Modelo de orçamento familiar em Excel

Modelo de orçamento familiar em Excel

A primeira vez que uma família senta para olhar o dinheiro da casa, a surpresa costuma ser incômoda: ninguém sabe com precisão quanto entrou no mês passado, quanto saiu nem para onde foi. As contas vivem espalhadas entre recibos, mensagens, saques e anotações soltas, e no fim do mês sobra só a sensação de que algo não fecha. Este modelo ataca exatamente esse ponto: não tenta fazer a família ganhar mais, e sim colocar os números da casa em um só lugar, mês a mês, para que as decisões deixem de ser chute.

Um orçamento familiar é uma ferramenta de controle interno. Na matriz de doze meses você digita cada rubro uma única vez, coluna por coluna, e a planilha faz o resto: soma as receitas, soma as despesas, calcula o resultado de cada mês e vai encadeando o resultado acumulado do ano. Depois, a planilha de comparação coloca lado a lado o valor que tinha sido previsto e o valor realizado, para que a diferença apareça antes de virar discussão.

Ela foi feita para famílias e para quem quer organizar o dinheiro sem complicação: casais que dividem as contas da casa, pessoas que moram sozinhas, casas com filhos e também pequenos negócios da família que misturam o dinheiro da loja com o dinheiro da casa e precisam separar os dois. Não é preciso entender de Excel: se você sabe digitar um número em uma célula e andar com as setas, já sabe usar este modelo.

O que é e para que serve

• Ver o mês inteiro de uma vez: as receitas em cima, as despesas embaixo e o resultado do mês em uma única linha.
• Comparar o previsto com o realizado: a segunda planilha coloca o orçamento do ano ao lado do que de fato se gastou ou se recebeu.
• Enxergar os desvios a tempo: a coluna de diferença e a de percentual utilizado mostram qual rubro passou e qual ficou abaixo.
• Olhar o ano, não só o mês: o resultado acumulado encadeia os doze resultados e mostra como o ano está indo de verdade.
• Tratar a poupança como uma despesa a mais: a linha de poupança é prevista como o aluguel, e assim deixa de ser o que sobra quando sobra.
• Guardar um histórico: quando o ano fecha, o arquivo fica como registro de como o dinheiro da casa se moveu.

O que o arquivo traz

Exemplo numérico

Para ver como funciona, imaginemos uma casa que recebe por mês um salário de 3.200.000 e outras receitas de 300.000. No total entram 3.500.000 por mês. Do outro lado, as despesas se dividem assim: 900.000 de moradia, 700.000 de alimentação, 300.000 de transporte, 250.000 de contas, 200.000 de educação, 150.000 de saúde, 300.000 de dívidas, 300.000 de poupança e 100.000 de outras despesas. A soma dá 3.200.000, então o resultado do mês fica em 300.000.

Se esse mês se repetir durante todo o ano, a despesa anual chega a 38.400.000 e o acumulado do ano fecha em 3.600.000. É esse o número que a planilha vai construindo mês a mês e que a linha de conferência vigia: o acumulado tem que ser ao mesmo tempo o resultado acumulado do mês doze e a soma dos doze resultados do mês, e a conferência avisa quando os dois valores não coincidem.

A segunda planilha conta a outra metade da história. Nela a alimentação tinha sido prevista para o ano em 8.400.000 e o realizado foi 9.000.000: a diferença é de 600.000 acima do previsto, e a situação que lhe corresponde é a de acima. O percentual utilizado desse rubro fica acima da unidade, que é justamente o sinal de alerta que a planilha existe para dar.

No fim dessa planilha aparece o resumo por situação, que agrupa os rubros em três blocos: os que ficaram dentro do previsto, os que passaram e os que ficaram abaixo, com o total da diferença. Esse resumo é o primeiro que vale a pena ler, porque mostra de uma vez se o problema do ano foi um rubro isolado ou se toda a estrutura das despesas se deslocou.

Como usar, passo a passo

Antes de começar, salve uma cópia do arquivo com o nome do ano. Assim, quando o ano fechar, o registro já está guardado e você pode começar o seguinte do zero sem apagar nada.

1. Escreva no alto o ano e a moeda e, se quiser, uma meta de poupança do mês. O modelo não traz símbolo de moeda, então funciona em qualquer país.
2. Digite as receitas da casa em cada mês, separando o salário ou a renda principal das outras receitas.
3. Digite as despesas mês a mês, rubro por rubro. Deixe em branco o mês que não se aplicar em vez de escrever zeros de recheio.
4. Olhe a linha do resultado do mês e a do resultado acumulado: é ali que se vê se a casa está gastando mais do que recebe.
5. Passe para a planilha Real vs planejado e escreva o previsto do ano e o realizado de cada rubro.
6. Escolha a situação de cada rubro na lista suspensa. A diferença e o percentual utilizado são calculados sozinhos.
7. Leia o resumo por situação: nele aparecem juntos os rubros que ficaram dentro do previsto, os que passaram e os que ficaram abaixo.
8. Ajuste o mês seguinte com o que aprendeu. O modelo pode ser reutilizado quantas vezes você quiser, inclusive em anos diferentes.

Como ler o resultado

A primeira coisa a olhar não é o total do ano, e sim o resultado de cada mês, porque um mês ruim ainda dá tempo de corrigir e um ano ruim não. Se o resultado do mês é positivo, a casa gastou menos do que recebeu; se é negativo, esse mês foi coberto com poupança ou com dívida. A segunda coisa é o comportamento do acumulado: mesmo que cada mês pareça pequeno, três ou quatro meses seguidos no negativo mudam por completo a foto do ano. Se o acumulado vem caindo mês após mês, o ajuste já não depende de uma despesa pontual, e sim do tamanho das despesas fixas.

Depois vale a pena descer aos rubros. Na planilha de comparação nem todo desvio pesa igual: passar na alimentação ou no transporte costuma ser corrigível no mês seguinte, enquanto passar de forma seguida nas dívidas ou deixar a poupança em zero são sinais de uma estrutura que não se sustenta. Um bom hábito é revisar apenas três ou quatro rubros por mês, em ordem de importância, em vez de tentar arrumar tudo de uma vez. O exercício rende mais quando acontece sempre no mesmo dia do mês, e muito mais quando a família inteira olha junto.

Erros frequentes

• Escrever zeros onde não há dado: os meses sem movimento ficam em branco; um zero de recheio distorce as somas e as comparações.
• Prever números redondos que não existem: se a despesa real nunca é redonda, escreva o valor mais próximo da realidade e ajuste depois.
• Esquecer as despesas que não chegam todo mês: os pagamentos trimestrais ou anuais também entram; distribua-os ou coloque-os no mês em que são pagos.
• Não prever a poupança: se a poupança só se enche com o que sobra, quase nunca sobra nada. É uma linha de despesa como qualquer outra.
• Deixar receitas irregulares fora da matriz: os trabalhos de temporada ou as receitas variáveis se distribuem entre os meses, em vez de ficarem todos concentrados em um só.
• Deixar a planilha fechada: um orçamento só funciona se for revisado. Dez minutos uma vez por mês bastam para mantê-lo vivo.

Quando vale a pena passar para um sistema

Uma planilha cobre muito bem a casa: são poucas linhas, os números são olhados uma vez por mês e compartilhar um arquivo aberto é suficiente. Mas chega um ponto em que ela deixa de ser confortável. Quando várias pessoas digitam ao mesmo tempo, quando as receitas vêm de vários lugares e mudam toda semana ou quando o orçamento precisa ser consultado pelo celular, a planilha começa a gerar dúvidas: ninguém sabe ao certo qual é a última versão nem quem mudou qual número.

Esse é o momento de pensar em um sistema de gestão. O Kardex Tauro ajuda sobretudo quando o dinheiro da casa se cruza com um pequeno negócio, porque além do controle interno permite levar estoque, compras e contas no mesmo lugar onde os números são lidos. Enquanto a família administra apenas o próprio dinheiro, este modelo gratuito é mais do que suficiente; a mudança se justifica quando entram várias pessoas, vários negócios ou a necessidade de consultar tudo pelo telefone.