Modelo de contas a pagar no Excel: pagamentos e vencimentos

Modelo de contas a pagar no Excel: pagamentos e vencimentos

Todo negócio compra a prazo: a mercadoria chega hoje e a fatura se paga depois. Quando essas faturas são controladas de memória, o dia do pagamento não é decidido pela empresa, mas pela pressão do fornecedor que liga primeiro, e a conta a pagar vira uma surpresa: chega um cobrador, aparece juro por atraso ou o mesmo documento é pago duas vezes.

Este modelo de contas a pagar no Excel foi feito para organizar exatamente isso: traz espaço para duzentas faturas com saldo, dias para vencer e status calculados pela planilha, além de um resumo com o total a pagar, o total vencido e as contas agrupadas por status.

O eixo deste formato é simples e não se deve perder de vista: é o dinheiro que você deve. Usá-lo bem não termina na planilha; ele é cruzado toda semana com o fluxo de caixa, que é onde se vê se de fato há dinheiro para pagar. Essa combinação é o que evita prometer uma data de pagamento ao fornecedor e depois descumprir.

O que são contas a pagar e para quem serve este modelo

As contas a pagar são todas as obrigações que o negócio tem com terceiros por bens ou serviços recebidos e ainda não pagos: a fatura da mercadoria, o aluguel do ponto, as contas de consumo, o frete, os honorários do contador, a publicidade e qualquer outra compra a prazo. Cada uma tem três dados que importam: quanto se deve, a quem e desde quando. Quando esses três dados vivem só na memória do dono ou em uma pilha de papéis, a empresa perde o controle da parte mais delicada do seu dinheiro: a que já foi gasta e ainda não foi paga.

Este modelo serve para o dono do negócio que quer saber quanto deve antes de assumir um pagamento, para o auxiliar administrativo que cuida das faturas de fornecedores e para quem for responsável por montar a lista de pagamentos da semana. Não exige conhecimento contábil: preenche-se o nome do fornecedor, o número do documento, as datas, o valor e os abatimentos feitos, e as colunas de cálculo fazem o resto.

Vale a pena distingui-lo com clareza do modelo de contas a receber. São duas listas espelhadas e muitas vezes se confundem. As contas a receber são o dinheiro que devem a você e o trabalho lá é ligar e cobrar; as contas a pagar são o dinheiro que você deve e o trabalho aqui é decidir quem recebe primeiro sem ficar sem caixa. São dois problemas diferentes, e cada um tem o seu formato.

Por que revê-las toda semana

Uma conta a pagar não se move sozinha: ela se move quando alguém decide pagá-la. Se ninguém olha, você só fica sabendo quando o fornecedor suspende a entrega, quando chega o cobrador ou quando a fatura já acumulou juro por atraso. Revisar a lista uma vez por semana muda a ordem dos fatos: você vê primeiro a fatura que vence na sexta, decide se consegue pagá-la e, se não conseguir, avisa antes de o fornecedor ter de ligar.

Esse aviso antecipado vale tanto quanto o pagamento. Um fornecedor a quem se explica de antemão que o pagamento atrasa alguns dias costuma manter a entrega e o crédito; um fornecedor a quem nada se diz e que descobre o atraso pelo próprio sistema aperta as condições.

O que o modelo inclui

O arquivo é uma pasta de Excel com a planilha de contas a pagar e um resumo automático. Não há macros: só células para preencher, células calculadas pela planilha e listas suspensas para padronizar os status. É isto o que você encontra dentro:

As colunas da planilha

Cada coluna tem uma função. As colunas de dados você escreve à mão e as de cálculo a planilha resolve por você. Estas são, na ordem:

Como se calculam o saldo, os dias e o status

A lógica deste modelo é simples e vale entendê-la, porque é ela que evita pagar duas vezes ou deixar uma fatura vencer sem perceber. O saldo é o valor menos os pagamentos: enquanto nenhum abatimento for registrado, o saldo é o total da fatura. Os dias para vencer são contados da data de corte até a data de vencimento. E o status sai da comparação entre essas duas coisas: se o saldo chega a zero, a conta está paga; se a data já passou e ainda há saldo, está vencida; se vence nos próximos sete dias, vence esta semana; e se falta mais, está em dia.

Vamos a um exemplo com números. A fatura 2201 do dia 12/09 vence em 12/10 por um valor de 2.300.000 e até hoje foram pagos 1.000.000. A planilha subtrai os pagamentos e mostra um saldo de 1.300.000. Com corte em 08/10 ainda faltam quatro dias para o vencimento, então a conta entra no grupo das que vencem esta semana. Se houver ainda outra fatura já vencida de 600.000, o resumo do período fica assim:

Leia o quadro completo: o negócio deve 1.900.000, dos quais 600.000 já estão atrasados e 1.300.000 vencem dentro da semana. Na planilha você não calcula nada disso à mão; digita o valor, registra o pagamento e o saldo, os dias e o status aparecem sozinhos. O que é decisão sua é a ordem dos pagamentos, e é aí que entra o cruzamento com o caixa.

Como usar passo a passo

Na primeira vez bastam poucos minutos para deixar a lista em dia. Esta é a ordem que vale seguir:

1. Salve uma cópia do arquivo com o mês no nome e registre em cada linha o fornecedor, o documento, a data da fatura, o vencimento e o valor.
2. Lance na coluna Pagamentos os abatimentos já feitos; se a fatura está sem pagar, deixe zero e o saldo mostrará o total.
3. Confira as colunas automáticas: o saldo, os dias para vencer e o status se calculam sozinhos, então não os escreva à mão.
4. Olhe o resumo da parte de cima e comece pelas contas vencidas e pelas que vencem esta semana.
5. Cruze essa lista com o fluxo de caixa do mesmo período para confirmar quanto caixa haverá disponível antes de assumir datas de pagamento.
6. Quando uma fatura for paga, registre o abatimento na coluna Pagamentos e deixe a nota do dia; o status muda para paga assim que o saldo chega a zero.
7. Repita o exercício no mesmo dia de toda semana, para a lista de pagamentos deixar de ser improvisada.

Dicas e erros comuns

A maior parte dos problemas com contas a pagar não vem do valor, mas de como elas são registradas. Estes são os tropeços mais frequentes:

• Pagar de memória e por pressão: o fornecedor que liga mais vezes não é necessariamente o mais urgente. A ordem devem dar o vencimento e o status, não a insistência.
• Prometer uma data de pagamento sem olhar o fluxo de caixa: é a causa mais comum de descumprimento. Antes de dizer que na sexta o dinheiro sai, confirme que naquele dia haverá caixa.
• Não registrar os pagamentos parciais: se o pagamento não é lançado, o saldo da planilha fica inflado e o resumo informa um número falso.
• Escrever o fornecedor de várias maneiras: o mesmo terceiro com três nomes impede ver quanto se deve a ele no conjunto.
• Deixar faturas em análise sem nota: uma fatura com erro de preço que ninguém anotou aparece vencida e com juro.
• Confundir este controle com o de contas a receber: são duas listas diferentes e misturá-las esconde o problema real de cada uma.

Quando passar para um software

Para um negócio com poucos fornecedores, este modelo é tudo o que se precisa: é grátis, se entende em uma tarde e organiza o que antes ficava na cabeça do dono. O limite aparece com o volume. Quando entram faturas todos os dias, quando várias pessoas registram compras e pagamentos, quando é preciso ver o saldo de um fornecedor entre meses ou quando o estoque e as contas a pagar precisam conversar entre si, a planilha começa a ficar curta e o trabalho de copiar e colar dados abre espaço para erros.

Nesse ponto um sistema de controle ajuda, e dizemos isso apenas por honestidade com quem está crescendo: Kardex Tauro é um software de estoque e de controle de movimentos, e não substitui este arquivo nem a decisão de a quem pagar. O que ele faz, quando o negócio realmente precisa, é registrar a entrada da mercadoria e a compra no mesmo lugar, de modo que a conta a pagar do fornecedor fique ligada à movimentação de estoque, e não em duas listas separadas.

Baixe grátis o modelo de contas a pagar no Excel, preencha-o com as faturas do mês e consulte-o toda semana antes de decidir os pagamentos. Lembre que é uma ferramenta de controle interno: serve para ver e organizar o que você deve, não para assumir pagamentos que o caixa ainda não cobre.