Modelo de plano de integração de pessoal em Word

Modelo de plano de integração de pessoal em Word

Todo negócio pequeno conhece aquela primeira semana incômoda: entra alguém com vontade, pergunta pouco, erra em tarefas que pareciam óbvias e, em poucos dias, já está resolvendo por conta própria coisas que ninguém explicou. Quase nunca é falta de vontade do colaborador; é falta de um plano. Este modelo de plano de integração de pessoal em Word existe exatamente para isso: deixar por escrito o que se prepara antes de a pessoa chegar, o que acontece no primeiro dia, o que se cobre na primeira semana e o que se revisa durante o primeiro mês.

O formato foi pensado para depósitos, armazéns, lojas e pequenas empresas onde não existe um setor de recursos humanos e a integração acaba sendo conduzida pelo dono, pelo supervisor do depósito ou pelo colega mais antigo. É um documento de uma página e meia, pronto para preencher no Word, com tabela de controle, caixas de marcação, listas de verificação, perguntas de avaliação e assinaturas no final.

Ele não pretende substituir o critério de quem o utiliza. É uma ordem: você decide quais temas se aplicam a cada cargo, quem acompanha o novo colaborador e como verifica se ele entendeu. O que o modelo evita é improvisar na frente da pessoa, esquecer a segurança porque o dia foi corrido e não ter nada para mostrar quando alguém pergunta o que foi explicado ao novo.

O que é e para que serve

Um plano de integração é o caminho que o novo colaborador percorre desde antes de assinar até o encerramento do primeiro mês. Serve para explicar uma única vez, bem e em ordem, aquilo que, de outra forma, seria repetido em pedaços durante semanas: como o negócio funciona, o que se espera do cargo, quais riscos existem e a quem perguntar quando algo não se sabe.

• Deixar claro desde o primeiro dia o que se espera do cargo e como se percebe quando está sendo bem feito.
• Dar nome próprio às responsabilidades: quem prepara o posto, quem explica cada tema e quem assina no final.
• Evitar que a integração dependa da memória de uma única pessoa, que pode estar doente ou de férias justamente naquela semana.
• Reduzir os erros caros dos primeiros dias: mercadoria guardada no lugar errado, preços cobrados de forma incorreta, devoluções mal encaminhadas, reclamações mal atendidas.
• Cobrir o básico de segurança e saúde em tempo, e não depois do primeiro susto.
• Deixar um registro assinado do que foi explicado, útil quando o gestor muda, quando alguém pergunta por que algo é feito de determinada maneira ou quando o mesmo processo precisa ser repetido com o próximo colaborador.

O que o modelo inclui

O arquivo traz nove blocos já montados, além da tabela de controle e do rodapé com o nome da empresa. A tabela abaixo resume o que se escreve em cada um deles.

O plano em quatro momentos

O modelo se entende melhor quando lido como quatro momentos encadeados e não como uma lista solta de temas. São sempre os mesmos: antes do primeiro dia, o primeiro dia, a primeira semana e o primeiro mês. Cada um responde a uma pergunta diferente do negócio e nenhum deles deveria ser pulado, nem mesmo quando a contratação é urgente.

Antes do primeiro dia: preparar, não explicar

Nesse momento ainda não há ninguém para ouvir explicações, apenas coisas que precisam ficar prontas. Um colaborador que chega na segunda-feira e encontra o posto sem limpeza, sem ferramentas e sem uniforme no tamanho certo começa a duvidar do negócio antes de executar a primeira tarefa, e essa primeira impressão pesa mais do que se imagina. A tabela do modelo é preenchida com datas reais e um responsável por linha; escrever "todos" equivale a não escrever nada. O exemplo abaixo mostra como ela fica depois de preenchida.

O primeiro dia: agenda com horários

O primeiro dia não é para encher a cabeça de informação, mas para que a pessoa saiba onde está. Uma agenda razoável abre com a recepção e a entrega dos recursos, segue com a visita às instalações e a apresentação à equipe, e deixa para a tarde a explicação geral da função com o gestor imediato. Encerrar o dia com dez minutos de perguntas abertas rende mais do que qualquer discurso, porque a dúvida que não é feita na segunda-feira vira erro na quinta. Como referência, a agenda cobre: chegada e recepção, visita às instalações, apresentação à equipe, entrega de uniforme e ferramentas, explicação geral do cargo, almoço com o colega de referência e fechamento do dia com dúvidas. O modelo traz a tabela com as colunas de horário, atividade, quem conduz e local, além de espaço para oito a dez blocos.

A primeira semana: seis temas já escritos

A primeira semana é onde a função é realmente aprendida. O modelo já traz seis temas, um por dia, com a coluna de quem acompanha e a de qual material ou registro fica daquela jornada. A ordem importa: primeiro o negócio, depois o local, em seguida o trabalho e, por último, o cliente.

O primeiro mês: encerrar o que ficou aberto

O quarto momento é o mais esquecido e o que mais retorno dá. A tabela do primeiro mês existe para programar o que não caberia em uma semana: revisar o sistema de estoque com casos reais, conferir os relatórios que o colaborador já entrega sozinho, praticar o tratamento de uma reclamação difícil e confirmar que ele entende como o seu trabalho é medido. Cada linha leva semana, tema, responsável e prazo. Quatro meses depois ninguém lembra o que ficou pendente, mas o papel lembra.

Temas obrigatórios da integração

Estes temas são sempre apresentados, sem exceção, e o colaborador assina que tomou conhecimento. Não dependem do cargo nem da área e não deveriam ficar para depois, porque sempre aparece algo mais urgente.

1. Regulamento interno e regras de convivência no local de trabalho.
2. Segurança e saúde: riscos do posto e equipamentos de proteção individual.
3. Tratamento de informações e de dados de clientes e fornecedores.
4. Ferramentas e sistemas que serão usados na função.
5. Processos do cargo: o que recebe, o que entrega e com quem se articula.
6. Jornada, registro de ponto, intervalos, pagamentos e pedido de licenças.
7. A quem recorrer em uma emergência, em uma reclamação ou após um acidente.

Como usar o modelo passo a passo

1. Baixe o arquivo e abra no Word. Salve com o nome do colaborador, e não como um modelo em branco: assim você monta um histórico por pessoa.
2. Substitua o nome da empresa no rodapé pelo do seu negócio e ajuste o cabeçalho ou o logotipo, caso costume usá-los.
3. Na tabela de controle, troque o código do documento [ID-___] pelo número seguinte da sua sequência de arquivo, e preencha a versão e a data.
4. Preencha os dados do colaborador e do processo: cargo, área, gestor imediato, modalidade e quem conduz a integração.
5. Monte a tabela de antes do primeiro dia com responsáveis com nome próprio e datas concretas, nunca com expressões como "a área" ou "quando der".
6. Programe a agenda do primeiro dia com horários e um responsável por bloco. Deixe a tarde mais leve e com espaço para perguntas.
7. Complete a primeira semana e o primeiro mês escrevendo o tema de cada dia e de cada semana, e não apenas o nome do setor.
8. Imprima o documento, percorra-o com o colaborador presente, responda às cinco perguntas de avaliação e assine no final. Arquive o original com os anexos e entregue uma cópia a cada signatário.

Erros frequentes e o que conferir antes de assinar

• Conduzir a integração de memória, sem o documento à vista: os temas se perdem e depois ninguém sabe o que foi explicado.
• Explicar a operação no primeiro dia e deixar segurança e temas obrigatórios para depois, quando ninguém mais os revisa.
• Escrever "todos" ou "a área" como responsável: sem nome, a tarefa não é feita.
• Entregar uniforme, ferramentas, chaves ou senhas sem registrar o que saiu e como será devolvido.
• Assinar o encerramento sem ter respondido às cinco perguntas de avaliação, o que esvazia o sentido da assinatura.
• Guardar o plano apenas no computador de uma pessoa e sem o anexo dos recursos entregues.

Quando vale a pena migrar para um sistema

O modelo em Word é perfeito enquanto as contratações são poucas e cada integração pode ser conduzida com calma. Ele começa a ficar curto quando o negócio contrata com frequência, quando existem várias unidades e ninguém sabe ao certo quem assinou o quê, quando os documentos ficam em pastas diferentes, quando é preciso comprovar que um tema de segurança foi explicado no dia correspondente, ou quando a rotatividade faz a mesma informação ser repetida a cada poucos meses. Nesse ponto o papel passa a ser o gargalo, e vale a pena apoiar-se em um sistema que guarde o histórico do colaborador e avise a pessoa certa no momento certo. O Kardex Tauro permite manter a integração, os recursos entregues e as assinaturas dentro do mesmo sistema onde o estoque já é controlado, de modo que o documento não se perca nem se duplique. Antes de dar esse passo, porém, o modelo continua útil: um processo que não está claro no papel também não ficará claro dentro de um sistema.

Este modelo faz parte do índice de modelos de Word, que os reúne agrupados por família.