Plantilla de cuentas por pagar en Excel: pagos y vencimientos

Plantilla de cuentas por pagar en Excel: pagos y vencimientos

Todo negocio compra a crédito: la mercancía llega hoy y la factura se paga después. Cuando esas facturas se manejan de memoria, el día de pago no lo decide la empresa sino la presión del proveedor que llama primero, y la cuenta por pagar se convierte en una sorpresa: llega un cobrador, aparece un interés por mora o se paga dos veces el mismo documento.

Esta plantilla de cuentas por pagar en Excel está pensada para ordenar justamente eso: trae espacio para doscientas facturas con su saldo, sus días para vencer y su estado, que la hoja calcula por usted, y un resumen con el total por pagar, el total vencido y las cuentas agrupadas por estado.

El eje de este formato es simple y no se debe perder de vista: es el dinero que usted debe. Su uso correcto no termina en la hoja, sino que se cruza cada semana con el flujo de caja, que es donde se ve si de verdad hay con qué pagar. Esa combinación es la que evita prometer una fecha de pago a un proveedor y luego incumplirla.

Qué son las cuentas por pagar y para quién sirve

Las cuentas por pagar son todas las obligaciones que el negocio tiene con terceros por bienes o servicios recibidos y todavía no pagados: la factura de la mercancía, el arriendo del local, los servicios públicos, el flete, los honorarios del contador, la publicidad y cualquier otra compra a crédito. Cada una tiene tres datos que importan: cuánto se debe, a quién y desde cuándo. Cuando esos tres datos viven solo en la memoria del dueño o en una pila de papeles, la empresa pierde el control sobre la parte más delicada de su dinero: el que ya se gastó y todavía no se ha pagado.

Esta plantilla sirve para el dueño del negocio que quiere saber cuánto debe antes de comprometer un pago, para el auxiliar administrativo que maneja las facturas de proveedores y para cualquier persona encargada de preparar la lista de pagos de la semana. No exige conocimientos contables: se llena con el nombre del proveedor, el número del documento, las fechas, el valor y los abonos que se van haciendo, y las columnas de cálculo resuelven el resto.

Conviene distinguirla con claridad de la plantilla de cuentas por cobrar. Son dos listas espejo y con frecuencia se confunden. Las cuentas por cobrar son el dinero que le deben a usted y el trabajo allí es llamar y cobrar; las cuentas por pagar son el dinero que usted debe y el trabajo aquí es decidir a quién se le paga primero sin quedarse sin efectivo. Son dos problemas distintos, y cada uno tiene su propio formato.

Por qué hay que mirarlas todas las semanas

Una cuenta por pagar no se mueve sola: se mueve cuando alguien decide pagarla. Si nadie la mira, solo se entera de ella cuando el proveedor suspende el despacho, cuando llega el cobrador o cuando la factura ya acumuló recargo por mora. Revisar la lista una vez por semana cambia el orden de los hechos: usted ve primero la factura que vence el viernes, decide si alcanza a pagarla y, si no alcanza, avisa antes de que el proveedor tenga que llamar.

Ese aviso oportuno vale tanto como el pago. Un proveedor al que se le explica de antemano que el pago se corre unos días suele mantener el despacho y el crédito; un proveedor al que no se le dice nada y descubre la mora por su propio sistema aprieta las condiciones.

Qué incluye la plantilla

El archivo es un libro de Excel con la hoja de cuentas por pagar y un resumen automático. No trae macros: solo celdas para escribir, celdas calculadas y listas desplegables. Esto es lo que encuentra dentro:

Las columnas de la hoja

Cada columna cumple una función. Las de datos se escriben a mano y las de cálculo las resuelve la hoja. Estas son, en orden:

Cómo se calculan el saldo, los días y el estado

El cálculo de esta plantilla tiene una lógica sencilla y conviene entenderla, porque es la que evita pagar dos veces o dejar vencer una factura sin darse cuenta. El saldo es el valor menos los pagos: mientras no se registre ningún abono, el saldo es el total de la factura. Los días para vencer se cuentan desde la fecha de corte hasta la fecha de vencimiento. Y el estado sale de comparar esas dos cosas: si el saldo llega a cero, la cuenta está pagada; si la fecha ya pasó y aún hay saldo, está vencida; si vence dentro de los próximos siete días, vence esta semana; y si falta más, está al día.

Veamos un ejemplo con cifras. Una factura 2201 del 12/09 vence el 12/10 por un valor de 2.300.000 y hasta hoy se le han abonado 1.000.000. La hoja resta los pagos y muestra un saldo de 1.300.000. Con corte al 08/10 todavía faltan cuatro días para el vencimiento, así que la cuenta entra en el grupo de las que vencen esta semana. Si además existe otra factura ya vencida por 600.000, el resumen del período queda así:

Lea el resultado completo: el negocio debe 1.900.000, de los cuales 600.000 ya están atrasados y 1.300.000 vencen dentro de la semana. En la hoja usted no calcula nada de eso a mano; escribe el valor, registra el abono y el saldo, los días y el estado aparecen solos. Lo que sí es decisión suya es el orden de pago, y para eso está el cruce con la caja.

Cómo usarla paso a paso

La primera vez toma pocos minutos. Este es el orden que conviene seguir:

1. Guarde una copia del archivo con el mes en el nombre y registre en cada fila el proveedor, el documento, la fecha de la factura, el vencimiento y el valor.
2. Anote en la columna Pagos los abonos que ya se hicieron; si la factura está sin pagar, déjela en cero y el saldo mostrará el total.
3. Revise las columnas automáticas: el saldo, los días para vencer y el estado se calculan solos, así que no los escriba a mano.
4. Mire el resumen de la parte superior y ubique primero las cuentas vencidas y las que vencen esta semana.
5. Cruce esa lista con el flujo de caja del mismo período para confirmar cuánto efectivo habrá disponible antes de comprometer fechas de pago.
6. Cuando se pague una factura, registre el abono en la columna Pagos y deje la nota del día; el estado cambiará a pagada en cuanto el saldo llegue a cero.
7. Repita el ejercicio cada semana el mismo día, para que la lista de pagos deje de improvisarse.

Consejos y errores comunes

La mayoría de los problemas con las cuentas por pagar no vienen del monto, sino de cómo se registran. Estos son los tropiezos más frecuentes:

• Pagar de memoria y por presión: el proveedor que llama más seguido no es necesariamente el más urgente. El orden lo deben marcar el vencimiento y el estado, no la insistencia.
• Prometer una fecha de pago sin mirar el flujo de caja: es la causa más común de incumplimientos. Antes de decir que el viernes se consigna, confirme que ese día habrá efectivo disponible.
• No registrar los abonos parciales: si el pago no se anota, el saldo de la hoja queda inflado y el resumen entrega una cifra falsa.
• Escribir el proveedor de varias maneras: el mismo tercero con tres nombres distintos impide ver cuánto se le debe en conjunto.
• Dejar las facturas en revisión sin nota: una factura con un error de precio que nadie anotó se descubre vencida y con recargo.
• Confundir este control con el de las cuentas por cobrar: son dos listas distintas y mezclarlas esconde el problema real de cada una.

Cuándo pasar a un software

Para un negocio con pocos proveedores, esta plantilla es todo lo que se necesita: es gratis, se entiende en una tarde y ordena lo que antes estaba en la cabeza del dueño. Su límite aparece con el volumen. Cuando entran facturas todos los días, cuando hay varias personas registrando compras y pagos, cuando se necesita ver el saldo de un proveedor entre meses o cuando el inventario y las cuentas por pagar deben hablar entre sí, la hoja empieza a quedarse corta y el trabajo de copiar y pegar datos abre la puerta a errores.

En ese punto un sistema de control ayuda, y lo decimos solo por honestidad con quien está creciendo: Kardex Tauro es un software de inventarios y de control de movimientos, y no reemplaza este archivo ni la decisión de a quién pagarle. Lo que sí hace, cuando el negocio ya lo necesita, es registrar la entrada de la mercancía y la compra en el mismo lugar, de modo que la cuenta por pagar del proveedor quede ligada al movimiento de inventario y no en dos listas separadas.

Descargue gratis la plantilla de cuentas por pagar en Excel, llénela con las facturas del mes y consúltela cada semana antes de decidir los pagos. Recuerde que es una herramienta de control interno: sirve para ver y ordenar lo que usted debe, no para comprometer pagos que la caja todavía no aguanta.