Plantilla de libro de bancos en Excel

Plantilla de libro de bancos en Excel

Llevar el control del dinero de la empresa no termina cuando se registra la venta o la compra. La cuenta bancaria tiene su propio movimiento: transferencias recibidas, pagos a proveedores, comisiones, notas débito y notas crédito que el banco aplica sin avisar. Si ese movimiento no se anota en un solo lugar, el saldo de los libros termina distinto al saldo del extracto y nadie sabe en qué punto se separaron.

Esta plantilla de libro de bancos en Excel reúne el movimiento de una cuenta bancaria en una hoja con saldo corrido automático: usted anota la fecha, el documento, el concepto y el importe en la columna de depósito o de retiro, y la plantilla calcula el saldo resultante en la línea.

Qué es un libro de bancos y para quién sirve

El libro de bancos es el registro propio de una cuenta bancaria. No es el extracto que envía el banco ni la conciliación bancaria: es la versión de la empresa, escrita con sus propios documentos, con el mismo movimiento que después se compara contra el extracto. Cada línea corresponde a un movimiento con fecha, número de documento, concepto y tercero.

Se lleva un archivo por cuenta. Si la empresa tiene una cuenta corriente en un banco y una cuenta de ahorros en otro, lo más ordenado es una copia de la plantilla para cada una, con la cabecera llenada con el nombre del banco, el número de cuenta y la moneda. Así el saldo de cada cuenta se lee por separado y no se mezclan movimientos de origen distinto.

Sirve para cualquier negocio que reciba o pague por banco: tiendas, talleres, consultorios, oficinas de servicios, transportadores. También sirve en la casa cuando alguien quiere saber cuánto queda en la cuenta después de los pagos del mes. No hace falta ser contador para llenarla: hace falta anotarla todos los días y no dejar el cierre para el final del mes.

La cuenta bancaria se mueve por razones que no siempre vienen con un documento en la mano. Una comisión de manejo, el cobro de una cuota, un rendimiento de ahorros o una nota de ajuste aparecen directo en el extracto. Esos movimientos son los que más se olvidan y los que después obligan a buscar la diferencia. El libro de bancos está pensado justamente para anotarlos: la plantilla tiene una columna de observaciones donde se explica de qué se trata cada nota.

En qué se diferencia del libro de caja

El libro de caja registra el efectivo que entra y sale físicamente, el dinero que se cuenta al cerrar el día. El libro de bancos registra el dinero que se mueve por la cuenta, sin billetes ni monedas de por medio. Son dos libros distintos y conviene no mezclarlos: una venta cobrada con tarjeta no entra a la caja, entra al banco; un retiro de efectivo desde el cajero aparece como retiro en el banco y como entrada en la caja. Si ambos libros se llevan separados, los traslados entre uno y otro quedan claros; si se mezclan, el saldo del efectivo y el del banco se confunden y el arqueo del día no cuadra.

Qué no es este archivo

La plantilla es una herramienta de control interno. No es un libro oficial ni un documento fiscal, y no reemplaza los registros que cada empresa deba llevar por su cuenta. Su valor está en el orden: un movimiento por línea, con su soporte y su saldo a la vista.

Qué incluye la plantilla

La plantilla viene lista para usarse el mismo día de la descarga. Esto es lo que trae:

El resumen por mes permite ver de un vistazo en qué meses entró más dinero y en qué meses salió más, sin revisar línea por línea. Es útil para comparar contra el presupuesto y para explicar variaciones de un mes a otro.

Columnas de la hoja

Ocho columnas sostienen todo el registro. Estas son y así se usan:

La columna de saldo no se teclea nunca. Si alguien la escribe a mano, la línea deja de reaccionar y el saldo corrido se rompe. Lo mismo pasa si se borra una fila con el botón de eliminar: conviene revisar que la fórmula de la fila siguiente siga tomando el saldo anterior.

Cómo se calcula el saldo, con un ejemplo

El saldo de cada línea se obtiene del saldo anterior más el depósito menos el retiro. La primera línea toma el saldo inicial de la cabecera. Veamos una cuenta con saldo inicial de 3.000.000, tres movimientos en setiembre y el resultado en cada paso.

El primer movimiento suma 1.500.000 al saldo inicial de 3.000.000 y deja 4.500.000. El segundo resta 800.000 y deja 3.700.000. El tercero resta 20.000 y deja 3.680.000. Al pie, los depósitos suman 1.500.000, los retiros suman 820.000 y el saldo final coincide con el saldo de la última línea: 3.680.000. Esa coincidencia es la primera señal de que el registro está bien llevado. Si el saldo final del bloque de cierre no coincide con el de la última línea, hay una fila sin fecha o una fórmula borrada, y conviene buscarla antes de seguir.

Paso a paso para empezar

1. Descargue la plantilla y guárdela con el nombre del banco y el número de la cuenta, para no confundirla con la de otra cuenta.
2. Llene la cabecera: nombre del banco, número de cuenta, moneda y saldo inicial. El saldo inicial se toma del extracto al día en que arranca el registro; si la cuenta es nueva, se escribe cero.
3. Anote cada movimiento del día en una línea. Un movimiento por línea, sin agrupar varios pagos en una sola fila: si se agrupan, después no se puede cruzar cada uno contra su soporte.
4. Registre también lo que no tiene comprobante propio: comisiones, notas de ajuste, rendimientos. Van en su propia línea, con la observación que explique de qué se trata.
5. Revise al final del día que el saldo de la última línea tenga sentido contra lo que muestra la banca por internet. No hace falta que coincidan al centavo cada día, pero una diferencia grande se investiga de una vez.
6. Al cerrar el mes, use la hoja de resumen para revisar los doce meses y anote la fecha de cierre y el saldo final en el bloque de cierre.

Consejos y errores comunes

• No borre ni inserte filas en medio del registro: borrar una fila rompe el saldo corrido de las siguientes. Si sobra una línea, déjela vacía.
• No escriba el número de documento como texto con ceros a la izquierda inventados; use el número real del comprobante o de la transferencia, tal como aparece.
• Separe los pagos agrupados. Si un proveedor cobra tres facturas en una sola transferencia, conviene una línea por factura con el mismo número de transferencia en el campo de documento; así queda claro qué se pagó.
• Anote los movimientos el mismo día. Dejar el registro para el final del mes convierte el cierre en una búsqueda de papeles y siempre aparece una línea que nadie recuerda.
• Cuide la fecha. Una fecha escrita como texto no entra en el resumen por mes y el mes queda con menos movimiento del real. Escriba la fecha en el orden día, mes y año.
• Use la columna de observaciones. Es la que después explica una comisión rara, un ajuste o una nota que el banco aplicó sin avisar.

Cuándo conviene pasar a un software

Mientras el movimiento de la cuenta se pueda revisar en una pantalla y el cierre del mes se haga en una tarde, la hoja de cálculo es suficiente. El momento de cambiar llega cuando hay varias cuentas bancarias, varios usuarios anotando al mismo tiempo o un volumen de movimientos que ya no se alcanza a revisar. También llega cuando el libro de bancos tiene que cruzarse con la contabilidad y con la cartera, porque ahí la hoja empieza a duplicar trabajo que un sistema hace solo.

Un buen punto de partida es una herramienta que ya esté pensada para el registro contable y no solo para guardar filas. Kardex Tauro es un ejemplo de ese tipo de herramienta: permite llevar cuentas, movimientos y saldos en un mismo lugar y consultar lo que pasó por cada cuenta sin abrir el archivo de cada mes.

En cualquier caso, la hoja sigue siendo útil como respaldo y como herramienta de aprendizaje. Muchos negocios empiezan con la plantilla, aprenden el orden del registro y solo después buscan un sistema. Lo importante es no dejar de anotar.

En resumen

Un libro de bancos ordenado no evita las diferencias con el banco, pero hace que se encuentren a tiempo. Un movimiento por línea, la fecha y el documento siempre a mano, y el saldo revisado a diario son suficientes para que el cierre del mes deje de ser un problema. Cuando el registro crezca, Kardex Tauro puede recibir ese mismo movimiento sin perder el orden.