Modelo de orçamento de evento em Excel

Modelo de orçamento de evento em Excel

Organizar uma festa de família ou um evento de um pequeno negócio quase sempre começa numa folha solta: o salão, a comida e a bebida, o som, a decoração e os convites anotados a lápis, na esperança de não esquecer nenhuma linha. Quando essas cifras são somadas à mão, basta um gasto perdido ou um preço copiado errado para mudar o total, e a surpresa aparece na última semana, quando já não sobra espaço para renegociar com os fornecedores.

O modelo de orçamento de evento em Excel transforma esse rascunho numa planilha organizada: cada gasto é escrito com a sua quantidade e o seu custo unitário, o subtotal é calculado sozinho, o total é comparado com o orçamento aprovado e o gasto é dividido entre os participantes previstos. Assim se sabe, antes de assumir qualquer compromisso, se o evento cabe no dinheiro disponível e quanto custa cada convidado.

Serve para uma família que organiza um casamento, um batizado ou um aniversário com um valor fixo, e também para um salão, um serviço de buffet, uma empresa de som ou qualquer pessoa que faça orçamentos de eventos e precise entender o que sobra em cada trabalho. É um arquivo gratuito: baixa, abre no Excel e preenche, sem macros, sem senhas e sem instalar nada no computador.

O que o modelo resolve e para quem foi pensado

• Reúne a lista de gastos numa única tabela, com rubro, detalhes, quantidade e custo unitário, em vez de cadernos e papéis soltos.
• Calcula o subtotal de cada item e o total do evento sem fórmulas escritas à mão.
• Compara esse total com o orçamento aprovado e avisa se o resultado fica a favor ou contra.
• Divide o gasto entre os participantes previstos e devolve o custo por participante.
• Distribui o total entre seis rubros: salão, alimentação e bebidas, som e iluminação, decoração, convites e imprevistos.
• Registra o que já foi pago e o que continua pendente, para que nenhuma fatura fique fora de controle.
• Funciona igual para uma festa de bairro e para o orçamento formal de um cliente.

Um orçamento que só existe na cabeça é um orçamento que não pode ser conferido. Escrito e organizado, ele passa a ser algo que se compara, se discute e se corrige enquanto ainda dá tempo de trocar de fornecedor ou cortar uma linha. É esse o sentido do arquivo: tornar o dinheiro visível desde o começo, quando decidir ainda custa pouco.

O que vem dentro do arquivo

As colunas da tabela de itens

Um evento com 120 participantes, com os números do exemplo

Vamos supor um evento com 120 participantes e um orçamento aprovado de 8.000.000. Estes são os itens lançados e o resultado que a planilha devolve:

O total da tabela é 7.000.000 contra um orçamento aprovado de 8.000.000, então a diferença fica a favor em 1.000.000: esse dinheiro continua livre para um gasto novo ou simplesmente não é tocado. O custo por participante é 58.333,33, que sai da divisão do total pelos 120 participantes previstos.

Na planilha Pagamentos, o mesmo rubro de alimentação e bebidas é registrado com o seu valor e o seu abono, e a planilha devolve o saldo e a situação:

O saldo de 900.000 é o que falta entregar ao fornecedor antes da data. Se o mesmo rubro aparecer dividido em vários pagamentos, cada linha mantém o seu próprio saldo e o registro completo mostra quanto já foi entregue no total.

Se a comparação tivesse deixado o total acima do orçamento aprovado, a planilha marcaria o resultado contra, e é nesse momento que se cortam itens, se negociam preços ou se buscam mais recursos antes de confirmar a data com os convidados.

Como usar, passo a passo

1. Abra o arquivo no Excel e fique na planilha Orçamento do evento.
2. Escreva o nome do evento, a data, o local, os participantes previstos e o orçamento aprovado.
3. Na primeira linha da tabela escolha o rubro na lista suspensa.
4. Escreva os detalhes, a quantidade e o custo unitário; o subtotal aparece na hora.
5. Repita o procedimento nas linhas seguintes até terminar a lista de gastos.
6. Deixe em branco as linhas que não usar: uma linha sem quantidade ou sem custo unitário não mostra subtotal, por isso não escreva zeros de recheio.
7. Anote na coluna pago o que já foi entregue por cada item; o saldo a pagar é recalculado sozinho.
8. Passe para a planilha Pagamentos e registre cada entrega com data, rubro, fornecedor, valor e abono; a situação é escolhida na lista suspensa.

Com a lista completa, volte ao resumo por rubro e à comparação com o orçamento aprovado. Essa última leitura é a que permite decidir se o evento é confirmado do jeito que está ou se ainda falta ajustar algo antes de fechar os contratos.

Como ler o resultado

A primeira coisa a olhar é o total contra o orçamento aprovado. Essa comparação decide se o evento é viável como foi planejado ou se algo precisa mudar de lugar. A situação a favor significa que ainda sobra dinheiro do valor previsto; a situação contra avisa que o gasto já passou do limite e que é preciso cortar ou conseguir mais recursos.

A segunda coisa é o resumo por rubro, que mostra quanto pesa cada grupo de gastos dentro do total. Quando um rubro leva uma parte muito grande, qualquer mudança de preço nesse ponto atinge o orçamento inteiro; quando os rubros estão distribuídos, o evento aguenta melhor um ajuste de última hora. O valor do resumo tem de coincidir com o total da tabela: se não coincidir, alguma linha ficou com o rubro digitado à mão em vez de escolhido na lista suspensa.

A terceira coisa é o custo por participante. Esse número é o que se usa para negociar: se cada convidado custa mais do que se pensava, dá para encurtar a lista de convites, mudar o menu ou procurar um salão com outro preço. Ele também serve para fixar o valor de um orçamento quando o evento é um trabalho e não uma festa da própria família.

No fim da revisão está a planilha Pagamentos. Ali se vê quais fornecedores já receberam dinheiro e quais continuam esperando. Um saldo pendente alto com poucos dias de antecedência é um sinal de alerta; o pagamento parcial deixa o item com a situação marcada e o registro completo evita discussão no dia do evento.

Erros frequentes

• Digitar o rubro à mão em vez de escolhê-lo na lista: o resumo por rubro deixa de coincidir com o total.
• Deixar linhas com zeros de recheio, que confundem a leitura e distorcem o custo por participante.
• Esquecer a linha de imprevistos, justamente a única que cobre uma mudança de última hora.
• Anotar o preço total de um serviço no custo unitário sem conferir a quantidade, e o subtotal se multiplica sem avisar.
• Somar à mão a coluna de percentual do total e achar que o total está errado, quando essa coluna não entra na soma da linha de totais.
• Registrar os pagamentos na planilha do orçamento em vez da planilha destinada a eles, e perder o rastro dos saldos por fornecedor.
• Confundir o orçamento aprovado com o total calculado: um é o limite disponível e o outro é o que o evento custa hoje.

Quando vale a pena passar para um sistema

A planilha dá conta enquanto os eventos se contam nos dedos de uma mão e uma só pessoa cuida da lista. Quando cada cliente precisa do seu próprio orçamento, quando há vários orçamentos abertos ao mesmo tempo ou quando os pagamentos se espalham por semanas, manter tudo num arquivo fica frágil: ninguém sabe ao certo qual é a versão boa.

Nesse ponto vale a pena dar o salto para um sistema de controle interno, em que cada evento tem a sua ficha, cada pagamento fica com data e responsável, e o saldo é consultado sem abrir pastas. O Kardex Tauro foi pensado para isso: organiza o controle do dinheiro e dos documentos do negócio num só lugar, sem que a informação dependa da memória de quem montou a planilha.

Enquanto isso, a planilha faz o seu trabalho: é gratuita, se adapta a qualquer moeda e pode ser reaproveitada evento após evento copiando o arquivo e trocando os dados. O importante é preenchê-la com preços reais, revisá-la na mesma semana em que os orçamentos chegam e não deixar para a véspera.