abre as portas, ou no dia em que decide levar as contas a sério? Esse primeiro retrato do que você tem é o inventário inicial, e é sobre ele que se apoia tudo o que vem depois. Se as quantidades registradas no início estiverem mal contadas, incompletas ou desorganizadas, cada compra, cada venda e cada movimento posterior arrasta esse erro desde a base; nenhum formulário, fórmula ou sistema corrige por completo um ponto de partida errado. Por isso os negócios organizados não improvisam essa primeira contagem nem a anotam num papel solto: eles a fazem sobre um modelo pensado para que nenhum produto fique de fora e para que o valor do estoque seja calculado sozinho, sem depender de somas manuais. Esse primeiro registro responde ainda a uma pergunta sobre dinheiro: quanto capital está investido em mercadoria e a partir de que ponto exato o negócio começa a se movimentar.

Neste artigo explicamos o que é um inventário inicial e por que ele é o ponto de partida de todo controle de estoque, quais componentes e colunas o modelo para download inclui, como preenchê-lo com um exemplo resolvido, que cuidados ter na contagem e em que momento vale a pena transferir esse primeiro registro para um software de estoque.

O que é um inventário inicial

O inventário inicial é o registro organizado de toda a mercadoria com a qual o negócio começa: cada produto com seu código, a quantidade exata que existe no depósito e na exposição, o custo unitário pelo qual entrou e o valor total que esse estoque representa. É a fotografia de partida do controle: permite saber quanto havia antes de ocorrer o primeiro movimento e serve de referência para medir, mais adiante, o que foi comprado, o que foi vendido, o que se perdeu e quanto resta nas prateleiras.

Seu valor não está no documento em si, mas no fato de que tudo o mais é comparado com ele. A ficha de estoque começa com esses saldos iniciais; cada compra os aumenta e cada venda os diminui; quando mais adiante você faz uma contagem do estoque, consegue identificar sobras ou faltas porque existe uma base para comparar. Sem um inventário inicial confiável, o negócio opera às cegas desde o primeiro dia: vende sem saber ao certo o que tem, compra demais ou de menos, e as faltas aparecem justamente quando o cliente as reclama no balcão.

O que o modelo inclui

O modelo foi pensado para que a primeira contagem fique completa e organizada, sem misturar informações nem fazer contas à parte. Ao abri-lo você encontra uma tabela principal para registrar a mercadoria, colunas com fórmulas que calculam o valor de cada produto e uma folha de instruções com um exemplo resolvido. Em concreto:

Este mesmo modelo é o formulário de inventário inicial que também faz parte do kit de colocação em marcha do estoque; aqui você o encontra sozinho e pronto para baixar, pensado para quem procura diretamente este arquivo.

As colunas do modelo

Cada linha da tabela representa um produto diferente do negócio. Estas são as colunas que você vai encontrar e o que deve escrever em cada uma:

Um exemplo resolvido: farinha, óleo e o total do estoque

A melhor forma de entender o modelo é vê-lo funcionando. Imagine um armazém que acabou de abrir e decide registrar seu inventário inicial antes de vender a primeira unidade. A contagem física deixou isto no depósito: 25 pacotes de farinha de trigo de 1 kg, comprados a 12.000 cada, e 8 garrafas de óleo vegetal de 1 litro, a 9.500 cada. Assim ficam as duas primeiras linhas do arquivo:

A coluna Valor total não é digitada: contém uma fórmula que multiplica a quantidade inicial pelo custo unitário da linha. Na primeira, 25 vezes 12.000 dá 300.000; na segunda, 8 vezes 9.500 dá 76.000. Ao pé da tabela, a linha de totais soma a coluna e mostra o valor do estoque completo: 376.000. O exemplo usa valores sem símbolo de moeda de propósito: o modelo funciona igual em qualquer moeda, pois o custo é escrito naquela que o seu negócio utiliza.

Com esse valor registrado você já tem o ponto de comparação para o futuro. Se daqui a algum tempo fizer outra contagem e o valor do estoque não coincidir com o que seus movimentos mostram, saberá que há uma entrada ou saída não registrada, um erro de digitação ou uma perda que vale revisar a tempo, antes de virar um custo silencioso.

Como preencher o inventário inicial passo a passo

Colocar o modelo para funcionar é questão de método mais do que de tempo. A ordem recomendada é esta:

1. Conte fisicamente primeiro. Percorra depósito, exposição e vitrines e anote a quantidade real de cada produto num rascunho, sem confiar em listas antigas nem no que você acha que tem; a contagem física é a única fonte que importa no dia um.
2. Atribua um código único a cada produto. Use um número sequencial, o código de barras ou uma referência curta que não se repita, para que cada linha do modelo represente um só item e não haja confusões adiante.
3. Registre o custo unitário de cada produto: o valor que você realmente pagou na compra ou o último custo de reposição que conhece, para que o valor total reflita o que está investido naquele estoque.
4. Digite as linhas completas, sem pular colunas: unidade, categoria, localização e observações parecem detalhes, mas são o que permite filtrar as informações e encontrar um produto em segundos.
5. Confira os totais antes de encerrar: verifique se cada valor total da linha e a soma geral coincidem com seus cálculos; se o total não fechar, repasse linha por linha até achar o erro antes de dar o inventário por concluído.

Dicas para que o inventário inicial fique bem feito

Um modelo bem desenhado se preenche em pouco tempo; o que garante que o dado sirva é a disciplina com que ele é registrado. Estas práticas fazem a diferença:

• Faça o inventário inicial quando abrir o negócio ou justamente quando começar a usar um sistema de controle: essa é a base limpa sobre a qual se apoiarão todos os movimentos que você registrar depois.
• Guarde o arquivo como backup e mantenha uma cópia em outro lugar: será a referência do dia um para conciliar as contagens futuras e não deve se perder nem se misturar com outros formulários.
• Registre tudo no mesmo dia da contagem, sem deixar a digitação para amanhã. A mercadoria se move todos os dias, e o dado perde valor se não refletir exatamente o momento em que foi contado.
• Não misture os movimentos posteriores neste arquivo: as compras e vendas que acontecerem depois do dia um são registradas na ficha de estoque, não sobre as quantidades do inventário inicial.
• Deixe uma única pessoa responsável por manter o arquivo, para que as atualizações não fiquem espalhadas e sempre se saiba quem registrou cada mudança.

Quando vale passar do modelo para um software

O modelo no Excel resolve muito bem o inventário inicial de um negócio que está começando ou que trabalha com um volume razoável de produtos. Mas chega um ponto em que o arquivo fica pequeno: quando várias pessoas registram entradas e saídas e cada uma trabalha numa cópia diferente, quando você precisa saber o saldo de um produto em segundos sem filtrar centenas de linhas, ou quando quer que cada movimento atualize o estoque e o valor da mercadoria no mesmo instante em que ocorre, sem digitar duas vezes a mesma informação.

É aí que faz sentido dar o salto para um sistema de estoque. O Kardex Tauro permite carregar este mesmo inventário inicial, com seus produtos, quantidades e custos, como os saldos de partida do negócio; a partir daí você registra as compras e as vendas e o estoque se mantém atualizado sozinho, com o valor da mercadoria sempre à vista. O arquivo do dia um deixa de ser uma folha solta e vira a base de um controle que diz quanto há, quanto vale e o que convém repor.

Se o seu negócio ainda se apoia em papéis soltos ou em várias planilhas que não conversam entre si, comece baixando o modelo e deixe a contagem inicial registrada hoje: com essa base organizada, a migração para o Kardex Tauro mais adiante será rápida e sem transtornos.