Modelo de carta de solicitação em Word

Modelo de carta de solicitação em Word

Uma carta de solicitação é o documento mais simples e mais subestimado de qualquer processo: uma folha em que a pessoa pede algo por escrito, deixa claro quem é, explica por que está pedindo e anexa os papéis que sustentam o pedido. Quando está bem redigida, deixa de ser um favor e passa a ser um registro: fica uma data, um número de protocolo e uma resposta a ser esperada. Quando está mal redigida, volta, se perde em uma caixa de entrada ou recebe um não que ninguém consegue contestar, porque nunca ficou claro o que se estava pedindo.

Este modelo de carta de solicitação em Word foi montado para que você apenas preencha os campos. Ele traz a ordem que as entidades e as empresas esperam encontrar: cidade e data, dados de quem recebe, assunto, corpo com o pedido concreto, lista de anexos, dados de contato para a resposta e firma com número de documento. Não é um formulário para guardar em uma pasta: é um formulário para entregar hoje e guardar uma cópia com o selo ou o número de protocolo.

Serve igualmente para uma pessoa física, para um profissional autônomo ou para uma pequena empresa. Alguém que pede a revisão de uma conta de serviços, um trabalhador que solicita uma declaração de trabalho, um comerciante que pede a correção de um cadastro ou um fornecedor que pede cópia de um contrato: todos estão fazendo a mesma coisa. Mudam o destinatário e o motivo, mas a estrutura é a mesma, e é essa estrutura que você baixa aqui.

O que é uma carta de solicitação e por que vale escrevê-la

Uma carta de solicitação é uma comunicação formal, breve e dirigida, em que uma pessoa pede a uma entidade, a uma empresa ou a um setor interno algo concreto: uma declaração, uma cópia, uma correção, uma autorização, uma devolução, uma revisão ou uma resposta sobre um processo que já está aberto. Não é uma reclamação: o tom é neutro e o objetivo é deixar registrado o pedido.

O valor dela não está no estilo, mas no que ela deixa para trás. Uma carta protocolada com data comprova que o pedido foi feito, quando foi feito e a quem. É isso que depois permite cobrar uma resposta, pedir que o caso seja revisto ou simplesmente seguir o fio de um processo que já dura semanas. A maior parte dos problemas com solicitações não vem de uma negativa: vem de que nunca ficou claro o que foi pedido nem quando entrou.

Por isso a carta é escrita em tom respeitoso e direto, é assinada e é entregue com todos os anexos. Tudo o que se promete no corpo tem de estar junto, e tudo o que vai junto tem de ser mencionado no corpo.

Para que serve

• Pedir declarações e comprovantes: de trabalho, de residência, de estudos, de tempo de serviço ou de que uma conta está em dia.
• Solicitar correções ou esclarecimentos sobre uma fatura, um cadastro, uma cobrança ou um dado escrito errado.
• Pedir cópia de documentos ou de um processo que já está com a entidade.
• Apresentar um pedido dentro de um processo aberto, citando a data e o número de protocolo da etapa anterior.
• Pedir autorização para uma etapa específica, quando a entidade exige que o pedido vá assinado.
• Deixar registro interno, dentro de uma empresa, de que um setor pediu algo e a quem pediu.

O que o modelo inclui

A tabela a seguir mostra os blocos do arquivo tal como aparecem no documento, para que você saiba o que vai em cada um antes de abri-lo. Tudo o que está entre colchetes é seu para substituir.

Dados que vale ter à mão antes de escrever

Boa parte das cartas que voltam fazem isso por causa de um dado que não estava à vista. Antes de abrir o arquivo, reúna isto:

Como usar, passo a passo

1. Baixe o arquivo e salve com um nome que diga algo depois: a data e o assunto, por exemplo.
2. Substitua a cidade e a data. Escreva a data de entrega, não a do dia em que redigiu o rascunho.
3. Preencha o destinatário: entidade ou empresa e, na linha de atenção, o nome e o cargo de quem recebe. Se não souber o nome, deixe o setor responsável e confirme por telefone.
4. Escreva o assunto em uma única linha, começando com solicitação de, e use as mesmas palavras que a entidade usa para nomear esse processo.
5. Redija o parágrafo de identificação e solicitação. Inclua seu nome, seu documento, seu endereço e o que pede, nessa ordem.
6. Explique os motivos em duas ou três linhas. Se já existe um processo aberto, cite a data e o número de protocolo.
7. Substitua os três documentos da lista numerada pelos que você realmente vai anexar, e apague do texto os que não forem.
8. Preencha o bloco de dados de contato, indique o canal preferido para a resposta e revise o nome do setor ou da empresa que aparece no cabeçalho ou no rodapé antes de assinar.
9. Assine, faça duas cópias e entregue a carta. Na cópia que ficar com você, peça o selo ou o número de protocolo e arquive-a junto com os anexos.

Erros frequentes que tiram o valor da carta

• Pedir várias coisas ao mesmo tempo sem numerá-las. Se precisa de três coisas, enumere: cada uma só é respondida separadamente quando estão separadas.
• Anunciar anexos que não vão junto, ou anexar documentos que a carta nunca menciona.
• Deixar colchetes sem substituir: um nome ou um documento entre colchetes em uma carta assinada é o sinal mais rápido de que ninguém revisou.
• Datas que não batem entre o corpo, os anexos e a firma, ou períodos citados ao contrário.
• Erros de ortografia e acentos faltando, sobretudo no nome da entidade e no assunto.
• Citar pessoas ou empresas que não foram avisadas de que seriam mencionadas, ou escrever dados de terceiros sem permissão.
• Entregar o original e ficar sem cópia, sem selo e sem protocolo: nesse momento o pedido deixa de existir na prática.

Quando vale a pena passar para um sistema

Para uma solicitação pontual, um modelo em Word é suficiente e é o caminho mais rápido. O problema aparece quando as solicitações viram rotina: muitas cartas por mês, cada uma com o seu número de protocolo, os seus anexos e a sua data de resposta, e ninguém sabe qual ainda está pendente. Aí o arquivo de Word deixa de servir como controle e começa a faltar um registro. Se a sua empresa lida com esse volume, ou se além disso controla estoque, depósito e movimentações que também precisam de rastreio, vale a pena olhar o Kardex Tauro, que reúne documentos e movimentações em um só lugar em vez de espalhá-los por pastas. Se você escreve duas ou três cartas por ano, fique com o modelo: ele faz bem o seu trabalho.

Como toda ferramenta de redação, este modelo é um guia geral de uso interno e pessoal: cada entidade tem os seus próprios requisitos. Antes de entregar, confirme com a repartição qual documento ela exige e em que formato o aceita.

Este modelo faz parte do índice de modelos de Word, que reúne os 90 agrupados por família.