Modelo de livro caixa no Excel: débito, crédito e saldo
Modelo de livro caixa no Excel: débito, crédito e saldo
O caixa é a conta que mais se movimenta numa empresa pequena e a que menos rastro deixa. Recebe-se em dinheiro, paga-se o motoboy, compra-se um cartucho de tinta e, no fim do dia, ninguém sabe com certeza quanto deveria haver na gaveta. Essa diferença entre o que se imagina e o que existe de fato é o problema que um livro caixa resolve.
Este modelo de livro caixa no Excel reúne os movimentos de dinheiro numa única planilha, com o saldo corrido calculado automaticamente. Ele traz 200 movimentos, saldo inicial editável no cabeçalho, totais do período, bloco de fechamento e uma planilha de resumo mensal com doze linhas e totais.
⬇ Baixar o modelo (Excel .xlsx)O que é um livro caixa e para quem serve
O livro caixa é o registro ordenado do dinheiro em espécie: cada entrada e cada saída, na ordem em que aconteceram. A coluna de débito recebe o que entrou no caixa, como vendas à vista, aportes do dono e devoluções de caixa pequeno. A coluna de crédito recebe o que saiu: pagamentos a fornecedores, despesas miúdas, compra de material e retiradas. A diferença acumulada entre as duas colunas é o saldo, e é esse saldo que deveria estar na gaveta no fechamento do dia.
Serve para qualquer negócio que trabalhe com dinheiro todos os dias: mercadinhos, padarias, oficinas, consultórios, restaurantes, lojas de material de construção, papelarias e também os escritórios que mantêm um caixa pequeno para despesas miúdas. Não exige um sistema contábil completo nem conhecimento avançado; exige disciplina para anotar cada movimento no dia em que ele acontece.
Vale deixar claro desde o início o que este arquivo é e o que não é. É uma ferramenta de controle interno, um formato de apoio para uso privado do negócio. Não é um documento oficial, não substitui nenhum registro obrigatório e não pretende ser. O que ele faz é organizar a informação para que você possa revisá-la, comprová-la e explicá-la quando alguém pedir.
Só dinheiro em espécie, não banco
Um ponto que costuma confundir: este é o livro do caixa físico, o dinheiro que se conta com a mão. Não é o fluxo de caixa publicado nos relatórios, porque esse mistura caixa, bancos e aplicações de curto prazo. Quando você precisa do detalhe de uma conta bancária, esse é outro registro, o livro banco. Aqui entram apenas as notas e as moedas que passam pela gaveta, mais o dinheiro que se retira do banco para trabalhar no dia.
O que o modelo inclui
A planilha principal está pronta para trabalhar desde o primeiro movimento: escreve-se a data, o conceito e o valor, e o saldo se calcula sozinho. Isto é o que o arquivo traz.
| Item | Para que serve |
|---|---|
| 200 movimentos | Espaço para um mês inteiro de um caixa de movimento médio, ampliável copiando a fórmula da última linha para baixo. |
| Saldo inicial no cabeçalho | Escreve-se uma única vez, ao abrir o período, e alimenta toda a coluna de saldo. |
| Saldo corrido automático | Soma o que entra, subtrai o que sai e mostra o saldo depois de cada movimento, sem fórmulas manuais. |
| Totais do período | Soma as colunas de débito e crédito no pé da tabela e as compara com o saldo final. |
| Bloco de fechamento | Resume o saldo inicial, os movimentos e o saldo final para assinar a conferência do dia ou do mês. |
| Planilha de resumo mensal | Doze linhas, uma por mês, com o total de entradas, o total de saídas e o saldo de cada período. |
| Coluna de comprovante | Guarda o número do recibo ou do documento que dá suporte a cada movimento. |
As colunas da planilha
A tabela tem oito colunas. Sete são digitadas à mão e a do saldo é calculada. A última fica livre para as observações do dia.
| Coluna | O que se escreve | Tipo |
|---|---|---|
| Data | Dia em que o dinheiro entrou ou saiu do caixa. | Manual |
| Comprovante | Número do recibo, da nota ou do documento interno do movimento. | Manual |
| Conceito | Explicação curta: venda à vista, pagamento de aluguel, recebimento de cliente. | Manual |
| Terceiro | Cliente, fornecedor ou pessoa que entrega ou recebe o dinheiro. | Manual |
| Débito | Valor que entra no caixa. Somente números, sem símbolo de moeda. | Manual |
| Crédito | Valor que sai do caixa. Somente números, sem símbolo de moeda. | Manual |
| Saldo | Saldo depois desse movimento, calculado com o saldo da linha anterior. | Automática |
| Observações | Notas: falta na conferência, troca de responsável, documento pendente. | Manual |
Como o saldo funciona, com um exemplo
O cálculo é uma subtração encadeada: o saldo de cada linha é o saldo da linha anterior, mais o que entrou pelo débito, menos o que saiu pelo crédito. Com o saldo inicial em 500.000, um período de três movimentos fica assim.
| Data | Conceito | Débito | Crédito | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| Início | Saldo inicial | 500.000 | ||
| 03/09 | Venda à vista | 1.200.000 | 1.700.000 | |
| 04/09 | Pagamento do aluguel | 500.000 | 1.200.000 | |
| 05/09 | Recebimento de cliente | 300.000 | 1.500.000 | |
| Total | Totais do período | 1.500.000 | 500.000 | 1.500.000 |
Leia a tabela de cima para baixo. O saldo começa em 500.000. A venda do dia 03/09 soma 1.200.000 ao débito e deixa o saldo em 1.700.000. O pagamento do aluguel do dia 04/09 vai ao crédito por 500.000 e baixa o saldo para 1.200.000. O recebimento do dia 05/09 soma 300.000 ao débito e deixa o saldo em 1.500.000. No pé, o débito do período soma 1.500.000, o crédito soma 500.000 e o saldo final é 1.500.000.
A conferência é simples e vale a pena fazer sempre: saldo inicial mais total de débito menos total de crédito deve dar o saldo final. No exemplo, 500.000 mais 1.500.000 menos 500.000 é igual a 1.500.000, e coincide com a última linha. Se essa conta não fecha, há uma linha digitada errada ou uma fórmula que não foi arrastada até o fim.
Passo a passo para manter o livro
- Abra o arquivo e escreva no cabeçalho o saldo inicial, que é o dinheiro contado no momento de começar. Se partir de zero, escreva 0.
- Anote cada movimento no mesmo dia: a data, o número do comprovante, o conceito em poucas palavras, o terceiro e o valor na coluna correspondente.
- Verifique se a coluna de saldo chega até a última linha preenchida. Se você acrescentou movimentos, arraste a fórmula da linha anterior para não deixar buracos.
- Ao fechar o dia, conte o dinheiro da gaveta e compare com o saldo da última linha. Se não coincidirem, revise os documentos antes de ajustar qualquer coisa.
- Ao terminar o mês, leia o bloco de fechamento e anote a diferença da conferência em observações, com a explicação e a data em que foi resolvida.
- Guarde uma cópia do arquivo por mês, com o mês no nome, para que o histórico fique separado e seja fácil de consultar.
Dicas e erros comuns
- Um único responsável. Se duas pessoas movimentam o mesmo caixa, cada uma assina o seu movimento e a troca de turno é anotada em observações. Sem responsável claro, a diferença não pode ser rastreada.
- O documento não é opcional. Cada linha precisa de um recibo, de uma nota ou de um bilhete interno. Um movimento sem papel é esquecido e, três meses depois, ninguém lembra do que se tratava.
- Não misture caixa com banco. Uma retirada do banco que entra na gaveta é registrada; um pagamento feito por transferência não é. Se o dinheiro não passou pelo caixa físico, ele não entra neste livro.
- Cuide das datas. A ordem das datas é o que torna o saldo corrido legível. Se você anotar um movimento do dia 04/09 depois do dia 09/03, o saldo intermediário fica alterado e a revisão vira um quebra-cabeça.
- Não escreva o sinal de porcentagem nem símbolos de moeda. As colunas são de números; os símbolos sujam as somas e complicam a formatação.
- Lembre o que é este arquivo. É um formato de controle interno e de uso privado; não é um documento oficial e não substitui nenhum registro obrigatório.
Quando passar para um software
O livro caixa no Excel funciona bem enquanto houver um caixa e uma pessoa para cuidar dele. Quando surgem dois operadores no mesmo turno, várias unidades, vendas com cartão e em dinheiro na mesma operação, ou um volume de movimentos que já não cabe com folga numa planilha, o arquivo começa a ficar pequeno. É aí que o Kardex Tauro entra na conversa: o sistema registra o movimento uma única vez, deixa tudo amarrado ao documento e ao terceiro e monta o fechamento sem redigitar cifras.
O sinal mais claro de que o momento chegou é o tempo. Se fechar o caixa demora mais do que atender os clientes, ou se cada conferência termina numa discussão sobre qual linha está errada, o controle manual já está custando mais do que entrega. Com o Kardex Tauro a informação do caixa fica no mesmo lugar das compras, das vendas e dos outros livros, e o resumo do dia é consultado sem abrir cinco arquivos diferentes.
Enquanto esse momento não chega, um livro caixa organizado continua sendo a forma mais econômica de saber quanto existe e por que existe isso. Baixe o modelo, escreva o saldo inicial e comece hoje com o primeiro movimento.
⬇ Baixar o modelo (Excel .xlsx)
